Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 3: Quản lý hồ sơ tài liệu trong cơ quan, tổ chức - Nguyễn Văn Báu

Ch ươ ng 3 QUẢN LÝ HỒ S Ơ TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC 
I. Quy trình v ă n bản Đi - Đến 
1 . Quy trình văn bản đến  - Kiểm tra văn bản. (btap) 
	- Đ ă ng ký v ă n bản đ ến (sodangky) 
	- Chuyển giao văn bản đ ến (vb) 
	- Lưu văn bản đ ến (vande, tenvb) 
L ư u ý tài liệu đ iện tử 
2 . Quy trình văn bản đi 
Kiểm tra văn bản 
Đóng dấu c ơ quan và dấu mức đ ộ ( nếu có) 
Đ ă ng ký vao sổ v ă n bản 
Làm thủ tục chuyển giao 
L ư u v ă n bản 
L ư u ý tài liệu đ iện tử 
I. Quản lý văn bản đi – đến 
1 . Quy trình văn bản đến  - Kiểm tra hồ sơ văn bản. 
	- Đ ă ng ký v ă n bản đ ến 
	- Chuyển giao văn bản đ ến 
	- Lưu văn bản đ ến 
	 Quy trình quản lí tài liệu đ iện tử 
2 . Quy trình văn bản đi 
Kiểm tra văn bản 
Đóng dấu c ơ quan và dấu mức đ ộ ( nếu có) 
Đ ă ng ký vao sổ v ă n bản 
Làm thủ tục chuyển giao 
L ư u v ă n bản 
Quy trình quản lí tài liệu đ iện tử 
3. Lập hồ s ơ 
	HS là một tập v ă n bản có liên quan về một vấn đ ề, sự việc (hay một ng ư ời ) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đ ề sự việc đ ó hoặc đư ợc kết hợp lại do có những đ iểm giống nhau về hình thức nh ư cùng loại VB, cùng tác giả, cùng Tgian. 
- Các loại hồ sơ trong doanh nghiệp 
	 Phân theo nội dung hồ sơ chia thành 
	- Hồ sơ nguyên tắc 
	- Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp 
	- Hồ sơ nhân sự 
	- Hồ sơ đối tác, khách hàng 
	- Hồ sơ kế toán 
	- Hồ sơ kỹ thuật 
	- Hồ sơ sản phẩm 
Phân theo tính chất hồ sơ chia thành 
	 - Hồ sơ mật 
	- Hồ sơ quan trọng 
	- Hồ sơ thường sử dụng 
	- Hồ sơ không quan trọng (có thể bỏ sau khi giải quyết công việc) 
- Phương pháp lập hồ sơ 
	- Tập hợp văn bản 
	- Sắp xếp văn bản 
	- Viết tiêu đề hồ sơ 
II. QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU 
1. Vai trò của quản lí hồ sơ tài liệu 
1.1. Quản lý hồ sơ là gì ? 
	Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức 
1.2.Vai trò của việc quản lý hồ sơ 
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời 
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả. 
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ 
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi cần thiết 
1.3.Nguyên tắc quản lý hồ sơ 
Tính thống nhất 
Tiện lợi, dễ kiểm soát, kiểm tra 
Tính an toàn thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ   
Tính bảo mật, thông tin được quản lý chặt chẽ 
Coi hồ sơ tài liệu là tài sản chung của cơ quan  
Thực hiện theo chuyên môn đảm bảo tính khoa học 
Bảo quản hồ sơ, tài liệu kéo dài tuổi thọ phục vụ hoạt động của cơ quan. 
1.4. Tổ chức quản lý HSTL  
- Quản lý HS-TL theo bộ phận 
Ưu điểm 
+ Tránh được sự trì hoãn không cần thiết 
+ Dễ dàng thực hiện 
+ Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác 
Nhược điểm 
 	Trùng lắp hồ sơ trong các bộ phận. 
Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng. 
Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung 
Những tài liệu quan trọng khó bảo mật. 
Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời. 
- Quản lý HS – TL tập trung tại VP 
Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện. 
2. Phương pháp phân loại hồ sơ, tài liệu tại các phòng ban. 
	- Theo vần, mẫu tự 
	- Theo số hồ sơ 
	- Kết hợp giữa chữ và số 
	- Theo nội dung chủ để 
	- Theo địa danh 
	- Theo thời gian 
2.1. Sắp xếp hồ sơ theo vần , ký tự 
	 Döïa theo teân cuûa hoà sô, taøi lieäu saép xeáp theo traät töï töø A ñeán Z (Ví duï Hoà sô cuûa Coâng ty A xeáp tröôùc hoà sô cuûa Coâng ty B, Hoà sô nhaân vieân Kim Anh xeáp tröôùc hoà sô cuûa nhaân vieân N V Baùu ). 
Tiếp (2.1.) 
Ư u đ iểm 
Không cần tạo th ư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa vào tên hồ s ơ . Dễ hiểu nhanh chóng . 
Nh ư ợc đ iểm 
- Có thể có nhiều hồ s ơ mang cùng tên . Ví dụ 
- Nội dung, vấn đ ề có nhiều hồ s ơ sẽ bảo quản ở nhiều vị trí khác nhau. Ví dụ 
2.2. Sắp xếp theo số hồ s ơ 
	 Các hồ s ơ sau khi đ ã lập hoàn chỉnh và ghi số hồ s ơ , c ă n cứ vào số hồ s ơ chúng ta sắp xếp Ví dụ: Hồ s ơ 01 là pháp lý, hồ s ơ số 02 là nhân sự 
	 Hoặc nếu là các tài liệu thì theo số của tài liệu . Ví dụ: Hợp đ ồng số 01 với Công ty ABC, Hợp đ ồng số 02 với BCD, Hợp đ ồng số 03 với CDE 
Tiếp (2.2.) 
	 Ư u đ iểm 
	- M ở rộng vô hạn hệ thống l ư u trữ . Ví dụ một công ty hiện thời có hồ sơ của 20 khách hàng được lưu trữ theo số. Năm sau nếu tăng thêm 100 khách hàng thì hồ sơ khách hàng có thể dễ dàng mở rộng . 
	- Bảo mật thông tin. 
	 Nh ư ợc đ iểm 
	 - Tốn thời gian công sức đ ể tạo th ư mục cho các hồ s ơ . 
	- Khó tra tìm ( nếu số thứ tự của hồ s ơ , tài liệu không chuẩn ) 
2.3.Kết hợp giữa chữ và số 
	 	Cho pheùp nhaän daïng hai tham soá cuøng luùc. Ví duï hoùa ñôn cuûa coâng ty Xuaân Haï coù theå löu maõ laø XH – 01, XH – 02  trong soá hoà sô daønh rieâng cho “hoùa ñôn” caùc coâng ty coù nhieàu hoà sô thöôøng duøng caùc chöõ soá coù caùc hieäu quy öôùc saõn. Ví duï Fin – 200 laø hoà sô lieân quan ñeán taøi chính,  
Tiếp (2.3) 
	 Ư u đ iểm 
	- Hồ s ơ , tài liệu về một nội dung, mộ vấn đ ề đư ợc bảo quản tập trung. 
	- Bảo mật đư ợc thông tin trong hồ s ơ . 
	- Phù hợp l ư u trữ ở các doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực kinh doanh. 
	 Nh ư ợc đ iểm 
	 Tốn nhiều thời gian công sức đ ể thiết kế hệ thống 
2.4. Sắp xếp theo đ ề tài , chủ đ ề 
	 Taøi lieäu ñöôïc saép xeáp theo chuû ñeà ñònh tröôùc. Sau ñoù töøng chuû ñeà seõ ñöôïc phaân thaønh nhoùm nhoû hôn (ví duï Ví duï nhö nhoùm hoà sô hoïp ñoàng seõ löu toaøn boä caùc hôïp ñoàng lieân quan ñeán hoaït ñoäng cuûa coâng ty. Nhoùm hoà sô nhaân söï bao goàm taát caû hoà sô cuûa caùn boä nhaân vieân trong coâng ty. Nhoùm hoà sô döï aùn trong ñoù baøo goàm döï aùn A, döï aùn B, döï aùn C) 
Tiếp (2.4) 
	 Ư u đ iểm 
	 Thuận lơiï cho việc mở rộng và hữu ích nếu các chủ đề được xác định rõ ràng . Việc truy cập sẽ dễ dàng khi đ ã quen thuộc với các đ ề tài 
	 Nh ư ợc đ iểm 
	- Đòi hỏi một th ư mục con 
	- Tạo ra một nhóm tài liệu lớn chứa rất nhiều những mục có nhiều chủ đ ề liên quan 
2.5. Sắp xếp theo đ ịa danh 
	 Caùch naøy aùp duïng cho caùc doanh nghieäp coù nhieàu chi nhaùnh ôû caùc ñòa phöông khaùc nhau Ví duï taát caû caùc thoâng tin veà khaùch haøng vaø thò tröôøng cuûa khu vöïc mieàn nam cuûa coâng ty seõ ñöôïc löu trong hoà sô mang kyù hieäu mieàn nam, hoaëc coâng ty coù ñaët moät soá chi nhanh taïi TP. HCM, Caàn Thô, Khaùnh Hoøa thì seõ coù hoà sô mang teân “TP. HCM, Caàn Thô, Khaùnh Hoøa. 
Tiếp (2.5) 
Ư u đ iểm 
- Đơn giản dễ hiểu phố biến cho việc quản lý các chi nhánh , văn phòng đại diện , cơ sở trực thuộc tổ chức . 
- Dễ truy lục nếu biết đư ợc đ ịa đ iểm . 
Nh ư ợc đ iểm 
- Đòi hỏi ng ư ời sử dụng phải có am hiểu nhất đ ịnh về khu vực đ ịa lý có liên quan 
- Cần có một th ư mục con hỗ trợ 
2.6. Theo trình tự thời gian 
	 Th ư ờng dùng cho các loại hồ s ơ đ òi hỏi có sự theo dõi về diễn biến và tiến đ ộ hoặc cho các báo cáo , kế hoạch tổng kết phục vụ mục đ ich so sánh hoặc dự báo . Các hồ s ơ có thể phân chia theo ngày , tuần tháng n ă m vv. tùy theo số l ư ợng tài liệu đư ợc l ư u trữ. 
Hệ thống này th ư ờng đư ợc kết hợp với ph ươ ng pháp phân loại khác , chẳng hạn hồ s ơ đư ợc phân loại theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ s ơ . 
Tiếp (2.6) 
	 Ư u đ iểm 
	 Cho phép cập nhật tiến độ công việc 
	 Nh ư ợc đ iểm 
	 Chỉ có tác dụng nếu phối hợp với các ph ươ ng án phân loại khác 
3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu 
	- Vĩnh viễn 
	- Không thời hạn 
	- Hiệu lực văn bản 
	- Có thơi hạn 
	+ Thời hạn lưu trữ 70 năm; 
	+ Thời hạn lưu trữ 20 năm; 
	+ Thời hạn lưu trữ 15 năm; 
	+ Thời hạn lưu trữ 10 năm; 
	+ Thời hạn lưu trữ 5 năm.