Bài giảng Quản trị doanh nghiệp - Chương 4: Quản trị mua hàng và quản trị tồn kho

Chương4:
QUẢNTRỊMUAHÀNG
&QUẢNTRỊTỒN
KHO
1 
I. QUẢN TRỊ MUA HÀNG
2 
1. Khái niệm
Mua hàng là quá trình tổ chức các
nguồn hàng khác nhau để đưa vào
doanh nghiệp nhằm phục vụ cho
bán ra hoặc nhu cầu của sản xuất,
dịch vụ.
2. Vai trò của hoạt động mua hàng ?
3 
- Đáp ứng nhu cầu của khách hàng;
- Đáp ứng yêu cầu của bán hàng của
doanh nghiệp thương mại;
- Tạo điều kiện dự trữ hàng hóa hợp lý,
thực hiện kinh doanh có hiệu quả;
- Góp phần nâng cao sức cạnh tranh,
tăng lợi nhuận cho DN;
4 
- Đối với sản xuất: Qua mua hàng,
doanh nghiệp thương mại đã tiêu thụ
hàng sản xuất, giúp sản xuất thực
hiện được mục tiêu, thu hồi được vốn
để tiếp tục quá trình tái sản xuất mở
rộng;
- Tạo điều kiện cân đối cung cầu, ổn
định giá cả, góp phần cải tạo và quản
lý thị trường.
3. Yêu cầu của hoạt động mua hàng ?
5 
-Yêu cầu về số lượng: Mua hàng với số
lượng đủ, không ứ đọng, không thiếu hàng
-Về chất lượng, cơ cấu hàng hóa: chất lượng
tốt, phù hợp với yêu cầu bán ra, cơ cấu phải
phong phú đáp ứng được nhu cầu của khách
hàng.
- Giá mua: giá cả hợp lý để giảm chi phí mua
hàng, góp phần tăng lợi nhuận cho DN
-Thời gian mua: đúng thời gian theo kế
hoạch dự trữ và kế hoạch bán hàng
4. Nhiệm vụ, yêu cầu của nhân viên
mua hàng
6 
a. Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng ?
- Chấp hành nghiêm chỉnh và thực hiện
đúng các chế độ chính sách của nhà
nước quy định trong công tác mua hàng.
- Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật lao
động, nêu cao tinh thần chủ động sáng
tạo, tự giác và tận tụy với nhiệm vụ
được giao.
7 
- Nắm vững nguồn hàng.
- Nắm vững kế hoạch mua hàng.
- Biết cách tác động tích cực, bám sát tiến
độ thực hiện kế hoạch mua hàng.
- Đôn đốc các đơn vị nguồn hàng thực
hiện đúng hợp đồng.
- Thực hiện tốt nghiệp vụ mua hàng (lên
lịch mua hàng, làm thủ tục, ký hợp
đồng, ứng tiền, lập chứng từ, bảng
kê)
8 
- Đánh giá, phân loại phẩm cấp hàng hóa
chính xác.
- Kiểm tra, giao nhận, vận chuyển, bảo
quản hàng hóa chính xác, đúng quy
trình.
- Cân đong đo đếm, lập chứng từ, thanh
toán tiền hàng phải trung thực, công
bằng, chính xác.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ sở
sản xuất, chính quyền địa phương, nhà
cung cấp, thủ kho của doanh nghiệp.
9 
- Thực hiện đúng quy định về phòng gian
bảo mật, quản lý tốt tiền hàng, tài sản
trong phạm vi quản lý.
- Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật lao
động, báo cáo tình hình mua hàng
thường xuyên cho các nhà quản trị.
- Không ngừng học tập nâng cao trình độ
nghiệp vụ chuyên môn
10 
b. Yêu cầu của nhân viên mua hàng
Yêu cầu thể chất: Sức khỏe, dung mạo,
dáng điệu trong công tác.
Yêu cầu năng lực: Bao gồm khả năng về
trí nhớ, phân tích công tác, tổng hợp tình
hình, khả năng sắp xếp công việc.
Về trình độ tay nghề: thành thạo nghiệp
vụ mua hàng. Phải được đào tạo về nghiệp
vụ kinh doanh thương mại và nghiệp vụ
mua hàng. Hiểu biết về hàng hóa, nguồn
mua
11 
 Về phẩm chất nhân cách:
 Trung thực, thật thà, liêm khiết, biết
giữ chữ tín với mọi người xung
quanh.
 Đặt lợi ích tập thể lên trên lợi ích cá
nhân; không lạm dụng lòng tin của
mọi người;
 Trong thanh toán phải rõ ràng, sòng
phẳng, kịp thời, chính xác.
12 
 Phải kiên trì, nhẫn nại, tự chủ trong
công việc;
 Tác phong và thái độ làm việc phải
nhanh nhẹn, chuẩn mực, tháo vát, linh
hoạt và nhạy bén.
 Say mê công việc và không ngừng
học tập để nâng cao nhận thức cho
bản thân và làm việc hiệu quả hơn.
13 
Thái độ trong giao tiếp:
 Phải niềm nở lịch thiệp, có tinh thần
trách nhiệm cao trong công việc và
với nhà cung cấp.
 Tự chủ, bình tĩnh và tỉnh táo trong
mọi tình huống để giải quyết công
việc một cách minh mẫn và chính
xác
 Có chí tiến thủ, tích cực, năng động
trong công tác
14 
C) Nội dung công tác của nhân viên
mua hàng.
Nắm vững nhu cầu hàng hóa và dịch
vụ của khách hàng
Nghiên cứu khả năng cung ứng hàng
hóa ở các nguồn hàng
Bám sát cơ sở sản xuất và các nguồn
hàng
Biết cách ký kết hợp đồng mua bán
hàng hóa
15 
Xây dựng được kế hoạch mua hàng
hợp lý
 Tiến hành mua hàng
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng thông
qua tập hợp chứng từ, lên bảng kê,
thanh toán tiền tạm ứng
 Làm báo cáo mua hàng và rút kinh
nghiệm sau khi mua
5. Nguồn hàng của doanh nghiệp
16 
a)Khái niệm về nguồn hàng của DNTM.
Nguồn hàng của doanh nghiệp thương
mại là toàn bộ khối lượng và cơ cấu
hàng hóa thích hợp với nhu cầu của
khách hàng đã và có khả năng mua
được trong kỳ kế hoạch (thường là kế
hoạch năm)
17 
b) Phân loại nguồn hàng.
Theo nơi sản xuất:
Nguồn hàng trong nước: mua từ các
nhà cung cấp trong nước:
 nguồn hàng do trung ương quản lý:
các mặt hàng thiết yếu phục vụ nhu
cầu sản xuất tiêu dùng trong nước.
18 
Nguồn hàng địa phương quản lý:
nguồn hàng do ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố quản lý và ủy nhiệm cho
các sở thương mại giao cho các doanh
nghiệp thương mại đặt kế hoạch mua
và phân phối.
Nguồn hàng của các doanh nghiệp
ngoài quốc doanh sản xuất.
19 
Nguồn hàng nhập khẩu: nguồn hàng
từ các doanh nghiệp nhập khẩu trực
tiếp hay ủy thác nhập khẩu.
Nguồn hàng tồn kho: nguồn hàng còn
lại của các kỳ trước hiện còn trong
kho
20 
Phân theo tổ chức quản lý nguồn hàng
Nguồn hàng được sản xuất từ ngành
nông nghiệp:cung ứng nguyên liệu cho
công nghiệp, cung ứng lương thực,
thực phẩm cho nhân dân
Nguồn hàng từ các ngành công nghiệp:
cung ứng hàng hóa cho tiêu dùng và
cho các ngành công nghiệp, các cơ sở
tiểu thủ công khác.
Nguồn hàng tiểu thủ công nghiệp:
giống nguồn hàng công nghiệp nhưng
với quy mô nhỏ hơn.
21 
Nguồn hành từ các doanh nghiệp
thương mại: các doanh nghiệp mua
hàng hóa về để kinh doanh hoặc làm
đại lý bán hàng để hưởng hoa hồng.
Nguồn hàng từ ngành thủy sản:
Những hàng hóa mua từ các hợp tác xã,
các xí nghiệp thủy sản, các hộ nông dân
làm nghề nuôi tròng thủy sản
22 
Nguồn hàng liên doanh liên kết:nguồn
hàng do các đơn vị thương mại liên kết
với các đơn vị sản xuất, hay các đơn vị
thương mại khác nhau cung ứng.
Nguồn hàng ngoài thị trường tự do:
nguồn hàng mua ngoài thị trường tự do.
23 
Phân theo tính chất ổn định của hàng
hóa:
Nguồn hàng ổn định:nguồn hàng trong
kế hoạch cung cấp với số lượng, giá cả
tương đối ổn định.
Nguồn hàng không ổn định:Nguồn
hàng ngoài kế hoạch, số lượng, chất
lượng, giá cả không ổn định.
24 
Phân theo phạm vi hoạt động của
doanh nghiệp
Nguồn hàng khai thác tại địa phương:
nguồn hàng do sản xuất công, nông
nghiệp tại địa phương của doanh
nghiệp thương mại tạo ra.
Nguồn hàng khai thác ngoài địa
phương: nguồn hàng khai thác từ các
cơ sở sản xuất, thương mại ở các tỉnh
khác.
25 
Phân theo khối lượng hàng hóa mua
được:
Nguồn hàng chính: nguồn hàng chiếm
tỷ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng
hàng hóa mà doanh nghiệp thương mại
mua được để cung ứng cho khách hàng
trong kỳ
Nguồn hàng phụ: nguồn hàng chiếm tỷ
trong nhỏ trong khối lượng hàng mua
được
26 
Nguồn hàng trôi nổi: nguồn hàng với
số lượng ít, bán tự do trên thị trường.
Phân theo mối quan hệ kinh doanh:
Nguồn hàng tự sản xuất, gia công, chế
biến.
Nguồn hàng của đơn vị cấp trên.
Nguồn hàng liên doanh, liên kết, nhập
khẩu
27 
b) Nội dung nghiên cứu nguồn hàng
Tìm hiểu tình hình sản xuất, khả năng
sản xuất, cung ứng của các đối tượng
đã, đang và sẽ cung ứng hàng cho
doanh nghiệp.
Nghiên cứu về giá thành, giá bán buôn
cho các doanh nghiệp thương mại.
c) Phương thức nghiên cứu nguồn hàng
Lấy mặt hàng làm đơn vị nghiên cứu
Cần tìm hiểu về tình hình sản xuất;
28 
Khả năng sản xuất;
Việc tiêu thụ từng sản phẩm đó trên thị
trường;
Đơn vị nào sản xuất ra mặt hàng đó.
Lập phiếu theo dõi riêng cho từng mặt
hàng cụ thể: nội dung phiếu theo dõi
Yêu cầu tiêu thu Nguồn hàng đã có quan hệ Nguồn hàng chưa có quan hệ 
Số 
lượng 
Giá trị Tên người 
cung cấp 
Số lượng Giá 
trị 
Tên người cung 
cấp 
Số 
lượng 
Giá trị 
29 
Lấy cơ sở nguồn hàng làm đơn vị
nghiên cứu
Tìm hiểu các cơ sở cung cấp về mặt
hàng sản xuất - kinh doanh, số lượng,
chất lượng, giá thành, thiết bị sản xuất,
trình độ kỹ thuật nhân viên sản xuất
Lập phiếu theo dõi
Mặt 
hàng 
Lượng Giá trị Điều kiện sản xuất Trình độ 
quản lý 
Công 
nhân 
Thiết bị Nguyên 
liệu 
Giá thành 
6. Các phương thức, hình thức mua hàng
30 
6.1. Phương thức mua hàng
6.1.1. Mua theo đơn đặt hàng và hợp
đồng
 Doanh nghiệp xác định các yêu cầu về
hàng hóa: số lượng, chất lượng, quy
cách, thời gian gửi cho người bán.
 Nội dung: hai bên thỏa thuận, thống
nhất các điều khoản, ký kết hợp đồng.
31 
 Biện pháp thực hiện
ü Đặt hàng phải phù hợp với nhu cầu của
khách hàng;
ü Nắm vững về khả năng các mặt hàng đã
có của doanh nghiệp;
ü Tìm hiểu kỹ về chất lượng, mức độ tiên
tiến của hàng hóa dự định mua;
ü Đưa ra yêu cầu chính xác về chủng loại,
số lượng, thời gian giao hàng
32 
 Ưu điểm của mua theo đơn hàng
ü Mua được hàng theo yêu cầu, chủ động
về nguồn hàng
ü Người cung cấp chủ động tạo ra mặt
hàng vì có nơi tiêu thụ chắc chắn
 Nhược điểm
ü Thường có chi phí bảo quản lớn;
ü Cần có vốn lớn;
ü Dễ gặp rủi ro về giá
 Áp dụng khi mua số lượng lớn
33 
6.1.2. Phương thức gia công
 Giao nguyên liệu thu hồi thành phẩm
ü Doanh nghiệp có thể giao toàn bộ
nguyên liêu hay chỉ giao nguyên liệu
chính và thu hồi thành phẩm;
ü Giá gia công tùy theo mức khoán hay
chi phí thực tế;
ü Ưu điểm: tận dụng được nguyên vật
liệu có sẵn; dễ thay đổi chủng loại hàng
hóa theo yêu cầu, vẫn chi phối được
nguồn nguyên vật liệu. 34 
ü Nhược điểm: có thể bị ứ đọng vốn,
không chủ động về mặt hàng, tinh thần
bảo quản tài sản của nhà sản xuất
không cao, không chủ động cải tiến mặt
hàng, tiết kiệm nguyên liệu.
ü Biện pháp thực hiện
• Ký kết và thực hiện tốt hợp đồng gia
công;
• Bám sát cơ sở sản xuất để quản lý
nguyên vật liệu;
35 
• Nắm vững kỹ thuật sản xuất để định mức
tiêu hao nguyên vật liệu và giá ra công;
• Có biện pháp khuyến khích để nhà sản xuất
bảo quản tốt sản phẩm, tiết kiệm nguyên
vật liệu.
 Bán nguyên liệu, mua thành phẩm
ü Doanh nghiệp bán toàn bộ hay chỉ nguyên
vật liệu chính cho cơ sở sản xuất để làm ra
sản phẩm theo yêu cầu;
ü Doanh nghiệp mua lại toàn bộ sản phẩm
theo hợp đồng đã thỏa thuận;
36 
ü Ưu điểm:
• Nhà sản xuất chủ động sáng tạo hơn
trong sản xuất;
• Có tinh thần trách nhiệm trong bảo
quản tài sản, tiết kiệm nguyên vật liệu;
• Doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn.
ü Nhược điểm:
• Phải tính toán được giá mua hợp lý
• Phải quản lý được nguyên vật liệu để
sản phẩm sản xuất ra sử dụng đúng loại
nguyên vật liệu được giao.
37 
6.1.3. Mua qua đại lý
 Doanh nghiệp ký hợp đồng với các
đại lý để thu gom hàng
 Thường sử dụng khi nguồn hàng
không tập trung, không thường
xuyên, xa doanh nghiệp;
 Cần lựa chọn đại lý, quản lý chặt chẽ
chất lượng, giá mua
38 
6.1.4. Nhận bán hàng ký gửi: Doanh
ghiệp nhận hàng ký gửi của nhà sản xuất
hay doanh nghiệp thương mại khác để
bán.
6.1.5. Liên doanh liên kết tạo nguồn
hàng: Doanh nghiệp liên doanh liên kết
với các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh để tổ chức sản xuất, tạo nguồn
hàng cho doanh nghiệp.
39 
6.1.6. Tự sản xuất, khai thác hàng hóa
Doanh nghiệp tự tổ chức hay mua lại các
xưởng (xí nghiệp) để sản xuất, hàng,
khai thác hàng hóa cung ứng cho khách
hàng.
40 
6.1.7. Phương thức mua tự do
 Hai bên mua bán hàng hóa không ký
hợp đồng;
 Doanh nghiệp mua mặt hàng không
kinh doanh thường xuyên, số lượng ít;
 Doanh nghiệp ít vốn, quy mô nhỏ, tốc
độ bán chậm
41 
6.2. Hình thức mua hàng
 Mua hàng giao nhận tại kho người bán
 Chuẩn bị trước khi mua
 Kiểm tra lại thông tin nguồn hàng và
lịch giao nhận hàng
 Chuẩn bị tiền mua hàng
42 
 Chuẩn bị nhân lực mua hàng
 Chuẩn bị giầy tờ tùy thân và giấy tờ
liên quan đến lô hàng
 Chuẩn bị sổ công tác, bút ghi, máy
tính cá nhân
 Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ kiểm
tra hàng hóa
43 
 Khi đến kho mua hàng
 Xuất trình giấy tờ cho bảo vệ để được
vào kho
 Xuống phòng nghiệp vụ - kế tóan để
lập hóa đơn mua hàng
 Kiểm tra thông tin trên hóa đơn
44 
 Xuống kho nhận hàng
+ Nhận khái quát lô hàng
+ Phân loại hàng
+ Đổi lại cá kiện hàng có bao bì bị rách,
vỡ, dập hay có nghi vấn
+ Tiến hành kiểm tra đại diện hay tòan
bộ lô hàng – chia làm ba khu vực đã
kiểm, đang kiểm, chưa kiểm
45 
 Chất xếp lên phương tiện vận chuyển
+ Kiểm tra độ an tòan, tính vệ sinh, khả
năng vận hành của phương tiện
+ Chất hàng lên xe đúng kỹ thuật hướng
dẫn ngoài bao bì
+ Kết hợp kiểm lại hàng hóa
 Nhận đủ chứng từ về hàng hóa
 Vận chuyển hàng về doanh nghiệp
 Hàng quý hiếm, giá trị cao phải có
người áp tải, bảo vệ đi theo
46 
 Hàng về tới kho của doanh nghiệp
 Giao chứng từ trước sau đó mới giao
hàng cho thủ kho
 Cùng thủ kho chứng kiến việc tiếp
nhận hàng
 Cùng thủ kho ký nhận chứng từ giao
hàng và sổ nhập kho
 Tập hợp đủ chứng từ có liên quan đến
lô hàng để chuyển lên kế tóan
 Báo cáo tình hình và kiến nghị
47 
 Mua hàng giao nhận tại kho người mua
 Khi hàng tới kho
 Người mua cùng thủ kho tiến hành giao
nhận hàng
 Đề nghị người bán giao toàn bộ chứng từ
có liên quan đến lô hàng
 Kiểm tra nội dung, con dấu, chữ ký trong
chứng từ
 Kiểm tra mức độ nguyên vẹn, số lượng,
chất lượng của bao bì
48 
 Đánh dấu để riêng những bao bì vỡ,
hỏng, có nghi vấn
 Kiểm tra hàng trong bao bì tốt
 Tiến hành kiểm tra kỹ hàng bên trong
bao bì hư
 Lập biên bản theo quy định, yêu cầu
người giao ký nhận nếu hàng không
đảm bảo tiêu chuẩn
49 
 Người giao hàng, người nhận hàng,
thủ kho cùng ký nhận vào chứng từ
giao hàng của người bán và sổ nhập
hàng của người mua
 Người bán mang chứng từ có liên
quan đến lô hàng lên bộ phận kế toán
để thanh toán và hoàn lại cho người
bán một bộ
 Đưa hàng vào kho để bảo quản
50 
 Mua hàng giao nhận tại kho trung gian
 Những nội dung cần chú ý trong hợp
đồng mua bán
 Địa điểm giao nhận hàng
 Hạn định lưu kho, lưu bãi
 Bên chịu chi phí lưu kho, lưu bãi
 Chế độ dự báo và xác nhận thời gian
hàng về đến nơi giao nhận
51 
 Khi bắt đầu hàng được chất lên
phương tiện vận chuyển
 Thông báo thời gian dự kiến hàng sẽ
đến địa điểm giao nhận
 Báo chính xác hàng được vận chuyển
bằng phương tiện gì, thời gian chính
xác hàng tới nơi giao nhận
 Người mua chuẩn bị phương tiện,
trang thiết bị để nhận hàng
52 
 Người mua đến nơi trung gian nhận
hàng theo trình tự nhận chứng từ
trước, nhận bao bì và nhận hàng sau
 Các bên ký vào chứng từ sau khi nhận
hàng xong
 Tiến hành thanh toán
7. Tiến trình nghiệp vụ mua hàng
53 
7.1 Điền phiếu yêu cầu mua hàng
Ngày mua hàng
Cá nhân hoặc phòng ban yêu cầu mua
 Thông tin về hàng cần mua: tên hàng,
bảng mô tả sản phẩm, catalogue, mã số
hàng hóa, kích cỡ, mầu sắc, giá cả
54 
Các yêu cầu đặc thù: đơn vị đo lường –
dung sai chấp nhận được sự thay thế
nếu có
 Thời gian nhận hàng
Gửi một bản cho bộ phận mua hàng (có
thể cần xác nhận của cấp trên), một bản
gửi phòng kế toán (nếu cần), một bản
lưu lại bộ phận lập phiếu
55 
7.2 Lập phiếu yêu cầu báo giá (nếu giá
cập nhật không có trên báo giá)
 Tên người yêu cầu
Ngày tháng
Chi tiết sản phẩm
 Số lượng yêu cầu
Giá cả
Ngày tháng giao hàng
Ghi chú “đây không phải là đơn đặt
hàng”
56 
7.3 Gửi đơn đặt hàng và hợp đồng
 Tên, địa chỉ, số điện thoại người  ...  trữ
Tối đa hóa an toàn cho hoạt động
của doanh nghiệp.
98 
Đối với DNTM, hàng tồn kho thường là
sản phẩm hoàn chỉnh, do đó công tác dự
trữ còn phải đảm bảo chất lượng hàng hóa
tốt nhất cho đến khi đến tay NTD.
2. Nội dung quản trị hàng tồn kho
2.1 Quản trị mức dự trữ hàng hóa
a) Sự hình thành dự trữ hàng hóa trong
doanh nghiệp
 Do yêu cầu đảm bảo cho bán hàng diễn
ra liên tục
99 
Do yêu cầu mở rộng lưu thông: đảm bảo
hàng bán khi nhu cầu vượt quá quy mô
trung bình;
Do điều kiện giao thông vận tải: do cần
chuyển đổi phương tiện vận chuyển, do
khoảng cách nơi giao, nhận xa;
Do yêu cầu cạnh tranh tìm lợi nhuận của
các doanh nghiệp thương mại: cung cấp
kịp thời khi khách cần, giữ khách hàng;
Do yêu cầu thực hiện chính sách của xã
hội: bình ổn giá, ổn định xã hội. 100 
b. Xây dựng kế hoạch dự trữ hàng hóa
Xác định mục tiêu dự trữ: nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn, phục vụ cho bán ra
liên tục.
Xác định mức dự trữ hợp lý
Dự trữ thấp nhất: Lượng hàng tối thiểu
doanh nghiệp phải có:
 Đảm bảo lượng hàng trong khâu chuẩn
bị;
101 
 Đảm bảo lượng hàng bán trung bình một
ngày;
 Hàng trưng bày quảng cáo;
 Lượng hàng để đề phòng đến chậm;
 Lượng hàng đề phòng bán vượt mức trung
bình.
Dự trữ cao nhất
 Lượng hàng có được ngay sau khi nhập
hàng;
 Được tính trên dự trữ thấp nhất và lượng
hàng nhập mỗi lần trong kỳ 102 
Dự trữ trung bình
Là trung bình cộng của dự trữ cao nhất và
thấp nhất.
Xác định lượng hàng nhập tối ưu mỗi
lần
(các mô hình xác định lượng hàng nhập)
Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ-
The Basic Economic Order Quantity
Model)
103 
 Điều kiện áp dụng:
ü Hàng bán ra liên tục đều đặn;
ü Lượng đặt hàng mỗi lần như nhau ở
trong năm
ü Số lượng nhận chính xác với số
lượng đặt hàng;
ü Thời gian và chi phí vận chuyển
không; đổi, không làm hao hụt hàng
hóa;
ü Không có chiết khấu theo số lượng;
ü Có hai loại phí: phí đặt hàng và phí
tồn trữ; 104 
Mứctồn
kho
Mứctồn
kho
bình 
quân
Điểm
đặthàng
Thờiđiểmnhận
hàngdựtrữ
Khoảng cách giữa
hai lần đặt hàng
Thờigianthực
hiệnđơnhàng
Thời
gian
105 
Lượnghàngđặt
106 
ü Các ký hiệu:
Q: Lượng đặt hàng mỗi lần
D: Nhu cầu hàng hóa tiêu thụ trong năm
S: Chi phí cho một lần đặt hàng
H: Chi phí bảo quản cho một đơn vị hàng
Ct : Chi phí tồn trữ trong năm
Cđ : Chi phí đặt hàng trong năm
Cmh : Chi phí mua hàng trong năm
i: Tỷ suất chi phí bảo quản(Tỷ lệ % chi
phí tồn kho tính theo giá mua một đơn
vị hàng)
107 
ü Lượng hàng đặt tối ưu một lần
ü Chi phí bảo quản cho một đơn vị
hàng
H = i x P
Tổng chi phí tồn kho TC = Cđ + Ct
 Số lần đặt hàng trong năm: N=D/Q
108 
Điểm tái đặt hàng (ROP) = nhu cầu hàng
ngày (d) x thời gian vận chuyển một đơn
hàng (L)
D(nhu cầu hàng năm)
d = 
Số ngày làm việc trong năm
Chi phí đặt hàng trong năm:
Chi phí tồn trữ trong năm:
 Chi phí mua hàng: Cmh = D x P
 Chi phí tồn kho thấp nhất: Ct = Cđ
109 
Khoảng cách thời gian giữa hai đơn hàng
T = (số ngày làm việc trong năm/ số
lượng đơn đặt hàng mong muốn (N))
110 
Bài tập
Một công ty chuyên cung cấp loại ống nước
cho các công trình xây dựng.
Có nhu cầu (D) = 100.000 m/năm;
Chi phí lưu kho = 0,4 triệu đồng/m/năm
 Chi phí đặt hàng S = 5,5 triệu đồng/đơn hàng.
Thời gian làm việc thực tế trong năm là 250
ngày; thời gian chờ hàng về mất 3 ngày (kể từ
khi đặt hàng đến khi nhận được hàng).
Tính quy mô đơn hàng tối ưu, và tổng chi phí
trong trường hợp đó?
Xác định điểm đặt hàng lại?
111 
Mô hình đặt hàng theo nhu cầu sản xuất POQ.
 Giả thuyết giống mô hình EOQ, điểm khác biệt
duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều lần.
 Các ký hiệu:
Q:Sản lượng của một đơn hàng.
H:Chi phí tồn chữ cho một đơn vị mỗi năm
p :Mức độ cung ứng hàng ngày.
d: Nhu cầu hàng ngày.
t: Thời gian cung ứng.
T:Chu kỳ cung ứng
112 
Mứctồn
kho
Điểm
đặthàng
T
Thời
gian
T
tt
Qmax
113 
Quy mô đơn hàng tối ưu
Q* = {2DS/[H(1- d/p)]}1/2
 Tổng chi phí = chi phí đặt hàng + chi phí
lưu kho.
TC = (DS/Q*) + [0,5 Q* X (1- d/p) X H] 
p = D(nhu cầu hàng năm)/Số ngày làm việc trong
năm
d = số sản phẩm bán ra mỗi ngày
ROP = Mức độ cung ứng hàng ngày (p) X
thời gian vận chuyển một đơn hàng (L)
114 
Bài tập số 1:
Một công ty có nhu cầu hàng hóa là
12.000 đơn vị/năm với giá mua là
75.000đồng/đơn vị. Chi phí lưu kho một
đơn vị dự trữ bằng 8% giá mua. Chi phí
đặt hàng bình quân là 150.000 đồng/đơn
hàng . Cần có 2 ngày để vận chuyển hàng
về đến công ty kể từ ngày đặt. Mỗi năm
công ty làm việc 50 tuần, mỗi tuần 6 ngày.
Số sản phẩm bán ra mỗi tuần là 180 sản
phẩm. Tính Q* ? TC ?
115 
Bài tập số 2
Một doanh nghiệp nhà nước (CHXHCN
Việt Nam) chuyên bán loại sản phẩm A
có nhu cầu hàng năm là 6.000 đơn vị.
Chi phí mua sản phẩm A là 7.000đ/1đơn
vị. Chi phí thực hiện tồn kho bằng 10%
so với giá mua. Chi phí đặt hàng là
25.000 đ/1 đơn hàng. Hàng được cung
cấp làm nhiều chuyến và cần 8 ngày để
nhận hàng kể từ ngày đặt. Nhu cầu bán ra
mỗi tuần là 96 sản phẩm (mỗi tuần làm
việc 6 ngày, ngày lễ nghỉ)
116 
Tính
 Quy mô đơn hàng tối ưu là bao nhiêu ?
Điểm đặt hàng lại ?
 Chi phí tồn kho hàng năm ?
 Số lần đặt hàng tối ưu trong năm
 Số ngày cách quãng giữa hai lần đặt hàng
Mô hình chiết khấu theo số lượng
hàng mua
117 
Mục đích: khuyến khích đặt hàng với
số lượng lớn để được chiết khấu
TC = Cđ + Ct + Cmh
TC: Tổng chi phí
Xácđịnhlượnghàngnhậptốiưu:
B1:Tínhlượnghàngđặttốiưutheo
mỗimứcgiá
B2:Điềuchỉnhcácmứclênsốlượng
đểđượchưởngchiếtkhấu
B3:Tínhtổngchiphívớicácmứcđã
xácđịnh
B4:Kếtluậnvàchọnmứcsốlượng
muavớichiphínhỏnhất
118 
Vídụ:Mộtnhàcungcấpcóchínhsách
chiếtkhấunhưsau:
119 
Số lượng đặt hàng (sp) Giá cảđơnvị(đồng)
1- 999 5000
1000 - 1999 4800
= > 2000 4750
D=5000sản phẩm
S=49000đ
I(Tỷsuấtchiphíbảo
quản)=20%
 Xácđịnhlượnghàngnhậptốiưumỗilần 120 
Bước 1 Tính Q theo mức giá
Q1= ?
Q2= ?
Q3= ?
Bước 2 Diều chỉnh các mức Q
Q1
Q2 điều chỉnh lên ?
Q3 điều chỉnh lên ?
Bước 3 Tính tổng chi phí = ?
Bước 4 Kết luận chọn Q= ?
Mô hình đặt nhiều mặt hàng của
nhiều nhà cung cấp
121 
Giả định :hàng hoá được tiêu thụ đều
đặn, biết tỷ suất chi phí bảo quản (i)
Khi đó ta tính được số lần đặt hàng tối
ưu (N) và lượng hàng đặt mỗi lần cho
từng mặt hàng (Qi)
122 
I: Tỷ suất bảo quản
Pi: Giá mua một đơn vị hàng I
Di: lượng tiêu thụ hàng i
Qi = Di/N 
123 
Ví dụ: có hai mặt hàng A, B
DA = 6.000 sản phẩm
DB = 4.000 sản phẩm
 I = 20%
S = 10 triệu đồng/ lần
PA = 50.000 đồng
PB = 25.000 đồng
N = ?
QA = ?
QB = ?
124 
Kiểm tra
Một doanh nghiệp nhà nước chuyên bán
loại sản phẩm A có nhu cầu hàng năm là
6.000 đơn vị. Chi phí mua sản phẩm A là
4.000đ/1đơn vị. Chi phí thực hiện tồn
kho bằng 10% so với giá mua. Chi phí
đặt hàng là 25.000 đ/1 đơn hàng. Hàng
được cung cấp làm nhiều chuyến và cần
8 ngày để nhận hàng kể từ ngày đặt. Nhu
cầu bán ra mỗi tuần là 96 sản phẩm (mỗi
tuần làm việc 6 ngày)
125 
Tính
 Quy mô đơn hàng tối ưu là bao nhiêu ?
 Điểm đặt hàng lại ?
 Chi phí tồn kho hàng năm ?
 Số lần đặt hàng tối ưu trong năm
 Số ngày cách quãng giữa hai lần đặt hàng
biết rằng một năm làm việc 300 ngày.
Mộtnhàcungcấpcóchínhsáchchiết
khấunhưsau:
126 
Số lượngđặthàng(sp) Giá cảđơnvị(đồng)
1- 1999 7000
2000 - 3500 5000
> 3500 4000
127 
Tính
 Quy mô đơn hàng tối ưu là bao nhiêu ?
 Điểm đặt hàng lại ?
 Chi phí tồn kho hàng năm ?
 Số lần đặt hàng tối ưu trong năm
 Số ngày cách quãng giữa hai lần đặt hàng
biết rằng một năm làm việc 300 ngày.
128 
 Tổ chức thực hiện kế hoạch dự trữ
 Khai thác mọi nguồn vốn, đảm bảo
vốn cho dự trữ;
 Phân bổ dự trữ hàng hóa trong nội
bộ doanh nghiệp: cân đối tỷ lệ dự trữ
ở kho và ở của hàng;
 Tổ chức tốt hoạt động mua hàng: đủ
số lượng, chất lượng theo đúng thời
gian, chi phí thấp.
129 
Theo dõi và đánh giá về tinh hình dự
trữ ở doanh nghiệp:
Phân chia hàng hóa thành các loại
khác nhau, theo dõi sự biến động và
điều chỉnh mức dự trữ kịp thời
Gắn dự trữ hàng hóa với tiền tệ
Kết hợp với nghiệp vụ mua, bán, chỉ
tiêu tài chính để đánh giá tình hình
dự trữ của DN
130 
Một số chỉ tiêu:
Cường độ dự trữ (%)
Giá trị (khối lượng) bình quân trong kỳ
Doanh số (lượng)hàng bán theo giá vốn trong kỳ
 Số vòng chu chuyển dự trữ (vòng)
Doanh thu
Giá trị (khối lượng) dự trữ bình quân trong kỳ
Thời gian chu chuyển (ngày)
Thời gian theo lịch trong kỳ
Số vòng chu chuyển trong kỳ
131 
a) Xác định mục tiêu quản trị hàng tồn
kho về hiện vật
- Giữ gìn tốt số lượng, chất lượng hàng
hóa
- Xuất nhập đúng yêu cầu, thủ tục
- Đảm bảo sự thống nhất số liệu trên sổ
sách và thực tế
2.2Quảntrịhàngtồnkhovềhiệnvật
132 
b) Tạo những điều kiện cần thiết quản
trị tốt hàng tồn kho
Kho hàng:
Loại kho, diện tích, kết cấu phù hợp
với loại hàng được bảo quản;
Phân bổ hệ thống cửa, lối đi phải đảm
bảo điều kiện sử dụng được các loại
xe cơ giới.
133 
Hệ thống điện – đèn chiếu sáng thích
hợp
Hệ thống ánh sáng: tận dụng tối đa
ánh sáng tự nhiên
Hệ thống thoát hiểm đảm bảo an toàn
cho nhân viên
Hệ thống sưởi phù hợp với hàng hóa
và môi trường
134 
Hệ thống thông gió
Hệ thống điều hòa không khí
Hệ thống thông tin liên lạc
Hệ thống an ninh
Phòng nghỉ
Máy nước lạnh
Phòng ăn trưa
Văn phòng kho
135 
Trang thiết bị: xe nâng, xe cẩu, nâng
tay, pa-let, khung kệ, xe đẩy, băng tải,
thiết bị đo lườngđáp ứng yêu cầu
thực hiện tốt các nghiệp vụ
Nhân sự làm việc tại kho:
Thủ kho: Thành thạo nghiệp vụ kho,
nắm vững tính chất thương phẩm
hàng hóa, các nguyên tắc quản lý và
có trình độ ngoại ngữ nhất định;
136 
Quản lý kho: quản lý một kho hay một
gian kho, có kiến thức như thủ kho và
khả năng tổ chức,quản lý
Cán bộ kiểm nghiệm hàng hóa: có trình
độ chuyên môn kỹ thuật về ngành hàng;
Nhân viên vận chuyển: thành thạo các
thiết bị vận chuyển;
Các cán bộ quản lý hành chính và phục
vụ: nhân viên điện nước, cán bộ kế
toán, quản lý các bộ phận trong kho.
137 
Nhiệm vụ của thủ kho:
Nhiệm vụ hàng ngày
üLà người đến kho trước tiên
üKiểm tra dấu hiệu khả nghi xung quanh
kho hàng
üKiểm tra niêm phong ngoài cửa kho
üXem xét lại kế hoạch làm việc trong
ngày và dự đóan nhu cầu sắp tới
üTổng kết các phiếu vật tư để phân công
nhân viên (nếu là kho phục vụ sx)
138 
üTổng kết các đơn hàng xuất kho và kế
hoạch nhập kho trong ngày (nếu là kho
kinh doanh)
üKiểm tra các lô hàng xuất, nhập
üKý nhận vào hóa đơn hay phiếu xuất
nhập hàng
üNhập dữ liệu vào máy tính, ghi chép
kiểm kê
üGiám sát tình trạng bốc xếp của công
nhân
139 
üCuối ngày đối chiếu số liệu trong ngày
với các bộ phận có liên quan
üThực hiện báo cáo hàng ngày (nếu có
yêu cầu)
üKiểm tra xem còn ai trong kho trước
khi đóng cửa kho cuối ngày
üDán niêm phong đóng cửa kho trước
khi ra về.
140 
Nhiệm vụ hàng tuần của thủ kho
üLập phiếu tổng kết hàng tuần
üBáo cáo các mặt hàng sắp hết
üBáo cáo các mặt hàng cần sử lý
üBáo cáo tình trạng nhập hàng trong
tuần
üBáo cáo tình trạng kho hàng
üBáo cáo tình trạng các phương tiện
Nhiệm vụ hàng tháng/quý/6 tháng
üThực hiện kiểm kê theo quy định
141 
c)Tổ chức quản lý hàng tồn kho
Phân loại hàng tồn kho
 Mục đích: giúp cho việc kiểm soát vật
chất đối với hàng tồn kho được nhanh
chóng, chính xác
 Phân loại theo giá trị hàng năm của
hàng hóa
üChia hàng hóa thành 3 nhóm A có giá
trị cao, B giá trị thấp hơn, C giá trị
trung bình 142 
üNhóm A quản lý chặt và thường xuyên
hơn, nhóm C có thể kiểm soát nới lỏng
hơn, dự trữ có thể lớn hơn.
 Theo nguyên tắc xuất nhập
üChia hàng hóa thành hai nhóm: nhóm
hàng xuất nhập thường xuyên và nhóm
hàng ít xuất nhập.
 Theo công dụng tổng quát: theo tiêu
thức hình thành nên các đơn vị kinh
doanh, mặt hàng kinh doanh, khu vực
kho như hàng may mặc, vật liệu xây
dựng, máy móc
143 
Các tiêu thức khác như phân theo đối
tượng sử dụng, trạng thái bao bì
Lập biểu ký hiệu để hàng
Đánh ghi chép, đánh số thứ tự hàng
hóa thành những khu vực, những ô,
đống hàng theo nguyên tắc phân khu,
phân loại
Thủ kho lập sơ đồ để hàng
144 
 Nguyên tắc ghi
üGhi đơn giản, rõ ràng, có sự thống nhất;
üDùng chữ cái để ghi ký hiệu nhà kho,
chữ số để ghi các gian kho, ô đống hàng;
üSơ đồ phải ghi chép lên sổ sách để đối
chiếu;
üSơ đồ để ở bàn kế toán, nghiệp vụ, thủ
kho.
145 
Kiểm soát việc hao hụt hàng
Các loại hao hụt
üHao hụt định mức: hao hụt do tính
chất đặc diểm hàng hóa gay ra, là loại
hao hụt cho phép;
üHao hụt ngoài định mức: hao hụt
ngoài tỷ lệ cho phép do nhiều nguyên
nhân.
Tổ chức thực hiện tốt khâu tiếp nhận
và xuất hàng:
146 
üNhập hàng:
Hàng nhập phải có chứng từ hợp lệ;
Tất cả hàng nhập kho phải qua kiểm
nghiệm;
Hàng hóa không đảm bảo yêu cầu
phải làm thủ tục theo quy định, có sự
chứng kiến của hai bên;
Hàng kiểm song phải ghi rõ số
lượng, chất lượng, xác nhận vào
chứng từ.
147 
üXuất hàng:
 Hàng hóa xuất kho phải có chứng từ hợp
lệ, phải có sự ăn khớp giữa hàng thực tế
với chứng từ;
 Người nhận hàng phải đủ giấy tờ, đủ
thẩm quyền đi nhận hàng;
 Xuất kho đúng số lượng, chất lượng,
chủng loại ghi trên phiếu xuất kho;
 Hàng nhập trước xuất trước, nhập sau
xuất sau;
 Thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ sau
khi giao hàng 148 
 Thực hiện nội dung yêu cầu, nguyên tắc
trong bảo quản hàng hóa.
üPhân bổ hàng hóa trong kho: dựa vào đặc
điểm tính chất hàng hóa, quy luật nhập
trước xuất trước, sơ đồ vị trí kho.
üChất xếp hàng hóa: xác định phương
pháp chất, xếp phù hợp với đặc điểm,
tính chất của hàng hóa.
üQuản lý nhiệt độ, độ ẩm: chọn vật liệu
thích hợp khi xây dựng kho, dùng quạt
thông gió, chất hút ẩm, che phủ
149 
Thực hiện quy định phòng cháy chữa
cháy, phòng gian bảo mật:
üQuy định rõ nội quy về phòng cháy
chữa cháy, phòng gian bảo mật phổ
biến tới tất cả nhân viên trong kho;
Thực hiện vệ sinh, sát trùng kho: đặt
ra quy định và thực hiện thường
xuyên, định kỳ, quy rõ trách nhiệm.
Các biện pháp khác: tăng cường cơ sở
vật chất, chứng từ sổ sách hợp lý, tổ
chức thi đua, khuyên khích vật chất.
150 
d) Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện
quản lý hàng tồn kho
 Mục đích: đảm bảo xuất nhập
đúng nguyên tắc, thực hiện đúng yêu
cầu, biện pháp, chế độ bảo quản, giảm
chi phí cho hàng tồn kho
Nội dung:
Kiểm tra, theo dõi quá trình thực hiện
các nghiệp vụ kho.
Đánh giá các kết quả đạt được.
151 
Chỉ tiêu mức hao hụt:
So sánh hao hụt thực tế với cho phép
để đánh giá mức độ bảo quản hàng
hóa.
M = Htt – Hđm
Trong đó:
M: Mức hao hụt
Htt:: Hao hụt thực tế
Hđm : Hao hụt định mức
M > 0 : Công tác bảo quản chưa tốt
152 
Chỉ tiêu chi phí bảo quản
Chi phí bình quân cho một đơn vị (tấn)
ngày hàng dự trữ (K)
C bq : Chi phí bảo quản trong kỳ
D : Lượng hàng dự trữ trong kỳ
T : Thời gian theo lịch trong kỳ
(ngày)
(đ/tấn/ngày)
153 
Khối lượng hàng lưu chuyển qua kho:
Phản ánh số hàng hóa xuất, nhập, bảo
quản, ở trong kho trong từng khoảng
thời gian nhất định
Qtc = Qn + Qx
 Trong đó:
 Qtc : Khối lượng hàng hóa lưu chuyển
Qn : Khối lượng hàng hóa nhập kho
Qx : Khối lượng hàng hóa xuất kho
Xử lý: So sánh kết quả với mục tiêu đề ra, tìm nguyên
nhân sai lệch và biện pháp khắc phục/