Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 7: Công tác nhân sự văn phòng - Nguyễn Văn Báu

Chương 7 
CÔNG TÁC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG 
1. Tuyển dụng nhân viên v ă n phòng 
1.1. Các vị trí v ă n phòng tuyển dụng 
	- Trợ lý lãnh đ ạo 
	- Th ư ký lãnh đ ạo 
	- Cán bộ tổng hợp 
	- Nhân viên đ ánh máy 
	- Nhân viên v ă n th ư 
	- Nhân viên l ư u trữ 
	- Nhân viên hành chính 
	- Nhân viên kế toán 
	- Nhân viên trực đ iện thoại 
	- Nhân viên phục vụ (kỹ thuật, lái xa, bảo vệ) 
Khi tuyển dụng ng ư ời quản trị hành chính v ă n phòng cần xác đ ịnh 
- Vị trí cần ng ư ời nh ư thế nào? 
	- Vị trí đ ó có vai trò nh ư thế nào trong hoạt đ ộng của v ă n phòng, c ơ quan? 
- Điều gì sẽ xảy ra nếu nh ư không có ai làm ở vị trí đ ó? 
- Công việc đ ó có thể chia sẻ cho các bộ phận khác trong c ơ quan? 
1.2. Các hình thức tìm kiếm ứng cử viên 	+ Đ ă ng quảng cáo 	+ Thuê dịch vụ tuyển dụng	+ Đề nghị nhân viên giới thiệu	+ Tham gia hội chợ việc làm	+ Tiếp cận các c ơ sở đ ào tạo	 
1.3. Xét hồ s ơ 	 Kiểm tra các thông tin ứng cử viên ghi trong hồø s ơ  	+ Lịch sử làm việc không rõ ràng	+ Các khoảng trống trong công việc	+ Thay đ ổi chỗ làm liên tục	+ Thay đ ổi công việc	+ Hồ s ơ cẩu thả	+ Và những thông tin không chính xác về kinh nghiệm, về thành tích 
1.4. Tổ chức phỏng vấn - Mục đ ích của phỏng vấn đ ể đ ánh giá :		+ Kiến thức và kỹ n ă ng	+ Trình đ ộ và kinh nghiệm	+ Các yếu tố cá nhân - Các hình thức phỏng vấn:	 + Phỏng vấn theo cấu trúc	+ Phỏng vấn tự do 
- Điều kiện, tiêu chuẩn đ ể lựa chọn cán bộ, nhân viên v ă n phòng: 
	 + Vị trí trợ lý 
	 + Th ư ký lãnh đ ạo 
	+ Nhân viên v ă n th ư 
	+ Nhân viên l ư u trữ 
	+ Nhân viên phục vụ 
	+ Nhân viên tổng hợp 
Hình ảnh phỏng vấn 
Một số câu hỏi th ư ờng gặp khi tuyển dụng các vị trí v ă n phòng 
1. Vì sao bạn chọn nghề v ă n phòng? 
2. Có kỹ n ă ng gì đ ể thực hiện các công việc VP 
3. Bạn có biết đ ặc đ iểm lao đ ộng v ă n phòng trong các doanh nghiệp? 
4. Bạn yêu cầu mức l ươ ng c ơ bản bao nhiêu? 
5. Bạn thích làm việc một mình hay cùng làm việc với những ng ư ời khác? 
6. Bạn sẽ nghĩ gì nếu công ty yêu cầu bạn làm thêm ngoài giờ hành chính. 
7. Theo bạn đ ể làm tốt công việc hành chính nhân viên v ă n phòng cần có hiểu biết gì về c ơ quan? 
Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ n ă ng STVB?- Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ n ă ng lập kế hoạch?- Đặt câu hỏi/tình huống kiểm tra kỹ n ă ng thu thập thông tin?- Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ n ă ng giao tiếp hành chính (Kỹ n ă ng giao tiếp đ iện thoại, kỹ n ă ng ứng xử đ ối với các nhân viên) - Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ n ă ng tổ chức cuộc họp - Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ n ă ng tiếp khách 
2. Đánh giá, khen th ư ởng 
2.1. Đánh giá 
- Phẩm chất cá nhân 
Các v ă n phòng sử dụng tiêu chí đ ánh giá này đ ể đ ánh giá sự hoà nhập của nhân viên với tổ chức, tinh thần đ ồng đ ội  
Ví dụ: nhân viên trực đ iện thoại phải có giọng nói nhẹ nhàng, th ư ký phải có tính cẩn thận, trung thực và trách nhiệm 
- Hoàn thành công việc 	Dùng đ ể đ ánh giá hiệu quả công việc của nhân viên bằng cách so sánh kết quả công việc với mục tiêu đ ã đ ặt tr ư ớc, các tiêu chí đ ánh giá là khối l ư ợng công việc, chất l ư ợng công việc và thời hạn hoàn thành công việc 
- Kỹ n ă ng làm việc 	Đánh giá việc thực hiện các công việc dựa trên các ph ươ ng pháp thực hiện công việc. Ví dụ đ ối với nhân viên giao tiếp thì thực hiện các kỹ n ă ng gì? Đối với công việc t ư vấn cần phải thực hiện kỹ n ă ng phân tích tình huống 
Các lỗi th ư ờng gặp khi đ ánh giá + Đánh giá theo khuynh h ư ớng bình quân	 Khi đ ánh giá theo khuynh h ư ớng này sẽ không có hạng cao hoặc không có hạng thấp, các nhân viên kết quả giống nhau.	Nguyên nhân của việc đ ánh giá nh ư vậy là do kết quả không rõ ràng hoặc ng ư ời quản trị muốn tránh rủi ro+ Quá dễ dãi hoặc khắt khe + Thành kiến cá nhân 
2.2. Khen th ư ởng  - Th ă ng chức cho nhân viên . Ng ư ời quản trị chú ý tới hai vấn đ ề liệu nhân viên có hoàn thành công việc đư ợc giao hay không? Họ có sẵn sàng tiếp nhận công việc đư ợc giao hay không ? Con ng ư ời ham lực chức vụ  
- Trả l ươ ng hiệu quả 
	Tiền không phải là đ ộng c ơ duy nhất kích thích nhân viên của bạn, nh ư ng nếu quá ít sẽ làm giảm đ ộng c ơ một cách mạnh mẽ. Do đ ó, phần th ư ởng về tài chính vẫn đư ợc xem là nguồn đ ộng viên lớn. 
+ Trả l ươ ng theo kết quả công việc Hình thức này theo sản phẩm, theo lý thuyết hình thức này sẽ là đ ộng lực tốt nhất đ ẻ kích thích nhân viên t ă ng n ă ng xuất. Tuy nhiên, nhân viên v ă n phòng khó áp dụng theo hình thức này. Bởi vì chức n ă ng của v ă n phòng là phục vụ do vậy khó có thể đ ánh giá theo sản phẩm. 
+ Tiền th ư ởng. Chế đ ộ tiền th ư ởng có thể áp dụng cho từng đ ối t ư ợng, nếu nhân viên nào có thành tích cao sẽ có tiền th ư ởng nhiều Trong v ă n phòng ít sử dụng hình thức này vì sao (không phải là đơ n vị trực tiếp tạo ra sản phẩm, nh ư ng tạo ra n ă ng xuất ví dụ sáng kiến )  
+ Sử dụng các phần th ư ởng khuyến khíchTrong nhiều tr ư ờng hợp thì một phần quà, tặng phẩm sẽ khuyến khích nhân viên một cách hiệu quả, bằng khen, giấy khenNgoài ra, những lời khen ngợi nh ư cũng chính là một hình thức th ư ởng. 
3. Xử lý xung đ ột v ă n phòng 
+ Xung đ ột trở nên tiêu cực khi các nhóm làm việc với nhau không thể hiện sự hợp tác, làm t ă ng thêm tính bất đ ồng, dẫn tới các hành đ ộng vô trách nhiệm và các vấn đ ề đ ạo đ ức bị xâm hại, trong c ơ quan chia bè cánh 
Tuy nhiên, xung đ ột cũng có tính tích cực của nó nh ư là lôi kéo đư ợc mọi nguời tham gia giải quyết các vấn đ ề quan trọng, giúp các cá nhân phát triển sự hiểu biết và các kỹ n ă ng, xây dựng sự hợp tác giữa mọi ng ư ời thông qua việc học hỏi ng ư ời khác	 
Mức đ ộ xung đ ột v ă n phòng  	 Xung đ ột tối thiểu 	Không có biểu hiện mất đ oàn kết, không bất đ ồng quan đ iểm, không chia bè cánh, thành công của các nhân viên không làm tổn th ươ ng đ ến nhau. Nh ư ng vẫn có sự cạnh tranh giữa các nhân viên ho ă ïc các bộ phận trong v ă n phòng.	 
Xung đ ột trung bình 	Môi tr ư ờng làm việc các nhân viên có thể tin cậy lẫn nhau, dung hòa, các thành viên trong cùng nhóm hay cùng v ă n phòng không phá nhau. Sự xung đ ột biểu hiện ngầm nh ư ng khi phát hiện vẫn có thể phủ nhận đư ợc.	 
Xung đ ột c ă ng thẳng - Nguyên nhân của xung đ ột	+ Khả n ă ng lãnh đ ạo yếu kém	+ Môi tr ư ờng làm việ thiếu sự cởi mở	+ Quyền lợi của các bên bị đ ối lập	+ Quan đ iểm của các thành viên trong v ă n phòng đ ặc biệt là nhân viên không đư ợc đ ể ý.	+ Đối lập về v ă n hóa 
Xử lý xung đ ột v ă n phòng 	- Ng ư ời quản trị sử dụng quyền lực của ng ư ời quản trị hoặc các mối quan hệ cá nhân đ ối với đ ối t ư ợng gây xung đ ộ cũng có thể sử dụng các kiến thức chuyên môn. 
- B ă ng uy tín hoặc nghệ thuật của ng ư ời quản trị thuyết phục đ ối t ư ợng thay đ ổi quan đ iểm nghĩ, đ ặt niềm tin cho họ,tạo c ơ hội cho nhân viên thể hiện ý t ư ởn, khích lệ những giá trị của nhân viên làm cho nhân viên thay quan trọng, từ đ ó tạo nên không khí làm việc vui vẻ. 
- Tìm hiểu các lý do đ ể tìm đ ến đ iểm chung từ đ ó tìm ra giải pháp cho nhân viên. Khi giải quyết tập trung vào vấn đ ề không nên tập trung vàp con ng ư ời 
- Các b ư ớc giải quyết khi xung đ ột xảy ra. 	B ư ớc 1: Tìm kiến sự đ ồng cảm	Tìm hiểu các nguyên nhân gây ra cảm xúc mỗi bên, tìm nhu cầu cảm xúc sau ch ư a đư ợc đ áp ứng và đ ặt câu hỏi đ iều gì sẽ làm cho họ cảm thấy tốt h ơ n	 
B ư ớc 2: Làm rõ các mục tiêu chính của bạn trõng việc tìm kiếm giải pháp là gìB ư ớc 3: Tìm giải pháp, Ng ư ời quản trị càng đư a nhiều giải pháp càng tốt, cân nhắc ý nghĩa của từng giải pháp 
Xử lý vi phạm trong v ă n phòngChúng ta biết rằng, mục tiêu của bất kỳ phòng, ban, cá nhân nào trong tổ chức đ ều phải phù hợp với mục tiêu chung của c ơ quan và tất cả mọi đ iều đ i ng ư ợc lại hay nguy hại đ ến mục tiêu chung đ ều phải đư ợc đ iều chỉnh ngay. 
Ngoài ra, ng ư ời quản trị cũng cần tỏ rõ thái đ ộ và quan đ iểm của mình đ ối với những hành đ ộng làm tổn hại mục tiêu của c ơ quan, đ ừng giữ thái đ ộ chung chung không rõ ràng, dứt khoát theo kiểu thế nào cũng đư ợc. Điều này sẽ càng làm cho các mâu thuẫn cá nhân có đ iều kiện phát triển.	 
Theo Quy chế c ơ quan	Đối với các tổ chức và các đơ n vị kinh tế xử lý theo quy chế nh ư phạt tiền, hạ bậc l ươ ng- Theo các quy đ ịnh của nhà n ư ớc . Đối với các bộ công chức nhà n ư ớc xử lý theo pháp lệnh cán bộ công chức (luật công chức)