Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 2: Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản - Nguyễn Văn Báu

Ch ươ ng 2  VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN  
 I. Khái quát hệ thống văn bản 
	- Khái niệm v ă n bản 
	 V ă n bản là sản phẩm và ph ươ ng tiện của hoạt đ ộng giao tiếp đ ể ghi tin và truyền đ ạt thông tin bằng ngôn ngữ ( ký hiệu ) từ một chủ thể này đ ến một chủ thể khác , nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đ ích nhất đ ịnh . - Chức n ă ng v ă n bản 
- Các loại văn bản 
	+ Văn bản QPPL 
	+ Văn bản hành chính 
	+ Văn bản kinh doanh 
	+ Văn bản chuyên môn	 
II. Soạn thảo văn bản hành chính 
1. Y/c đ ối với soạn v ă n bản hành chính 1. 1. Ngôn ngữ 
+ Ngắn gọn . 
+ Dễ hiểu 
+ Chính xác 
+ Khuôn mẫu 
+ Khách quan 
+ Lịch sự 
1.2. X ư ng hô trong v ă n bản 
+ Khi soạn thảo v ă n bản gửi lên cấp trên , c ơ quan soạn thảo phải ghi đ ầy đ ủ tên c ơ quan của mình . 
+ V ă n bản gửi các đơ n vị trực thuộc và các c ơ quan cấp d ư ới , c ơ quan soạn thảo chỉ x ư ng hô một cách chung chung. 
+ V ă n bản gửi ngang cấp ( đ ối tác ) khi x ư ng hô trong v ă n bản , c ơ quan soạn thảo cần ghi đ ầy đ ủ tên c ơ quan, sau lần x ư ng hô đ ầu có thể sử dụng “ chúng tôi ”. 
+ X ư ng hô cá nhân trong v ă n bản thì sử dụng từ tôi , ông , bà. + Đối với các th ư từ mang tính xã giao sử dụng từ ngài , quý ông , quý bà, tôi . 
1.3. Thể thức của v ă n bản hành chính 	 Thể thức v ă n bản là tập hợp các thành phần cấu thành v ă n bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đ ối với các loại v ă n bản và các hành phần bổ sung trong những tr ư ờng hợp cụ thể hoặc đ ối với một số loại v ă n bản nhất đ ịnh theo qui đ ịnh tại Nghị đ ịnh số 110/ 2004/NĐ-CP  
Kỹ thuật soạn thảo v ă n bản  - Quốc hiệu - C ơ quan ban hành - Số và ký hiệu v ă n bản - Địa danh ngày tháng ban hành v ă n bản - Tên loại và trích yếu nội dung của v ă n bản - Nội dung v ă n bản - N ơ i nhận v ă n bản - Chữ ký và dấu trong v ă n bản  
2. Soạn thảo v ă n bản hành chính 
2.1. Soạn thảo quyết đ ịnh 
Khái niệm 
 - Quyết đ ịnh là v ă n bản của các c ơ quan dùng đ ể quyết đ ịnh quy đ ịnh các vấn đ ề về chủ tr ươ ng chính sách , về chế đ ộ thể lệ tổ chức nhân sự thuộc phạm vi thẩm quyền của c ơ quan. Quyết đ ịnh là loại v ă n bản rất thông dụng , đư ợc nhiều c ơ quan, tổ chức , ban hành . 
Các loại quyết đ ịnh 
Quyết đ ịnh t ă ng l ươ ng ; 
Quyết đ ịnh khen th ư ởng ; 
Quyết đ ịnh kỷ luật ; 
Quyết đ ịnh thành lập phòng ban; 
Quyết đ ịnh bổ nhiệm ; 
Quyết đ ịnh xử phạt vi phạm hành chính ; 
Quyết đ ịnh phê duyệt dự án . 
Cấu trúc của quyết đ ịnh .  	 + Phần c ă n c ư :ù gồm c ă n cứ pháp lý và c ă n cứ thực tế. 	 C ă n cứ pháp lý là v ă n bản của các c ơ quan nhà n ư ớc quy đ ịnh nội dung quyết đ ịnh . 	 C ă n cứ thực tế là đ iều kiện hay tình hình thực tiễn làm c ơ sở đ ể ban hành quyết đ ịnh .	 + Phần đ iều khoản . 	 Các đ iều khoản phụ thuộc vào ndung QĐ. ( quyết đ ịnh tối thiểu là phải có hai đ iều ) 	 Các đ iều khoản của quyết đ ịnh phải trình bày ngắn gọn , cô đ ọng và theo một trình tự nhất đ ịnh .	 
Soạn thảo quyết đ ịnh thành lập c ơ quan, v ă n phòng đ ại diện 
C ă n cứ 
	+ Thẩm quyền của bộ phận , c ơ quan 
	+ Kế hoạch , nhu cầu của c ơ quan đơ n vị 
	+ Theo đ ề nghị của ng ư ời có chức n ă ng 
Điều khoản 
	 + Điều khoản thành lập c ơ quan, v ă n phòng 
	+ Điều khoản quy đ ịnh chức n ă ng của c ơ quan, v ă n phòng 
	+ Quy đ ịnh về c ơ cấu tổ chức của c ơ quan, v ă n phòng 
	+ Bộ phận thực hiện 
 Soạn thảo quyết đ ịnh bổ nhiệm cán bộ 
C ă n cứ 
	+ Quyết đ ịnh thành lập c ơ quan ( bộ phận mới thành lập ) 
	+ C ă n cứ thẩm quyền của thủ tr ư ởng c ơ quan 
	+ Xét phẩm chất và n ă ng lực của cán bộ 
Nội dung 
	 + Điều khoản bổ nhiệm cán bộ 
	+ Điều khoản trách nhiệm quyền hạn 
	+ Điều khoản thi hành 
Quyết đ ịnh t ă ng bậc l ươ ng 
C ă n cứ 
	+ C ă n cứ thẩm quyền của thủ tr ư ởng c ơ quan 
	+ C ă n cứ thời hạn t ă ng l ươ ng 
	+ Xét đ ề nghị 
Nội dung 
	 + Điều khoản t ă ng bậc l ươ ng 
	+ Điều khoản thi hành 
Soạn thảo quyết đ ịnh khen th ư ởng 
C ă n cứ 
	+ Thẩm quyền thủ tr ư ởng c ơ quan 
	+ C ă n cứ biên bản hội đ ồng thi đ ua khen th ư ởng 
Nội dung 
	 + Điều khoản công nhận danh hiệu lao đ ộng 
	+ Điều khoản khen th ư ởng thể hiện bằng vật chất 
	+ Các bộ phận thi hành 
Soạn thảo quyết đ ịnh kỷ luật 
C ă n cứ 
	+ v ă n bản quy đ ịnh về việc kỷ luật cán bộ 
	+ Xét tính chất và mức đ ộ vi phạm của ông bà 
	+ Theo đ ề nghị của tr ư ởng phòng tổ chức 
Nội dung 
	 + Điều khoản kỳ luật ông bà.. Với hình thức  vì vi phạm chế đ ộ 
	+ Điều khoản bộ phận thi hành 
2.2. Soạn thảo công v ă n 
- Khái niệm . 
- Công v ă n là th ư công dùng đ ể liên hệ giao dịch giải quyết công việc mang tính hành chính với nhiều c ơ quan : 
- Các loại công v ă n : 
+ Công v ă n đ ề nghị, yêu cầu 
+ Công v ă n trả lời , phúc đ áp 
+ Công v ă n chỉ đ ạo , h ư ớng dẫn 
+ Công v ă n đ ôn đ ốc , nhắc nhở 
+ Công v ă n mời họp  
 Yêu cầu soạn thảo công v ă n 	+ Về thể thức 	+ Bố cục 	+ Hiểu nội dung công việc ( vấn đ ề). Ví dụ: PĐT Tr ư ờng Kinh tế-Luật soạn thảo công v ă n gửi Công ty đ iện thoại Viettel đ ề nghị về việc tiếp nhận sv của Khoa Quản trị kinh doanh đ ến thực tập . Phòng Đtạo Tr ư ờng cần gửi tới Cty các thông tin nh ư : 	 - Số l ư ợng sv thực tập 	- Thời gian thực tập 	- Nội dung thực tập 	- Ý nghĩa và yêu cầu của đ ợt thực tập đ ối với sv 
2.2.1. Soạn thảo công v ă n đ ề nghị 
Mở đ ầu 
 Trình bày mục đ ích , lý do ( c ơ sở) dẫn đ ề nghị. 
Nội dung : 
- Trình bày các đ ề nghị ( yêu cầu ). 
- Cam kết nếu cần . 
Kết thúc : 
 Mong muốn đư ợc quan tâm giải quyết . 
	- Công v ă n đ ề nghị cần đư a ra những đ ề nghị cụ thể, đ ề nghị càng cụ thể càng nhanh chóng đư ợc giải đ áp . 
	 Không nên diễn giải dài dòng mà nên trình bày lý do đ ề nghị. Sau đ ó trình bày những vấn đ ề chi tiết mà c ơ quan, đơ n vị muốn đ ề nghị, cuối th ư đư a ra đ ề nghị muốn đư ợc giải quyết . Ví dụ:Công v ă n đ /nghị xin kinh phí sửa chữa Tham khảo – Congvanmau:/D 
- Nội dung đ ề nghị phải có tính thuyết phục . Muốn vậy ng ư ời viết công v ă n phải hiểu rõ nội dung cần đ ề nghị, trình bày cho ng ư ời giải quyết công v ă n thấy rằng các ý kiến đ ề nghị là cần thiết 
 VD: Công v ă n đ ề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị trong c ơ quan, ng ư ời soạn thảo phải trình bày đư ợc các ý: 
	+ Các trang thiết bị cần đ ể phục vụ công việc . 
	+ Số l ư ợng các trang thiết bị cần có ( trình bày trực tiếp trong công v ă n hoặc có phụ lục kèm 
	+ Số tiền đ ể mua sắm . 
	+ Đề nghị khác nếu co 
- Công v ă n đ ề nghị cũng cần thiết phải có giọng dứt khoát ( nhất là loại công v ă n đ ề nghị thực hiện công việc ). 
- Công v ă n đ ề nghị luôn luôn phải trình bày một cách lịch sự 
2.2.2. Soạn thảo công v ă n trả lời 	 Mở đ ầu ( đ i thẳng vào đ ề) có 3 cách :	1) Trả lời công v ă n số ..	2) Xác nhận đ ã nhận đư ợc vb về vấn đ ề gì, xin trả lời .	3) Phúc đ áp công v ă n số 	 Nội dung :	 Trả lời trực tiếp vấn đ ề đư ợc hỏi theo thứ tự vấn đ ề đư ợc nêu trong công v ă n đ ề nghị. 	 Phần nào ch ư a đ ủ rõ, ch ư a trả lời đư ợc – cần nêu rõ lý do và hẹn trả lời .	 Kết thúc : – Bằng một câu xã giao : Sẵn sàng trả lời nếu còn vấn đ ề nào ch ư a rõ. 
SOẠN THẢO CÔNG V Ă N TRẢ LỜI , NG Ư ỜI SOẠN THẢO PHẢI HIỂU RÕ V Ă N BẢN Đ Ề NGHỊ Đ Ể TRẢ LỜI 
VD: Trả lời công v ă n đ ề nghị xin kinh phí sửa chữa các phòng ( phòng họp , phòng tiếp dân , phòng tiếp khách ) của v ă n phòng . 
 Nếu đ ồng ý sẽ duyệt số tiền là bao nhiêu hoặc duyệt theo đ ề nghị của ủy ban. 
 Nếu không đ ồng ý cần trình bày rõ lý do 
+ Hết kinh phí. 
+ Không có trong kế hoạch đ ầu n ă m 
+ Hoặc vì một lý do nào đ ó 
+ Có thể chỉ ra h ư ớng giải quyết đ ê VP thực hiện 
Tham – Congvanmau:/D 
VD: Trả lời công v ă n của VP đ ề nghị xin kinh phí mua sắm trang thiết bị trong c ơ quan, - Nếu đ ồng ý: đ ồng ý các trang thiết bị nào ( số l ư ợng trang thiết bị, số tiền ) - Nếu không đ ồng ý : cần nêu lý do, vì sao? + Không có kinh phí + Trang thiết bị không phù hợp .+ Công việc không cần thiết có trang thiết bị. + Chờ xin tính toán và phân bổ lại + Nội quy c ơ quan quy đ ịnh không mua sắm . Tham – Congvanmau:/D 
2.2.3. Công v ă n chỉ đ ạo  Mở đ ầu 	 Nói rõ mục đ ích , lý do của công việc cần phải làm , cần triển khai thực hiện .  Nội dung 	1) Nêu yêu cầu cần đ ạt đư ợc .	2) Nêu nhiệm vụ. 	3) Nêu biện pháp phải áp dụng (áp dụng )  Kết thúc :	 Yêu cầu triển khai tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp lãnh đ ạo . 
Soạn thảo công v ă n chỉ đ ạo , ng ư ời soạn thảo phải hiểu rõ các nội dung chỉ đ ạo và quy trình công việc 
VD: Công v ă n chỉ đ ạo của chủ tịch UBND ph ư ờng A về việc kiểm tra các hoạt đ ộng v ă n hóa trên đ ịa bàn ph ư ờng , ng ư ời soạn thảo phải nêu đư ợc : 
Nội dung kiểm tra. 
Quy trình kiểm tra. 
Địa đ iểm kiểm tra 
Thời gian kiểm tra. 
Xử lý nếu có(các hinh thức ) 
Tham – Congvanmau:/D 
2.3. Soạn thảo thông báo 
* Khái niệm . 
- Thông báo là v ă n bản có tính chất thông tin : 
- Về hoạt đ ộng của c ơ quan nhà n ư ớc , tổ chức xã hội . 
- Thông tin nhanh những quyết đ ịnh của c ơ quan nhà n ư ớc , các tổ chức xã hội cho đ ối t ư ợng quản lý biết đ ể thi hành . 
- Thông tin khác mà ng ư ời có liên quan cần biết . 
Nội dung chính của từng loại thông báo  - Thông báo về kết quả hội nghị cuộc họp . + Ngày giờ họp , thành phần ng ư ời chủ trì. + Tóm tắt nội dung cuộc họp , hội nghị. + Các nghị quyết của hội nghị nếu có.  - Thông báo truyền đ ạt một quyết đ ịnh , chỉ thị. + Nhắc lại tên v ă n bản cần truyền đ ạt .+ Tóm tắt nội dung của v ă n bản của chủ tr ươ ng , chính sách .+ Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện . 
- Thông báo về những nhiệm vụ đư ợc giao. + Ghi rõ, ngắn gọn , đ ầy đ ủ nhiệm vụ đư ợc giao.+ Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ. + Nêu các biện pháp cần đư ợc áp dụng đ ể triển khai thực hiện . - Thông báo một thông tin trong hoạt đ ộng của c ơ quan. + Thông báo t ă ng l ươ ng + Thông báo thay đ ổi nhân sự + Thông báo tuyển dụng nhân sự 
* Những ( yêu cầu ) vấn đ ề cần l ư u ý khi viết một thông báo . - Phần mở đ ầu thông báo không cần nói lý do nh ư các v ă n bản khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung những vấn đ ề cần thông báo . - Trình bày thông tin cần thông báo .- Kết thúc nhắc lại nội dung chính , ý chính , trọng tâm cần nhấn mạnh , l ư u ý ng ư ời đ ọc . - Nếu thông báo dài cần chia thành các mục , các phần có tiêu đ ề đ ể ng ư ời đ ọc dễ nắm bắt . 
2.4. Soạn thảo Báo cáo 
- Khái niệm : Báo cáo là một loại v ă n bản thuật lại , kể lại một vụ việc , một vấn đ ề hoặc về một ng ư ời cho một đ ối t ư ợng biết . 
- Đặc đ iểm của báo cáo : Thuật lại , kể lại , đ ánh giá sự việc từ đ ó đ ề ra ph ươ ng h ư ớng , biện pháp giải quyết vấn đ ề nêu ra. 
- Yêu cầu chung của một báo cáo : Trung thực , chính xác , đ ầy đ ủ. 
- Bố cục của báo cáo 
Phần I : Mở đ ầu . 
- Những đ iểm công tác , nhiệm vụ đư ợc giao. 
- Nêu hoàn cảnh khó kh ă n , thuận lợi và kết quả 
Phần II : Nội dung. 
- Kiểm đ iểm những việc đ ã làm đư ợc . 
- Những việc ch ư a làm đư ợc . 
- Nguyên nhân . 
- Đánh giá – kết quả 
Phần III : Kết thúc . 
- Mục tiêu , nhiệm vụ, biện pháp thực hiện . 
- Kiến nghị, đ ề nghị sự hỗ trợ, giúp đ ỡ của cấp trên . (Tham khao - Báo cáo mau:/D) 
Soạn thảo báo cáo đơ n giản 
Đối với những công việc đơ n giản thì chỉ cần viết báo cáo về công việc đ ó sau khi đ ã kết thúc với các ý chính sau đ ây : 
- Phần mở đ ầu : Nêu nhiệm vụ đư ợc giao và thuận lợi , khó kh ă n khi thực hiện nhiệm vụ ấy . 
- Phần nội dung : Thống kê công việc đ ã làm , ư u đ iểm , thiếu sót , nhận xét rút kinh nghiệm . 
- Những đ ề nghị , kiến nghị ( nếu có).