Bài giảng Quản trị - Chương 7: Chức năng kiểm soát - Nguyễn Xuân Minh

1 
CHƯƠNG 7: 
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT 
PGS, TS Nguyễn Xuân Minh 
Chương 7 
Khái niệm và vai trò của kiểm soát 
Tiến trình kiểm soát 
Đo lường kết quả thực hiện 
So sánh kết quả thực hiện với chỉ tiêu 
Tiến hành hoạt động quản trị 
III. Các loại kiểm soát 
Kiểm soát phòng ngừa 
Kiểm soát tại chỗ 
Kiểm soát phản hồi 
IV. Các tiêu chuẩn của hệ thống liểm soát hiệu quả 
Chính xác - Kịp thời - Kinh tế - Linh hoạt - Dễ hiểu - Các tiêu chí hợp lý - Tập trung vào các vấn đề chiến lược - Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ - Đa tiêu chí - Hành động hiệu chỉnh 
Company Logo 
Nội dung 
Khái niệm và vai trò của kiểm soát 
Quy trình kiểm soát 
Các loại kiểm soát 
Các tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu quả 
Khái niệm kiểm soát 
Kiềm soát là quá trình kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm bảo chúng đang được thực hiện theo đúng kế hoạch và điều chỉnh những sai lệch 
 Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những mục tiêu đã được hoạch định, trên sơ cở đó đưa ra những quyết định phù hợp. 
 Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, cho nên mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện kiểm tra. 
 Nguyên tắc của kiểm tra là phải đảm bảo tính độc lập và khách quan. 
Company Logo 
Vai trò của nhà kiểm soát 
 Giúp nhà quản trị biết được các mục tiêu của tổ chức có được thực hiện đúng không và lý do tại sao thực hiện được hoặc không thực hiện được. 
 Giúp nhà quản trị biết được lý do tại sao mục tiêu thực hiện được hoặc không thực hiện được, để có điều chỉnh kịp thời. 
 Giúp nhà quản trị thực hiện quá trình ủy quyền tốt hơn (thông tin và thông tin phản hồi). 
Quy trình kiểm soát 
 Đo lường kết quả hoạt động thực tế 
2. So sánh kết quả hoạt động với các tiêu chuẩn 
3. Tiến hành các hoạt động quản lý 
Quy trình kiểm soát 
Vòng phản hồi kiểm tra 
Đo lường kết quả hoạt động 
Xác định các tiêu chí đo lường: 
 Liên quan đến công việc 
 Định lượng và khách quan 
 Cảm tính và chủ quan 
 Phương pháp đo lường: 
 Quan sát cá nhân 
 Báo cáo thông kê 
 Báo cáo trực tiếp 
 Báo cáo bằng văn bản 
So sánh kết quả với tiêu chuẩn 
Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được (Acceptable range of variation) 
 Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn 
Giới hạn trên 
Giới hạn dưới 
Thời gian (t) 
Khoảng sai 
lệch chấp nhận được 
Tiêu chuẩn 
Các loại kiểm soát 
Kiểm soát phòng ngừa 
Kiểm soát tại chỗ 
Kiểm soát dựa trên thông tin phản hồi 
ĐẦU VÀO 
QUÁ TRÌNH 
ĐẦU RA 
Kiểm soát phòng ngừa 
Kiểm soát 
tại chỗ 
Kiểm soát 
sau 
Dự báo các vấn đề nảy sinh 
Điều chỉnh các vấn đề khi chúng xảy ra 
Điều chỉnh vấn đề sau khi chúng xảy ra 
Những hình thức kiểm tra 
Kiểm tra lường trước 
Kiểm tra/ kiểm soát trong quá trình hoạt động 
Kiểm tra sau khi kết thúc/ phản hồi 
Các phương pháp kiểm tra đánh giá 
Phương pháp phòng thí nghiệm 
Phương pháp cảm quan 
Phương pháp chuyên viên 
14 
Phương pháp phòng thí nghiệm 
Phöông phaùp naøy ñöôïc söû duïng trong tröôøng hôïp caùc chæ tieâu kinh teá, kyõ thuaät cô baûn. cuõng ñoàng thôøi laø caùc thoâng soá caàn ñaùnh giaù (Coâng suaát ñoäng cô, toác ñoä quaït gioù, haøm löôïng, toác ñoä, ñoä maøi moøntyû giaù, laõi suaát, lôïi nhuaän, ) 
15 
 Ño tröïc tieáp: Ño tröïc tieáp ñoä daøi, troïng löôïng, coâng suaát, thaønh phaàn, doanh soá, lôïi nhuaän.. 
 Phöông phaùp phaân tích : Xaùc ñònh haøm löôïng, thaønh phaàn hoùa hoïc, taïp chaát, moät soá tính chaát lyù hoïc, söï co giaõn, ñoä beàn...cuûa saûn phaåm hoaëc caùc chæ soá lieân quan ñeán caùc hoaït ñoäng SXKD. 
 Phöông phaùp tính toaùn: Tính naêng suaát, hieäu quaû, giaù thaønh, tuoåi thoï, hao phí nguyeân lieäu... 
Phương pháp phòng thí nghiệm 
16 
Phöông phaùp naøy laø cho chuùng ta nhöõng soá lieäu chính xaùc. Caùc keát quaû ñaùnh giaù coù caùc thöù nguyeân roõ raøng, deã so saùnhTuy nhieân, phöông phaùp naøy khaù toán keùm, ñoøi hoûi phaûi coù caùc thieát bò, maùy moùc thí nghieäm Trong nhieàu tröôøng hôïp, ta caàn phaûi phaù huûy saûn phaåm ñeå thöïc hieän caùc cuoäc thöû nghieäm cho neân khoâng phaûi baát kyø luùc naøo cuõng coù theå thöïc hieän ñöôïc. 
Phương pháp phòng thí nghiệm 
17 
Laø phöông phaùp ñaùnh giaù döïa treân vieäc söû duïng caùc thoâng tin thu ñöôïc qua söï caûm nhaän cuûa caùc cô quan thuï caûm cuûa con ngöôøi khi tieáp xuùc, tieâu duøng saûn phaåm nhö : thò giaùc, thính giaùc, khöùu giaùc, xuùc giaùc vaø vò giaùc.söï caûm nhaän veà thaùi ñoä khaùch haøng, nhöõng tín hieäu thò tröôøng. 
Phương pháp cảm quan 
18 
Keát quaû cuûa ñaùnh giaù phuï thuoäc raát nhieàu vaøo trình ñoä, kinh nghieäm, thoùi quen cuûa caùc chuyeân vieân giaùm ñònh. 
Keát quaû cuûa phöông phaùp naøy ñoâi luùc keùm chính xaùc so vôùi phöông phaùp thí nghieäm, nhöng laïi ñôn giaûn, ít toán keùm, nhanh. 
Phöông phaùp naøy ñöôïc duøng phoå bieán ñeå xaùc ñònh giaù trò caùc chæ tieâu chaát löôïng thöïc phaåm, moät soá chæ tieâu thaåm myõ nhö : Muøi, vò, maãu maõ, trang trí, caùc chæ tieâu kinh teá, xaõ hoäi...). 
Phương pháp cảm quan 
19 
Cô sôû khoa hoïc cuûa phöông phaùp naøy laø döïa treân caùc keát quaû cuûa caùc phöông phaùp thí nghieäm, phöông phaùp caûm quan, toång hôïp, xöû lyù vaø phaân tích yù kieán giaùm ñònh cuûa caùc chuyeân vieân roài tieán haønh cho ñieåm. Tuy nhieân, phöông phaùp chuyeân vieân mang tính chuû quan, keát quaû ñaùnh giaù phuï thuoäc vaøo phaûn öùng töï nhieân, kinh nghieäm vaø taâm lyù cuûa chuyeân vieân. Do ñoù khi söû duïng phöông phaùp naøy, khaâu quan troïng nhaát laø khaâu tuyeån choïn chuyeân vieân. Khi toå chöùc ñaùnh giaù baèng phöông phaùp naøy, ngöôøi ta thöôøng toå chöùc theo hai bieán theå: 
Phương pháp chuyên viên 
20 
Phöông phaùp DELPHI: Theo caùch naøy, caùc chuyeân vieân ñaùnh giaù khoâng ñöôïc gaëp gôõ, tieáp xuùc vaø trao ñoåi vôùi nhau khi ñaùnh giaù. 
 Vôùi hình thöùc naøy caùc keát quaû ñaùnh giaù raát khaùch quan, nhöng chuùng coù nhöõng giaù trò heát söùc taûn maïn, ñoøi hoûi phaûi coù heä thoáng xöû lyù soá lieäu toát, môùi cho keát quaû cuoái cuøng chính xaùc. 
Phöông phaùp PATERNE: Trong caùch naøy, caùc chuyeân vieân ñöôïc tieáp xuùc trao ñoåi vôùi nhau, yù kieán giaùm ñònh cuûa töøng chuyeân vieân laø cô sôû caáu thaønh yù kieán chung cuûa caû nhoùm. 
 Keát quaû thu ñöôïc trong caùch naøy cho nhöõng keát quaû khaù taäp trung, nhöng ñoâi khi thieáu tính khaùch quan. 
Phương pháp chuyên viên 
Tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu quả 
Chính xác 
Kịp thời 
Kinh tế 
Linh hoạt 
Dễ hiểu 
Các tiêu chí hợp lý 
Tập trung vào các vấn đề chiến lược 
Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ 
Đa tiêu chí 
Hành động hiệu chỉnh 
Thank You !