Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 4: Tổ chức cuộc họp - Nguyễn Văn Báu

Chương 4 TỔ CHỨC CUỘC HOP 
I. Công việc chuẩn bị 
1. Mục đ ích của các cuộc họp 
Họp đ ể trao đ ổi thông tin 
	+ Cung cấp thông tin 
	+ Thu thập thông tin 
	+ Trao đ ổi thông tin 
- Họp đ ể kiểm soát công việc 
	+ Xác đ ịnh những hoạt đ ộng cần thiết đ ể đ ạt đư ợc các mục tiêu 
	+ Xác đ ịnh những nguồn lực cần thiết đ ể thực hiện các hoạt đ ộng đ ó 
	+ Đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công việc có liên quan 
 Nguyên tắc tổ chức cuộc họp 
- Bảo đ ảm giải quyết công việc đ úng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm đư ợc phân công . 
- Họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết đ ể phục vụ cho công tác chỉ đ ạo , đ iều hành của thủ tr ư ởng c ơ quan trong việc thực hiện chức n ă ng nhiệm vụ của c ơ quan. 
- Xác đ ịnh rõ mục đ ích , yêu cầu , nội dung, thành phần tham dự, đ ê cao và thực hiện nghiêm túc chế đ ộ trách nhiệm của cá nhân trong việc phân công và xử lý công việc . 
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đ ề, công việc cần xử lý, kết hợp các loại họp trong việc tổ chức họp một cách hợp lý... 
Không nên tổ chức một cuộc họp nếu: 
Không có mục đ ích rõ ràng 
Không cần ý kiến tập thể 
Có thể làm cách khác tốt h ơ n 
Chỉ vì đ ến đ ịnh kỳ phải họp 
Vắng những nhân vật chính 
Chi phí cho cuộc họp cao h ơ n lợi ích mang lại 
Không họp cũng chẳng hại gì? 
2. Việc chuẩn bị của ng ư ời tổ chức  2.1. Lập kế hoạch cuộc họp 
* Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp 
	Khi tổ chức cuộc họp, cần xác định 
Tại sao phải tổ chức cuộc họp này? 
Cuộc họp này có ý nghĩa ntn đối với cquan? 
Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt động chung? 
=> xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện tượng các cuộc họp vô nghĩa hoặc không 
* Xác định nội dung công việc 
- Nội dung công cuộc họp này là gì? 
Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được giao. 
+ B ư ớc 1: Tìm hiểu những thông tin liên quan đ ến nội dung công việc . 
+ B ư ớc 2: Liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự ( quan trọng hoặc thời gian) 
+ B ư ớc 3: Dự kiến thời gian, đ ịa đ iểm , nhân sự và kinh phí cho hoạt đ ộng đ ó. 
+ B ư ớc 4: Chọn ph ươ ng pháp thực hiện với từng công việc . BT 
*Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào 
- Công việc đó thực hiện tại đâu? Hội trường cơ quan hay thuê hội trường 
- Cuộc họp tổ chức khi nào (bắt đầu và kết thúc) 
Ai điều hành, ai chuẩn bị, ( phân công người thực hiện từng công việc chủ chì, chuẩn bị, kiểm tra, ghi biên bản) 
=> Xác định được các yếu tố này thuận lợi cho công việc chuẩn bị và điều hành 
* Dự trù kinh phí cho từng hoạt đ ộng 
Để tổ chức cuộc họp , ng ư ời quản trị cần c ă n cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức đ ể lập dự toán về kinh phí 
Kinh phí trang trí 
Kinh phí phục vụ 
Kinh phí ă n , uống 
Các khỏan Kinh phí khác 
2.2. Lập ch ươ ng trình cuộc họp 
	 - Ch ươ ng trình cuộc họp là bản mô tả những nội dung sẽ diễn ra trong cuộc họp 
	- Từng nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác đ ịnh đư ợc thời gian và từng ng ư ời đ ảm nhận một cách cụ thể 
	- Chuẩn bị cấu trúc thảo luận đ ể giới hạn mục đ ích , chủ đ ề và đ ịnh h ư ớng cuộc họp . 
	- Khi xây dựng ch ươ ng trình cho một cuộc họp ng ư ời quản trị dùng bảng 
Một ch ươ ng trình của cuộc họp th ư ờng có các thông tin sau: 
Nội dung chính 
Địa đ iểm , thời gian bắt đ ầu và kết thúc 
Thời gian giải lao ( nếu có) 
Tên ng ư ời chủ tọa , tên ng ư ời đ iều khiển 
Tên các chủ đ ề sẽ trình bày , tên ng ư ời trình bày 
Thời gian dự kiến cho các nội dung 
Tính chất mỗi phần ( QĐ, TB, lấy ý kiến ) 
Tên ng ư ời ghi biên bản cuộc họp 
Đối với các cuộc họp tổng kết , hội nghị, đ ại hội cần có nghi lễ 
Ch ươ ng trình cuộc họp 
Mục 
Nội dung công việc 
Người thực hiện 
Thời gian 
1 
2 
4 
4 
5 
6 
BT 
3. Việc chuẩn bị của th ư ký v ă n phòng  3.1. Viết th ư mời 
Công v ă n , hoặc th ư mời họp phải có các nội dung 
Thời gian cuộc họp 
Địa đ iểm cuộc họp 
Nội dung cuộc họp 
 Những yêu cầu đ ối với ng ư ời đư ợc tham dự; 
Giấy mời họp phải đư ợc gửi tới ng ư ời tham dự tr ư ớc 3 ngày 
3.2. Chuẩn bị tài liệu 
 Nếu là cuộc họp đ ể lấy ý kiến đ óng góp cho một v ă n bản chuẩn bị ban hành thì cần chuẩn bị các bản dự thảo ... 
Cuộc họp đ ể lấy ý kiến đ óng góp khen th ư ởng hoặc kỷ luật cho một các nhân thì cần phải chuẩn bị các v ă n bản có liên quan đ ến quá trình công tác của cá nhân đ ó. 
Cuộc họp mà cần có sự phát biểu của thủ tr ư ởng thì soạn thảo bài phát biểu tr ư ớc , nếu thực hiện công việc này cần chao đ ổi và hỏi tr ư ớc thủ tr ư ởng đ ể rõ ý của thủ tr ư ởng 
3.3. Sắp xếp phòng họp 
 	 Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất của cuộc họp , nếu ít ng ư ời tổ chức ở phòng nhỏ nhiều ng ư ời ở phòng lớn , những cuộc họp quan trọng phải tổ chức ở phòng kín . Không nên bố trí phòng họp ở những n ơ i quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn ào , chật chội hoặc thiếu ánh sáng 
II. Diễn biến cuộc họp 
- Chánh v ă n phòng ( th ư ký) là ng ư ời mở đ ầu , nói lý do cuộc họp , Điều hành cuộc họp th ư ờng là thủ tr ư ởng c ơ quan. 
Th ư ký ghi biên bản cuộc họp , xác đ ịnh hình thức ghi phù hợp . 
Cuộc họp đư ợc tổ chức đ úng giờ, không nên đ ợi ng ư ời tham dự. 
1. Giới thiệu đ ại biểu và ch ươ ng trình 
* Giới thiệu đ ại biêủ 
	 Tr ư ớc khi giới thiệu cần kiểm tra sự có mặt của các đ ại biểu . 
+ Danh sách đ ại biểu lấy từ bộ phận mời và bộ phận tiếp đ ón . 
+ Giới thiệu theo một trật tự. 
	 Giới thiệu đ ại biểu phải đ ảm bảo đ ầy đ ủ và chính xác . 
	 Chú ý đ ến thứ tự của các đ ại biểu cần giới thiệu (theo chức vụ hoặc vị trí của đ ại biểu trong hội nghị ). 
	 Không nên giới thiệu sai tên và chức danh hoặc học hàm của đ ại biểu , 
* Giới thiệu ch ươ ng trình cuộc họp 	+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc .	+ Các thành viên sẽ đư ợc nghe những gì. 	+ Các xung đ ột sẽ đư ợc giải quyết nh ư thế nào ?	+ Các chủ đ ề sẽ giải quyết nh ư thế nào ?	+ Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.	+ Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.  
* Đọc báo cáo, bản tham luận 
Đọc báo cáo, tham luận bằng văn bản. 
Trình chiếu nội dung báo cáo, tham luận. 
	+ Sử dụng trang thiết bị. 
	+ Các hình ảnh hỗ trợ 
2. Điều hành thảo luận 
	Trong mỗi cuộc họp , không thể tránh khỏi chuyện tranh luận quá gay gắt nên dẫn đ ến xung đ ột , mâu thuẫn . Ng ư ời đ iều hành không nên e ngại đ iều đ ó. 
	 Ng ư ời chủ trì giỏi không phải ng ư ời tránh nhắc đ ến xung đ ột , mà là ng ư ời khéo léo kích thích những xung đ ột , đ ồng thời biết cách dừng các xung đ ột đ úng lúc . 
	Xung đ ột sẽ dẫn đ ến tranh luận , tranh luận sẽ dẫn đ ến quyết đ ịnh đ úng đ ắn . 
* Điều hành cuộc họp cần l ư u ý 
- Điều hành cuộc họp theo đ úng kế hoạch ch ươ ng trình đ ã đ ịnh tr ư ớc . 
- Lắng nghe các ý kiến trình bày trong cuộc họp 
Tập trung vào các chủ đ ề ch ươ ng trình . 
- Làm rõ những ý kiến mới . 
- Vận dụng trí tuệ tập thể. 
- Khuyến khích ng ư ời phát biểu ( nếu ndung cần thiết ) 
- Tập trung vào các ý kiến , không phải vào ng ư ời nói . 
3. Cần l ư u ý các đ ối t ư ợng 
	 Đối t ư ợng đ i chệch vấn đ ề 
	 Đối t ư ợng bàn lùi 
	 Đối t ư ợng gió chiều nào che chiều ấy 
	 Đối t ư ợng chống đ ối 
	 Đối t ư ợng không thể hiện chính kiến 
	 Ứng phó với các quan đ iểm cá nhân 
	 Đoán tr ư ớc các khả n ă ng bất đ ồng hay xung đ ột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận nh ư tranh cãi , sử dụng các kỹ thuật đ ể loại bỏ xung đ ột và đ óng vai trò trọng tài hoà giải nếu cần 
* Ứng xử với các câu hỏi 
- Câu hỏi mang tính thù đ ịch , châm chọc 
- Câu hỏi v ư ợt quá khả n ă ng . 
- Câu hỏi không thể trả lời ngay. 
- Câu hỏi vòng vo. 
- Chuyển câu hỏi . 
 Khi tổ chức cuộc họp ng ư ời đ iều hành không nên bỏ qua các câu hỏi do các thành viên đ ặt ra. 
4. Ghi biên bản 
	 Ghi biên bản cần có các thông tin nh ư : 
 Thời gian- đ ịa đ iểm cuộc họp 
 Thành phần dự họp 
Tổng số ng ư ời dự họp : 
 Chủ toạ gồm . 
 Th ư ký cuộc họp ( đ oàn th ư ký) 
 Các báo cáo trong cuộc họp . 
 Thảo luận trong cuộc họp . 
 Kết thúc cuộc họp . 
 Kết luận 1. 
 Kết luận 
III.Công việc sau cuộc họp 
- Đánh giá cuộc họp . 
	+ Điều gì hiệu quả? 
	+ Điều gì cần phải cải thiện ? 
- Nhận xét , các câu hỏi , lời phê bình và các quan đ iểm đ ể nâng cao chất l ư ợng của các tài liệu . 
- Giám sát các hoạt đ ộng sau đ ó 
	+ Lập hồ s ơ 
	+ Hoàn thiện các v ă n bản