Bài giảng Quản trị - Chương 1: Tổng quan về quản trị - Nguyễn Xuân Minh

PGS, TS Nguyễn Xuân Minh 
CHƯƠNG 1: 
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ 
Mục tiêu 
Sau khi đọc và nghiên cứu chương này, bạn có thể: 
Mô tả một tổ chức là gì và khái niệm về tổ chức 
Nắm được thế nào là một nhà quản trị và vai trò của nhà quản trị 
Đinh nghĩa về quản trị ; p hân biệt giữa hiệu quả và hiệu suất 
Mô tả những chức năng cơ bản của quản trị và tiến hành quản trị 
Xác định những vai trò mà nhà quản trị thực hiện 
Những kĩ năng cần có ở nhà quản trị 
Nội dung 
Khái quát về tổ chức 
Khái niệm về tổ chức 
Các đặc trưng cơ bản tổ chức 
II. Khái niệm quản trị 
III. Các chức năng quản trị 
Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức 
Theo quá trình quản trị	 
IV. Nhà quản trị 
Các cấp bậc của nhà quản trị 
Các kỹ năng quản trị 
Mối quan hệ giữa cấp bậc của nhà quản trị và kỹ năng quản trị 
Vai trò của nhà quản trị 
Tại sao phải quản lý? 
Forbes: “Các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng được quản lý tốt” (trường hợp của Microsoft). 
“hơn 90% các thất bại kinh doanh là do sự thiếu năng lực & thiếu kinh nghiệm quản lý” (Báo cáo về các SMEs – Bank of America). 
Tổ chức là gì? 
Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người có chủ định nhằm thực hiện những mục đích cụ thể. 
Lợi ích của tổ chức: 
	- Làm được những việc mà một cá nhân không thể làm được 
	- Tạo được NSLĐ cao hơn hẳn so với lao động đơn lẻ 
	- Tập hợp được nhiều người 
Con người 
Mục đích 
Cấu trúc 
rõ ràng 
Tổ chức 
Company Logo 
Hệ thống tổ chức bao gồm nhiều bộ phận,phần tử gắn kết chặt chẽ, hợp lý để tạo ra tính chất mới ( tính trồi ) mà các phần tử này để riêng rẽ sẽ không có. 
Các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam 
Doanh nghiệp nhà nước 
 Công ty cổ phần 
 Công ty TNHH một thành viên và hai thành viên 
 Công ty hợp danh 
 Doanh nghiệp tư nhân 
 Hợp tác xã 
 Chủ sở hữu 
 Địa vị pháp lý 
 Trách nhiệm tài sản của các thành viên 
 Khả năng huy động vốn 
 Chuyển đổi hình thức sở hữu 
Ai là nhà quản trị? 
 Nhà quản trị (Managers): 
 điều phối hay giám sát hoạt động của người khác 
Nhân viên thừa hành (Non-managerial employees): 
 trực tiếp thực hiện công việc và không có nhân viên cấp dưới 
Cấp bậc quản trị và nhiệm vụ 
Tỷ lệ % thời gian dành cho từng chức năng quan trị theo cấp bậc 
Quản trị viên cấp cao (Top managers) 
Phát triển và xem xét các kế hoạch và chiến lược dài hạn. 
Điều phối hoạt động và đảm bảo sự hợp tác giữa các bộ phận 
Đánh giá tổng quát tình hình hoạt động của các bộ phận khác nhau. 
Tham gia vào quá trình tuyển chọn nhân sự chủ chốt của công ty. 
Thảo luận và bàn bạc với các quản trị viên cấp dưới về các vấn đề chung 
Quản trị viên cấp trung (Middle managers) 
Lập kế hoạch trung hạn và chuẩn bị cho kế hoạch dài hạn để các quản trị viên cấp cao xem xét. 
Điều phối hoạt động của bộ phận mình phụ trách: 
Thiết lập chính sách bộ phận. 
Xem xét các báo cáo hàng ngày, hàng tuần về tình hình sản xuất và kinh doanh. 
Bàn bạc với các nhà quản trị cấp dưới vấn đề sản xuất, nhân sự, bán hàng,.... 
Tham gia vào quá trình tuyển dụng và lựa chọn nhân sự. 
Quản trị viên cấp cơ sở (First-line managers) 
Lập kế hoạch chi tiết và kế hoạch ngắn hạn. 
Phân công nhiệm vụ cụ thể. 
Quan sát hoạt động của cấp dưới. 
Giám sát các công việc hàng ngày. 
Đánh giá thành tích cấp dưới. 
Duy trì mối quan hệ mật thiết với nhân viên thừa hành. 
«Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước» (Quản trị học – ĐHKTQD). 
Quản trị là gì? 
Quản trị là gì? 
	“Quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu thông qua các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát” (Essentials of Management – Andrew Dubrin). 
Các khía cạnh của nhà quản trị 
Chủ thể quản trị 
 ra các quyết định quản trị 
 Đối tượng quản trị 
 con người trong tổ chức 
 Quản trị là một tiến trình 
 được định hướng bởi các mục tiêu 
 gồm 04 giai đoạn: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo & kiểm soát 
Các nguồn lực và lợi thế cạnh tranh 
Các nguồn lực vật chất: 
 vốn, công nghệ, nhà máy, thiết bị, khu vực địa lý, khả năng tiếp cận nguồn nguyên liệu,.. 
 Nguồn nhân lực: 
 học vấn, kinh nghiệm, khả năng phán đoán, tình báo, quan hệ, 
 Nguồn lực tổ chức: 
 cấu trúc chính thức, các quy trình, quan hệ chính thức,.. 
Vai trò của quản trị đối với tổ chức 
Từ tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuất 
Từ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản trị 
Từ những yếu tố làm tăng vai trò của quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại 
Trong hoạt động kinh doanh, luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả 
 “Một nhà quản trị giỏi có thể biến rơm thành vàng và một nhà quản trị tồi sẽ làm ngược lại” 
Hiệu suất & hiệu quả 
Hiệu suất (Efficiency): Doing Things Right 
 đạt được kết quả với sử dụng đầu vào ít nhất 
 Hiệu quả (Effectiveness): Doing Right Things 
 thực hiện các hoạt động để đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành 
Sử dụng nguồn lực 
Thực hiện mục tiêu 
Hoạt động quản trị nhằm đạt được 
- Mức độ lãng phí nguồn lực thấp nhất (hiệu suất cao) 
- Đạt được mục tiêu cao nhất (hiệu quả cao) 
Hiệu suất 
(phương tiện) 
Hiệu quả 
(mục tiêu) 
Nhà quản trị làm gì? 
HOẠCH ĐỊNH 
Planning 
TỔ CHỨC 
Organizing 
LÃNH ĐẠO 
Leading 
KIỂM SOÁT 
Controlling 
ĐẠT 
ĐƯỢC 
CÁC 
MỤC 
TIÊU 
CỦA 
TỔ 
CHỨC 
 Xác định mục tiêu và các phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. 
 Thiết lặp chiến lược và phát triển hệ thống kế hoạch để kết hợp các hoạt động 
 Phân bổ và điều phối nhân lực và các nguồn lực khác để triển khai các kế hoạch đề ra. 
 Xác định phải thực hiện cái gì, thực hiện như thế nào và ai thực hiện 
 Gây ảnh hưởng đến người khác để họ thể hiện những hành vi nhằm thực hiện mục tiêu đề ra. 
 Chỉ đạo & động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các xung dột 
- Điều tiết các hoạt động tổ chức để đảm bảo thành tích thực tế có đáp ứng được các tiêu chuẩn kỳ vọng và mục tiêu hay không. 
- Kiểm soát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đang được thực hiện như kế hoạch đã định 
PHẢN HỒI 
Vai trò của nhà quản trị 
Nhà quản trị 
- Vị thế - Quyền hạn - Nghiệp vụ 
Vai trò quan hệ với con người (Interpersonal role) 
Nhà quản trị tác động qua lại với người khác như thế nào? 
 Người đại diện - Người lãnh đạo - Trung tâm liên lạc 
	 (Figurehead)	 (Leader)	 (Liaison) 
Vai trò thông tin (Informational role) 
Nhà quản trị trao đổi và xử lý thông tin như thế nào? 
- Người thu thập, thẩm định - Người phổ biến thông tin - Người phát ngôn 
	(Monitor)	 (Disseminator) (Spokesman) 
Vai trò quyết định (Decisional role) 
Nhà quản trị sử dụng thông tin trong quá trình ra quyết định ntn? 
- Người khởi xướng (Entrepreneur) - Người phân bổ nguồn lực (Resource allocator) 
- Người xử lý xáo trộn (Disturbance handler)- Người đàm phán (Negotiator) 
Vai Trò Đại Diện Chào mừng khách, ký văn bản, luật lệ  
Vai Trò Lãnh Đạo Phối hợp & kiểm tra thuộc cấp  
Vai Trò Liên Lạc Quan hệ với người khác trong & ngoài tổ chức  
Vai trò quan hệ với con người 
10 vai trò quản trị của Mintzberg 
Truyền Đạt Thông 	 Chuyển tải các thông tin trong nội bộ tổ chức 
Tin Nội Bộ 	 thông qua các cuộc họp, điện thoại 
Truyền Thông ra 	 Cung cấp thông tin ra bên ngoài tổ chức thông 
Bên Ngoài 	 qua các phương tiện thông tin	 	 
Thu Thập Thông Tin 	 Qua các báo, tạp chí, báo cáo , những 
	thông tin nội bộ & bên ngoài tổ chức có 
	thể ảnh hưởng đến tổ chức 
Vai Trò Thông Tin 
10 vai trò quản trị của Mintzberg 
Người khởi xướng 	 Hành động như một người tiên phong, cải tiến 
	 các hoạt động của tổ chức, phát triển các 
	chương trình hành động 
Phân Phối 	 Phân bổ ngân sách, nhân lực, thời gian  
Nguồn Lực 	 
Đàm Phán 	 	 Thương lượng, đàm phán	 	 
Giải Quyết các 	 Thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi tổ chức 
Xáo Trộn 	 đối mặt với những khó khăn không tiên liệu trước, 
	 những cuộc khủng hoảng 
Vai Trò Quyết Định 
10 vai trò quản trị của Mintzberg 
Các kỹ năng của nhà quản trị 
Nhóm kỹ năng chuyên môn (Technical skills) 
Nhóm kỹ năng giao tiếp (Communication skills) 
Nhóm kỹ nhân sự (Human skills) 
Nhóm kỹ năng khái quát hóa (Conceptual skills) 
Kỹ năng chuyên môn (Technical skills) 
Kiến thức và khả năng vận dụng một cách thành thạo những kiến thức vào 1 lĩnh vực cụ thể 
 Các loại kỹ năng chuyên môn 
 Một nhà quản trị có cần phải giỏi kỹ năng chuyên môn? 
Microsoft: năng lực các nhà quản lý 
Kỹ năng chuyên môn: 
 Nhà quản lý nhóm lập trình là nhân viên lập trình 
 Người phụ trách công tác tiếp thị là chuyên viên tiếp thị 
 Người phụ trách kinh doanh là nhân viên bán hàng xuất sắc 
Lý do: 
 Sự nể phục của cấp dưới 
 Ra quyết định chuyên môn 
 Nhà quản trị phải hiệu vấn đề của cấp dưới 
Kỹ năng giao tiếp (Communication skills) 
Khả năng diễn đạt các ý tưởng bằng lời và hành động 
 Kỹ năng trình bày: viết và nói 
 Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi 
 Có được sự tín nhiệm của đồng nghiệp và cấp dưới 
Company Logo 
www.themegallery.com 
Kỹ năng nhân sự (Human skills) 
Kỹ năng huấn luyện & cố vấn 
 xây dựng mạng lưới quan hệ nội bộ & bên ngoài 
Kỹ năng làm việc theo nhóm. 
Kỹ năng hợp tác và cam kết 
 Giải quyết tốt các mâu thuân trong tập thể 
 Khả năng làm việc trong môi trường đa dạng & đa văn hóa 
 Động viên, khuyến khích người khác làm việc và sáng tạo. 
Kỹ năng tư duy (Conceptual skills) 
Khả năng nhận dạng cơ hội để đổi mới vấn đề. 
 Khả năng thu thập, sử dụng & lựa chọn các thông tin để giải quyết vấn đề. 
Khả năng nhận ra nơi có vấn đề và triển khai các giải pháp 
 Hiểu rõ mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và ngành. 
Cấp quản lý và các kỹ năng quản trị 
Conceptual skills 
Human skills 
Technical skills 
Top 
managers 
Middle managers 
First-line managers 
Communication skills 
Khả năng tổng hợp vấn đề của doanh nghiệp như một tổng thể và biết cách làm cho doanh nghiệp thích ứng với ngành, cộng đồng và thế giới 
Khả năng của nhà quản trị để làm việc tốt như một thành viên trong nhóm & như một người lãnh đạo 
Khả năng hiểu biết và thành thạo về những lĩnh vực kỹ thuật/chuyên môn 
Tình huống 
	Một ông giáo sư kinh tế được mời về một bệnh viện để giảng về vấn đề quản lí. Cuối buổi giảng thì có một vị giáo sư bác sĩ đáng kính nói những kiến thức đó chỉ áp dụng cho các công ty, chúng tôi là bác sĩ không cần đến quản trị 
Nếu bạn là ông giáo sư kinh tế bạn sẽ giải thích như thế nào để ông bác sĩ đồng tình ý kiến. 
Bạn có nghĩ rằng một vị giáo sư bác sĩ có thể phát biểu như vậy không? Giải thích lí do ông ta phát biểu như vậy? 
Nếu quản trị thực sự quan trọng thì lí do gì nó bị phủ nhận ở các tổ chúc phi lợi nhuận? 
Thank You ! 
QUẢN TRỊ HỌC 
PGS, TS Nguyễn Xuân Minh 
MANAGEMENT