Bài giảng Phân tích hệ thống khảo sát và tập hợp thông tin

Chương 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
KHẢO SÁT VÀ TẬP HỢP THÔNG TIN
Vòng đời phát triển hệ thống
Giai đoạn II: Phân tích
Input:
Dự án được chấp nhận với kế hoạch dự án và trong trạng
thái làm việc
Output:
Yêu cầu hệ thống và các kế hoạch thay đổi, cải tiến tốt
nhất cho hệ thống mới
Đầu ra của giai đoạn này = đầu vào của giai đoạn
kế tiếp
Giai đoạn II: Phân tích
Mục đích:
Làm thế nào để xác định các yêu cầu đối với hệ thống?
Làm thế nào để tập hợp các yêu cầu phát sinh?
Làm thế nào để lựa chọn các chiến lược thiết kế thay thế
tốt nhất?
Quá trình:
Xác định yêu cầu
Tập hợp yêu cầu
Thành phần tham gia
Đội phân tích hệ thống + những người dùng cuối
Bước 1: Hiểu “hệ thống cũ” hoạt động ntn?
◦ “Hệ thống mới” nhận được gì từ “hệ thống cũ” ?
Nhiệm vụ:
◦ Xem xét lại tài liệu làm bằng chứng.
Ba bước của giai đoạn phân tích (1)
Bước 2: Xác định cơ hội cải tiến
◦ Cần các kỹ năng hoạt động (chúng ta làm gì?) và kỹ
năng, kỹ thuật (chúng ta thực hiện như thế nào?)
Nhiệm vụ:
◦ Bài toán phân tích.
◦ Kỹ thuật phân tích.
◦ Đầu ra phân tích.
Ba bước của giai đoạn phân tích (2)
Bước 3: Phát triển khái niệm cho hệ thống mới?
Nhiệm vụ:
◦ Phát triển mô hình xử lý.
◦ Phát triển mô hình khái niệm.
Ba bước của giai đoạn phân tích (3)
Bảng các nội dung.
Tóm tắt công việc thực hiện.
Các yêu cầu của hệ thống.
Dự kiến công việc.
Chiến lược phân tích (Tóm tắt các nhiệm vụ phân tích )
Giới thiệu hệ thống (Tóm tắt các khái niệm, các khả năng thay
đổi khác nhau)
Phân tích tính khả thi.
Xây dựng mô hình hành vi và cấu trúc.
Phụ lục, kết quả khái quát, phỏng vấn, báo cáo, kết
quả thiết kế, ...
Một số công việc cần làm
KHẢO SÁT VÀ TẬP HỢP 
THÔNG TIN
3.2 - 9
Có những kỹ thuật tìm hiểu thực tế nào?
Ưu điểm và nhược điểm của từng loại ?
Những thông tin nào mà một nhà phân tích hệ thống
phải thu thập là gì ?
Kỹ thuật tìm hiểu thực tế nào là tối ưu nhất?
Vai trò của đạo đức trong quá trình tìm hiểu thực tế là
gì?
GIỚI THIỆU
Tìm hiểu thực tế là quá trình chính thức của việc sử
dụng nghiên cứu, phỏng vấn, câu hỏi, lấy mẫu, và
các kỹ thuật khác để thu thập thông tin về hệ thống,
yêu cầu và sở thích. được gọi là thu thập thông tin
hoặc thu thập dữ liệu.
Công cụ, dữ liệu, mô hình quá trình, sự kiện tài liệu,
và kết luận được rút ra từ thực tế. (Nếu bạn không thể
thu thập các dữ liệu, bạn không thể sử dụng các công cụ).
Tại sao phải tìm hiểu thực tế ?
Trong giai đoạn phân tích: Tìm hiểu các vấn đề, cơ
hội, khó khăn, yêu cầu và ưu tiên của doanh nghiệp và
hệ thống.
Trong giai đoạn thiết kế: Tìm hiểu thực tế kỹ thuật để
các nhà phân tích cố gắng tìm hiểu thêm về các công
nghệ được lựa chọn cho hệ thống mới.
Trong giai đoạn cung cấp hệ thống: Tìm hiểu thực tế
là quan trọng trong việc xác định một hệ thống đã đến
thời điểm cần phải được xây dựng lại.
Thông tin nào và khi nào cần tập hợp?
 Bất kỳ hệ thống thông tin nào cũng được kiểm tra
về bốn khối xây dựng: DỮ LIỆU, QUY TRÌNH,
GIAO DIỆN, NỀN TẢNG.
Phân tích các tổ chức hiện nay
Tổ chức/ hệ thống
Thông tin cần
Các hoạt động, các
bước
Dữ liệu cần để hỗ trợ công việc
(Định nghĩa, khối lượng, kích thước,)
Mục tiêu: bộ nhớ gì
và làm thế nào công việc
được thực hiện
Các sự kiện chính ảnh 
hưởng đến dữ liệu
Quy tắc chi phối DL như thế
Nào được xử lý và biến đổi
Những người liên quan
Khi nào, như thế nào và do ai
dữ liệu được di chuyển, chuyển đổi
và lưu trữ
Các PP xác định yêu cầu hệ thống
Phương pháp truyền thống:
Phỏng vấn
Khảo sát qua bảng câu hỏi
Quan sát trực tiếp
Phân tích tài liệu
Phương pháp hiện đại
Joint Application Design
Group Support System (GDSS)
Case tools
Prototyping
Radical methods
Business Process Reengineering (BPR)
Phân tích tài
liệu
Tìm kiếm sơ đồ tổ chức
Tài liệu lịch sử dẫn đến dự án
Phân tích tài liệu
Hệ thống chính là cách thức một hệ thống hoạt động
như mô tả trong tài liệu của tổ chức, ví dụ làm thế
nào để xử lý khiếu nại của khách hàng
Thu thập thông tin về hệ thống hiện tại và tương lai
(các báo cáo bằng văn bản của các phòng ban nội
bộ)
Phân tích chiến lược và mục tiêu của tổ chức
Ví dụ về các tài liệu được phân tích
Biên bản cuộc họp
Báo cáo thường niên
Nhiệm vụ và chiến lược kinh doanh
Mô tả công việc
Các báo cáo tư vấn
Đào tạo hướng dẫn sử dụng
Sơ đồ luồng và mô tả của hệ thống hiện tại
Phỏng vấn các nhà quản lý
Quan sát môi
trường làm
việc
Hình
thức
quan
sát?
Khối lượng công
việc là bình thường
Khối lượng công
việc tăng dần
Ưu điểm của việc quan sát?
Độ tin cậy cao
Chi phí rẻ
Có thể ước lượng công việc
Nhược điểm của việc quan sát?
Người bị quan sát thường không thoải mái
Không đánh giá được độ phức tạp của công việc
Có thể bỏ qua một số thao tác quan trọng ở thời điểm đặc biệt
Việc quan sát có thể bị gián đoạn
Phụ thuộc vào người bị quan sát có muốn cho xem hay không
Làm thể nào để quan sát hiệu quả?
Xác định ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào của các 
quan sát.
Được sự cho phép từ người giám sát hoặc quản lý
Thông báo cho người sẽ được quan sát biết mục đích của quan sát
Hãy ghi chú trong hoặc ngay sau khi quan sát được
Không làm gián đoạn các cá nhân tại nơi làm việc, không đặt ra các 
giả định
Bảng câu hỏi
Chọn người tham dự
Thiết kế câu hỏi
Thực thi bảng câu hỏi
Tiếp tục
Ưu điểm của bảng câu hỏi?
Kết quả phản hồi nhanh
Thực hiện đơn giản
Rẻ cho việc thu thập dữ liệu với số lượng lớn người tham gia
Cho phép ẩn danh
Có nhiều khả năng để cung cấp các dữ liện thực tế.
Nhược điểm của bảng câu hỏi?
Không linh hoạt
Nhóm người được hỏi thường ít
Không đảm bảo một cá nhân sẽ trả lời hoặc mở rộng trên tất 
cả các câu hỏi
Không có sự tương tác 2 chiều
Khó khăn để chuẩn bị được câu hỏi tốt
Bắt đầu với việc không đe doạ, các câu hỏi thú vị.
Cấu trúc mạch lạc, tránh lộn xộn.
Đừng đặt những mục quan trọng vào phần cuối của
bảng câu hỏi.
Không tập trung quá nhiều vào một trang.
Tránh tóm tắt.
Tránh thành kiến hoặc gợi ý.
Kiểm tra bảng câu hỏi trước khi tiến hành.
Đảm bảo việc ẩn danh.
Để thiết kế bảng câu hỏi tốt
Tránh dùng những từ mơ hồ trong câu hỏi.
Tránh dùng các câu hỏi dài.
Tránh dùng một câu hỏi cho nhiều vấn đề khác nhau.
Tránh dùng những câu hỏi chung chung.
Tránh dùng những câu hỏi dẫn dắt.
Tránh dùng các câu hỏi phủ định.
Tránh dùng các thuật ngữ chuyên môn.
Tránh dùng câu hỏi mà người trả lời không có kiến thức cần thiết.
Tránh sự không tương xứng giữa câu hỏi và câu trả lời trong câu hỏi
đóng.
Tránh hỏi các vấn đề đòi hỏi quá mức về trí nhớ.
Tránh hỏi các thông tin không được thu thập.
Bảo đảm trật tự hợp lý của các câu hỏi.
Một số lưu ý khi thiết kế bảng câu
Trước khi thiết kế câu hỏi, hãy tự trả
lời bạn cần thông tin để làm gì? 
Nếu không chắc chắn, hãy xem xét việc
loại bỏ câu hỏi đó ra khỏi bản câu hỏi. 
Phỏng vấn
Chọn người được phỏng vấn
Thiết kế câu hỏi phỏng vấn
Chuẩn bị phỏng vấn
Hướng dẫn phỏng vấn
Thực hiện phỏng vấn
Chuẩn bị phỏng vấn
Suy nghĩ cẩn thận về chủ đề muốn phỏng vấn.
Đặt hẹn.
Chuẩn bị câu hỏi.
Câu hỏi rõ ràng, tránh hiểu sai nghĩa.
Kế hoạch thực hiện các câu hỏi (kiểm tra xem bạn có đủ thời gian để
hoàn thành cuộc phỏng vấn).
Tham khảo các nguồn thông tin khác để biết thêm thông tin.
Lắng nghe và ghi chép cẩn thận.
Cảm ơn và ghi chép kết quả phỏng vấn bằng văn bản trong vòng 48 giờ.
Không đặt kỳ vọng về hệ thống mới hoặc thay thế hệ thống trừ khi chắc
chắn những tính năng đó sẽ là một phần của hệ thống mới.
Xác định mức độ và nội dung khác nhau từ các cuộc phỏng vấn
1 - 30
Ưu điểm của phỏng vấn?
Người được phỏng vấn trả lời một cách tự do và công 
khai cho các câu hỏi
Nhà phân tích hệ thống có thể thăm dò phản hồi từ 
nhiều người được phỏng vấn
Có sự tương tác 2 chiều
Là cơ hội để quan sát giao tiếp phi ngôn ngữ của người 
được phỏng vấn.
Nhược điểm của phỏng vấn?
Là cách tiếp cận tốn kém (thời gian,)
Thành công phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng của người 
phân tích hệ thống
Phỏng vấn có thể gặp khó khăn do vị trí của người 
được phỏng vấn.
3.2 - 33
Kiểu câu hỏi ví dụ
Câu hỏi đóng * Có bao nhiêu cuộc điện thoại 
được nhận trên một ngày?
* Có bao nhiêu loại khách hàng?
* Bạn muốn hệ thống mới cung cấp
thông tin gì?
Câu hỏi mở * bạn nghĩ gì về hệ thống hiện tại?
* Những vấn đề cơ bản nào bạn 
bạn đối mặt hàng ngày?
* Bạn quyết định chiến dịch quảng 
cáo thực hiện như thế nào?
Câu hỏi tìm kiếm * Tại sao?
* Bạn có thể đưa cho tôi một số ví dụ?
* Bạn có thể giải thích chi tiết hơn?
Thiết kế câu hỏi phỏng vấn
3.
2 
-
34
Mức cao
rất chung
Mức trung gian
Xác định ở mức
độ vừa phải
Mức thấp
rất chi tiết
Từ trên xuống
Từ dưới lên
Chiến lược hỏi phỏng vấn
3.2 - 35
BÁO CÁO PHỎNG VẤN
Ghi chép phỏng vấn được chấp thuận bởi: ____________
Người được phỏng vấn ______________
Người phỏng vấn _______________
Ngày _______________
Mục đích chủ yếu:
Tóm tắt phỏng vấn:
Tin tức mở:
Ghi chép chi tiết:
Báo cáo phỏng vấn
Mục tiêu người phỏng vấn quan tâm là gì?
Động cơ xin việc và quan tâm đến công việc.
Đào tạo và giáo dục.
Công việc cũ.
Kiến thức kinh nghiệm trong công việc.
Khả năng hòa đồng và giao tiếp.
Tự nhận xét bản thân, ý thức trách nhiệm và cầu tiến.
Bản câu hỏi phỏng vấn
Ví dụ: Bản câu hỏi phỏng vấn cho
người đi xin việc
3.2 - 37
Phỏng vấn Bảng câu hỏi Phân tích Quan sát
tài liệu
Kiểu của As-Is As-Is As-Is As-Is
Thông tin Improve. Improve.
To-Be
Chiều sâu High Medium Low Low
Thông tin
Mở rộng Low High High Low
Thông tin
Tích hợp Low Low Low Low
Thông tin
Bao gồm Medium Low Low Low
người dùng
Giá Medium Low Low Low-
Medium 
Lựa chọn kỹ thuật khảo sát thông tin