Bài giảng Microsoft Excel

MICROSOFT EXCEL 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG 
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
CONGNGHETHONGTIN@ICTU.EDU.VN 
h ttp://fit.ictu.edu.vn 
Tổng quan về MS Excel 
“Làm quen với Excel 20 10 ” tôi giới thiệu tới các bạn về Excel 20 10 với những đặc trưng mới. Giới thiệu cách khởi động và vận hành Excel 20 10 trong môi trường Windows 7. Kèm theo đó là chi tiết về màn hình làm việc chính, hệ thống phím tắt, các Menu chính. 
Microsoft Excel 
2 
1 
Nội dung phần này: 
Làm quen với Excel 
Thao tác với workbook 
Thao tác với worksheet 
Thao tác với ô và vùng 
Sử dụng các phím tắt 
1. Làm quen với Excel 
Microsoft Excel 
3 
Thanh công cụ Ribbon 
Home : Chứa các nút lệnh : cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, .. 
Insert : Chứa các công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, v.v, vào bảng tính. 
Page Layout : Chứa các lệnh sử dụng trong việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. 
Formulas : Cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính toán của Excel. 
Data : Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu 
Review : Chứa các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, thêm chú thích,... 
View : Chứa các lệnh thiết lập chế độ hiển thị của bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,). 
1. Làm quen với Excel 
Microsoft Excel 
4 
Làm việc với nhiều bảng tính 
Bạn tạo ra nhiều bảng tính với các chủ đề khác nhau để phù hợp với nhu cầu riêng, thỉnh thoảng bạn cần tìm kiếm dữ liệu từ nhiều hơn một bảng tính bằng cách chọn Swith Windows trong Menu View. Bạn cũng có thể sắp xếp các bảng tính theo cách khác nhau. 
Chuyển đổi giữa các bảng tính 
1 Click Menu View. 
2 Click Switch Windows. 
3 Chọn bảng tính muốn hiển thị. 
Sắp xếp các bảng tính 
1 Click Menu View. 
2 Click Arrange All. 
3 Chọn kiểu sắp xếp tương ứng. 
4 Click OK. 
1. Làm quen với Excel 
Microsoft Excel 
5 
Phóng to, thu nhỏ bảng tính 
Phóng to, thu nhỏ 
1 Click Zoom In để tăng 10% kích thước cửa sổ. 
2 Điều chỉnh Zoom Slider để đạt kích thước phù hợp. 
3 Click Zoom Out để thu nhỏ 10% kích thước cửa sổ . 
Phóng to, thu nhỏ theo kích thước định sẵn 
4 Click Menu View. 
5 Click Zoom. 
6 Chọn kích thước phù hợp. 
7 Click OK . 
Thuật ngữ cần nhớ 
Workbook: 
Một workbook có thể chứa nhiều sheet, do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. 
Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.   
Worksheet: 
Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. 
Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng. Worksheet được lưu trong workbook. 
2. Thao tác với Workbook 
Microsoft Excel 
6 
Mở file Excel đã có sẵn 
Mở file Excel 
1 Click File 
2 Click Open. 
3 Tìm đường dẫn đến thư mục chứa file 
4 Chọn file muốn mở 
5 Click nút Open 
Tạo file Excel 20 10 
1 Click File 
2 Click New 
3 Xem các mẫu dựng sẵn 
4 Chọn mẫu dựng sẵn 
5 Click nút Create 
Sử dụng phím tắt: Ctrl + N 
2. Thao tác với Workbook 
Microsoft Excel 
7 
Lưu trữ bảng tính Excel 
Lưu bảng tính 
1 Click trên thanh Quick Access. 
2 Click Office Button 
3 Click Save. 
Lưu bảng tính với tên mới 
2 Click Office Button 
4 Click Save As. 
5 Chọn nơi lưu trữ file 
6 Đ ặ t tên cho file mới 
7 Click Save để lưu file 
Đóng bảng tính và thoát khỏi chương trình Excel 
Đóng bảng tính 
1 Click Office Button 
2 Click Close 
Thoát khỏi Excel : 
3 Click nút Close. 
N ếu file của bạn chưa được lưu trữ trước khi thoát hoặc có cập nhật chưa lưu , Excel sẽ hỏi bạn có muốn lưu trữ những thay đổi này không? 
A : Đồng ý lưu trữ cập nhật sau cùng 
B : Không đồng ý (giữ nguyên như lần lưu trữ trước) 
C : Tiếp tục làm việc với bảng tính hiên thời 
3. Thao tác với Worksheet 
Microsoft Excel 
8 
Sao chép, thêm mới, xóa Worksheet 
Sao chép Worksheet 
1 Click chuột phải vào Worksheet muốn sao chép. 
2 Chọn nhãn Move or Copy .. 
3 Chọn vị trí muốn đặt Worksheet 
4 Tick vào ô Create a copy. 
5 Click OK . 
Xóa Worksheet 
1 Click chuột phải vào Worksheet muốn xóa 
6 Chọn Delete . 
Tạo Worksheet mới 
1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet bất kỳ 
2 Chọn Insert 
3 Chọn Worksheet . 
4 Click OK . 
3. Thao tác với Worksheet 
Microsoft Excel 
9 
Ẩn/Hiện Worksheet 
Ẩn Worksheet 
1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet muốn ẩn. 
2 Chọn Hide. 
Hiển thị lại Worksheet đã bị ẩn 
1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet bất kỳ. 
2 Chọn Unhide. 
3 Chọn Worksheet muốn hiển thị lại. 
4 Click OK. 
3. Thao tác với Worksheet 
Microsoft Excel 
10 
Các thao tác với Worksheet 
Trong phần này, chúng tôi giới thiệu tới các bạn cách quản lý các trang bảng tính (sheet) của mình. Các thao tác cơ bản như: tạo mới, di chuyển, đổi tên, chọn bảng tính sẽ được giới thiệu bên dưới. 
Xem và lựa chọn các Worksheet 
1 Click vào tên của sheet muốn hiển thị 
Đổi tên Worksheet 
1 Double Click vào sheet muốn đổi tên và gõ tên mới 
Di chuyển vị trí các sheet 
1 Double Click vào sheet muốn di chuyển và kéo sang phải hoặc sang trái 
2 Dừng lại theo vị trí chỉ dẫn như mong muốn 
4. Thao tác với ô và vùng 
Microsoft Excel 
11 
Lựa chọn vùng dữ liệu 
Việc lựa chọn một nhóm các ô dữ liệu – vùng dữ liệu, được thực hiện khi bạn cần thiết phải copy, định dạng, thay đổi cỡ chữ v.v. của vùng dữ liệu đó. 
Chọn vùng dữ liệu liên tục 
1 Đưa trỏ chuột đến ô đầu tiên trên cùng của vùng lựa chọn. 
2 Click và kéo đến ô dưới cùng bên phải của vùng lựa chọn. 
Chọn vùng dữ liệu không liên tục 
1 Đưa trỏ chuột đến ô đầu tiên trên cùng của vùng lựa chọn. 
2 Click và kéo đến ô dưới cùng bên phải của vùng lựa chọn giữ phím Ctrl. 
3 Đưa trỏ chuột đến ô đầu tiên trên cùng của vùng tiếp theo. 
4 Click và kéo đến ô dưới cùng bên phải của vùng này. 
Chọn vùng dung bàn phím: Shift + các mũi tên, Ctrl+A 
1 
2 
1 
2 
3 
4 
4. Thao tác với ô và vùng 
Microsoft Excel 
12 
Chọn nhiều dòng/cột liên tục 
1 Đưa trỏ chuột đến tiêu đề của dòng/cột đầu tiên. 
2 Click và kéo đến tiêu đề của dòng/cột cuối cùng. 
Bạn có thể giữ phím Shift, rồi click vào tiêu đề 
 dòng/cột đầu tiên và tiêu đề dòng/cột cuối cùng để 
 chọn nhiều dòng/cột liên tục. 
Chọn nhiều dòng/cột không liên tục 
Giữ phím Ctrl 
Click chuột vào tiêu đề của dòng/cột đầu tiên kéo đến tiêu đề của dòng/cột cuối cùng của vùng đầu tiên, Nhả chuột 
Click vào tiêu đề dòng/cột đầu tiên của vùng tiếp theo kéo đến tiêu đề của dòng/cột cuối cùng của vùng tiếp theo. 
Tiêu đề cột 
Tiêu đề dòng 
4. Thao tác với ô và vùng 
Microsoft Excel 
13 
Cắt, sao chép, dán dữ liệu 
Trong quá trình làm việc với Excel, những chức năng được chúng ta sử dụng nhiều là: cắt, sao chép, dán dữ liệu. 
Cắt dữ liệu 
1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần cắt. 
2 Click menu Home . 
3 Click nút Cut (hoặc Ctrl + X). 
Sao chép dữ liệu 
1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép. 
2 Click menu Home . 
4 Click nút Copy (hoặc Ctrl + C). 
Dán dữ liệu dữ liệu 
1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép. 
2 Click menu Home . 
5 Chọn vùng dữ liệu cần dán dữ liệu. 
6 Click nút Paste để dán dữ liệu (hoặc Ctrl + V). 
4. Thao tác với ô và vùng 
Microsoft Excel 
14 
Thao tác với ô dữ liệu, hàng, cột 
Phần này chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn các thao tác với ô dữ liệu, hàng, cột: Thêm, sửa, xóa một ô dữ liệu; thêm, bớt hàng/cột. 
Thêm một ô dữ liệu vào Worksheet 
1 Click chuột tại vị trí cần thêm. 
2 Click Office Button. 
3 Chọn nút Insert 
4 Chọn Insert Cell 
5 Chọn cách chuyển vị chí ô dữ liệu hiện thời 
6 Click OK 
Di chuyển vùng dữ liệu 
1 Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển. 
2 Đưa trỏ chuột ra bên rìa của vùng dữ liệu đã chọn. 
3 Kéo vùng dữ liệu được chọn đến vị trí mới 
Xóa ô dữ liệu 
1 Chọn vùng dữ liệu cần xóa. 
2 Click Office Button. 
3 Chọn nút Delete 
4 Chọn Delete Cell. 
5 Chọn cách dồn dữ liệu sau khi xóa ô hiện thời. 
6 Click OK. 
5. Sử dụng phím tắt 
Microsoft Excel 
15 
Các phím tắt thông dụng 
1. Một số phím tắt ngầm định của Excel, để thực thi bạn cần ấn đồng thời tổ hợp 2 phím (để copy ấn Ctrl+C). 
2. Các phím tắt thời gian th ực , bắt đầu bằng cách ấn phím Alt trên bàn phím (bấm xong nhả). 
Các phím tắt tương ứng sẽ hiện lên trên Robbin, bạn ấn các phím tương ứng để thực hiện các chức năng tương ứng . 
VD: để copy: chọn Home > click ; sử dụng phím tắt: ấn Alt nhả > ấn H nhả > ấn C. 
Để quay trở lại ấn phím ESC. 
Bài tập thực hành 1: K ỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel 
Microsoft Excel 
16 
Tạo một file đặt tên là Baitap_Excel_1 
Soạn thảo 3 sheet: TT_Chung, TT_Nhansu, TT_Hocsinh. Các ô nhập liệu (Tên trường, Mã trường,..) đặt màu nền xanh nhạt. Sau khi soạn thảo xong hãy bỏ chế độ hiển thị lưới (Gridlines). Nội dung các sheet được mô tả như sau: 
Sheet "TT_chung 
Bài tập thực hành 1: K ỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel 
Microsoft Excel 
17 
Sheet "TT_Nhansu" 
Bài tập thực hành 1: K ỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel 
Microsoft Excel 
18 
Sheet "TT_Hocsinh": Đổi màu nền các khu vực để dễ nhìn 
Làm việc với dữ liệu trong Excel 
Trong bài học này, bạn sẽ học cách nhập và sửa đổi dữ liệu Excel, di chuyển dữ liệu trong một bảng tính, tìm và thay thế dữ liệu hiện có , sắp xếp và lọc dữ liệu. 
Microsoft Excel 
19 
2 
Nội dung phần này: 
Nhập liệu và hiệu chỉnh 
Định dạng 
Tìm kiếm và thay thế dữ liệu 
Sắp xếp và lọc dữ liệu 
1. Nhập liệu 
Microsoft Excel 
20 
Nhập dữ liệu 
1 Click vào ô muốn nhập dữ liệu. 
2 Gõ nội dung, kết thúc bằng ấn phím Enter. 
Nhập dữ liệu với ngắt dòng 
1 Click vào ô muốn nhập dữ liệu. 
2 Gõ nội dung muốn hiển thị trên dòng đầu tiên, ấn Alt + Enter để thêm dòng mới 
3 Gõ nội dung dòng tiếp theo, kết thúc bằng ấn phím Enter. 
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân. 
Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó. 
1 
2 
1 
2 
3 
1. Nhập liệu 
Microsoft Excel 
21 
Chèn ký hiệu đặc biệt 
1 Chọn Menu Insert . 
2 Click ký hiệu Symbol . 
3 Chọn tab Symbols . 
4 Chọn Font chữ. 
5 Chọn ký tự đặc biệt cần chèn. 
6 Click Insert 
7 Kết thúc bấm Cancel . 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
1. Nhập liệu 
Microsoft Excel 
22 
Điền dữ liệu tự động 
Khi bạn cần lập danh sách mặt hàng gồm hàng trăm mặt hàng khác nhau với cột số thứ tự tăng dần từ 1 đến hết. Nếu chúng ta nhập từng số thứ tự, quả thật tốn rất nhiều thời gian. 
Điền dữ liệu tự động 
1 Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên muốn điền vào các dòng. 
2 Đưa trỏ chuột vào phía dưới cùng bên phải ô đầu tiên, sau đó kéo xuống ô dưới cùng của vùng muốn điền. 
Điền dữ liệu tự động một chuỗi giá trị 
1 Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên. 
2 Nhập dữ liệu vào ô t hứ 2. 
3 Chọn vùng dữ liệu gồm ô thứ nhất và ô thứ 2. 
4 Đưa trỏ chuột vào phía dưới cùng bên phải của vùng dữ liệu, sau đó kéo xuống ô dưới cùng của vùng muốn điền. 
1 
2 
2 
3 
4 
1 
1. Nhập liệu 
Microsoft Excel 
23 
Các kiểu dữ liệu 
Khi nhập dữ liệu cho các ô trong bảng tính, chúng ta cần chú ý đến kiểu dữ liệu để việc tính toán sau này được chính xác. Các kiểu dữ liệu chính mà Excel hỗ trợ: Dữ liệu văn bản, kiểu số, ngày tháng, thời gian, v.v. 
Dữ liệu dạng số (số, tiền tệ), thời gian thường được căn phía bên phải. 
Dữ liệu văn bản, ngày tháng thường được căn về phía trái. 
Dữ liệu văn bản 
Dữ liệu số 
Dữ liệu ngày tháng 
2. Định dạng 
Microsoft Excel 
24 
Định dạng chung: Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon 
Khi cần các định dạng phức tạp hơn ta sử dụng hộp thoại Format Cells được trình bày ở tiếp theo 
Cỡ chữ 
Kẻ khung 
2. Định dạng 
Microsoft Excel 
25 
Chọn Home / nhóm Cells / Format / Format Cells 
Tab Number: định cách hiển thị số 
Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu 
Tab Font: định font chữ 
Tab Border: định đường kẻ viền các ô 
Tab Fill: Đặt màu nền 
Protection : Bảo mật dữ liệu 
25 
Kiểu hiển thị số 
Khung xem trước 
Số chữ số thập phân 
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn 
Cách hiển thị số âm 
2. Định dạng 
Microsoft Excel 
26 
Format/Cells Tab Alignment 
Format/Cells Tab Alignment 
26 
Căn dữ liệu chiều ngang ô 
Xuống dòng vừa độ rộng ô 
Định hướng văn bản 
Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô 
Nhập các ô liền kề thành 1 ô 
Căn dữ liệu chiều dọc ô 
Chọn font chữ 
Gạch chân chữ 
Chọn kiểu chữ 
Màu chữ 
Cơ chữ 
2. Định dạng 
Microsoft Excel 
27 
Format/Cells Tab Border 
27 
Không kẻ khung 
Màu đường kẻ 
Khung bao ngoài 
Chọn kiểu đường kẻ 
Khung bên trong 
2. Định dạng 
Microsoft Excel 
28 
Định dạng bảng: Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới 
Bước 1. Chọn vùng cần định dạng bảng 
Bước 2. Chọn Home / nhóm Styles / chọn Format As Table 
Bước 3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9 
Bước 4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận. 
3. Tìm kiếm và thay thế 
Microsoft Excel 
29 
Tìm kiếm, thay thế dữ liệu: Sau khi nhập dữ liệu vào bảng tính, bạn cần tìm kiếm xem một nội dung nào đó đã có hay chưa, hay đơn gian là thay thế 1 từ bằng một cụm từ mới. Chức năng tìm kiếm, thay thế dữ liệu của Excel sẽ giúp bạn làm công việc này một cách nhanh chóng và dễ dàng. 
Tìm kiếm dữ liệu 
1 Click Office Button . 
2 Click nút Find & Select. 
3 Click Find... 
4 Nhập nội dung tìm kiếm vào ô Find what. 
5 Click Find Next (tìm vì trí trùng tiếp theo); Find All (hiện tất cả các ô tìm thấy); Close (Thoát). 
Tìm kiếm, thay thế dữ liệu 
1 Click Office Button . 
2 Click nút Find & Select . 6 Click Replace ... 
7 Nhập nội dung tìm kiếm vào ô Find what . 
8 Nhập nội dung cần thay thế khi tìm thấy. 
9 Click Find Next (tìm vị trí trùng tiếp theo); Replace (thay thế nội dung cho vị trí tìm thấy hiện thời); Replace All (thay thế tất cả dữ liệu tìm thấy bằng nội dung mới); Close (thoát); 
4. Sắp xếp và lọc dữ liệu 
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc): là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn nào đó. 
Sắp xếp: Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: 
Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp 
Kích nút Sort & Filter trên tab Home 
Kích nút Sort A to Z (tăng dần) hay Sort Z to A (giảm dần) 
Tùy chọn sắp xếp 
Để sắp xếp nhiều hơn một cột: 
Kích nút Sort & Filter trên tab Home 
Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên 
Kích Add Level 
Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp 
Kích OK 
30 
4. Sắp xếp và lọc dữ liệu 
31 
Lọc dữ liệu 
Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. 
Để sử dụng bộ lọc: 
Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc 
Trên tab Home, kích Sort & Filter 
Kích nút Filter 
Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên 
Kích Text Filter 
Kích Words bạn muốn lọc 
Để hủy bỏ lọc đã thiết lập 
Kích nút Sort & Filter 
Kích Clear 
Bài tập thực hành 2 
Microsoft Excel 
32 
Bài 1: Thực hành định dạng dữ liệu trong Excel với các yêu cầu tương tự bài 1. Nội dung các sheet như sau 
Bài tập thực hành 2 
Microsoft Excel 
33 
Sheet "Lop_2" 
Bài tập thực hành 2 
Microsoft Excel 
34 
Bài 2: Sử dụng Format cells (định dạng kiểu ngày, số, đơn vị tiền tệ, bảng tính,...) thực hiện chức năng thay đổi độ rộng của cột, chi ...  đã có, đặt con trỏ bất cứ nơi nào trong phần dữ liệu bao gồm tất cả các dữ liệu worksheet trong báo cáo hoặc chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng trong các báo cáo, sau đó trên tab Insert , trong nhóm Tables , bấm vào PivotTable và sau đó nhấp vào PivotTable lần nữa 
H ộp thoại Create PivotTable sẽ mở ra , bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một pivot table theo chế độ mặc định của excel . 
Chọn Select a table or range , hộp Table/Range cho thấy phạm vi của các dữ liệu đã được chọn, chọn New Worksheet hoặc Existing Worksheet , nếu bạn không muốn báo cáo được đặt trong một worksheet mới. 
2. Báo cáo dạng Pivottable 
Microsoft Excel 
106 
Bảng pivottable hiện ra. 
PivotTable Field List. Danh sách này hiển thị các cột tiêu đề từ dữ liệu nguồn. 
Đầu tiên để tính tổng số tiền bán được của mỗi một sản phẩm, thì bạn làm theo các bước 
Kéo cột Product vào vùng Row Labels 
Kéo cột Amount vào vùng Values area 
Kéo cột Country vào vùng Report 
K ết quả sau khi hoàn thành các bước trên. 
2. Báo cáo dạng Pivottable 
Microsoft Excel 
107 
Ngoài chức năng là tính tổng của một dòng theo một nhóm nào đó, như kết quả ở trên là tính tổng số tiền theo mỗi một sản phẩm, thì bạn có thể tùy chỉnh thành đếm số lượng hóa đơn có bán sản phẩm đó như bên dưới. 
Đếm số lượng hóa đơn có chứa theo mỗi sản phẩm 
Nhấn phải chuột chọn vào giá trị đang được tính tổng Sum of Amout chọn Value Field Setting 
Thay đổi cách tính toán theo yêu cầu ở tab Summarize Value by 
Sau đó nhấn OK, kết quả hiện ra bên dưới sản phẩm Apple (táo) có 16 hóa đơn trên tổng số 28 hóa đơn 
3. Lọc các dữ liệu trong một pivottable 
Microsoft Excel 
108 
Lọc để xem ra một trong nhiều sản phẩm 
Để lọc các báo cáo, bấm vào mũi tên bên cạnh Row Labels, chọn mục Road bikes (xe đạp) trong khu vực của báo cáo . 
Khi bạn bấm vào mũi tên đó, một trình đơn xuất hiện với hộp Select field để bạn chọn lựa và lọc thông tin. 
Để lọc thông tin bạn bỏ mục Select All, sau đó chọn Road Bikes cuối cùng nhấp Ok, báo cáo PivotTable sẽ cho thấy dữ liệu của phần road bikes. Các dữ liệu khác sẽ không thay đổi, nhưng chúng không xuất hiện. 
3. Lọc các dữ liệu trong một pivottable 
Microsoft Excel 
109 
Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao 
Giả sử bạn muốn xem loại xe đạp nào có doanh số hơn $100.000, bạn có thể sử dụng Excel để xem thông tin trên, còn các không tin khác thì tạm thời ẩn. để thực hiện việc này click vào mũi tên trên biểu tượng filter nằm sát bên hộp Row Labels , chọn Product Name, tiếp theo chỉ vào ValueFilters. 
Bộ lọc đọc dữ liệu và chọn những dòng có những ô phù hợp với yêu cầu của bạn, chọn Greater Than Or Equal To và chọn hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 trong hộp rỗng. Kết quả bao gồm 13 trong tổng số 38 loại xe đạp có doanh thu hơn $100,000. 
Lọc thông tin theo thời gian 
Giả sử bạn muốn xem xe đạp bán như thế trong một khoảng thời gian xác định. Bằng cách sử dụng bộ lọc, bạn có thể xem những thông tin trong khoảng thời gian bạn thích và các thông tin khác tạm thời bị ẩn. 
Để lọc thông tin theo từng năm chẳng hạn bạn muốn xem dữ liệu trong năm 2011 thôi thì bấm vào mũi tên bên cạnh Column Labels, sau đó click vào hộp Select All và cuối cùng chọn hộp 2011. Excel ẩn các số liệu của 2009 và 2010, chỉ còn lại số liệu năm 2011. 
Nếu bạn muốn xem một thời gian cụ thể thì bạn hãy làm cách sau: chọn mũi tên bên cạnh Column Labels, sau đó chỉ vào Date Filters, click Between, trong hộp thoại Date Filter nhập dữ liệu ngày tháng vào chẳng hạn 11/8/2011 và 12/8/2011 trong hai hộp rỗng, thì báo cáo sẽ hiện thông tin từ ngày 8 tháng 11 năm 2011 đến ngày 8 tháng 12 năm 2011. 
3. Lọc các dữ liệu trong một pivottable 
Microsoft Excel 
110 
Hủy bỏ bộ lọc 
1. Xóa bỏ một bộ lọc trong báo cáo PivotTable bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng bộ lọc , và sau đó nhấp vào Clear Filter From "Product Category". 
2. Xoá bỏ một bộ lọc trong PivotTable Field List bằng cách di chuyển con trỏ qua biểu tượng bộ lọc bên cạnh tên field, nhấp chuột vào mũi têr xuất hiện và sau đó nhấp vào Clear Filter From "Product Category". 
3. Lọc các dữ liệu trong một pivottable 
Microsoft Excel 
111 
Hủy bỏ một filter trong báo cáo PivotTable 
Để loại bỏ một bộ lọc từ một field xác định, click vào biểu tượng ở bất cứ nơi nào field bộ lọc xuất hiện trong báo cáo, ngay cả trên Row Labels hoặc trên Column Labels. Sau đó click vào Clear Filter From . Hoặc lựa chọn các hộp kiểm tra bên cạnh (Select All) để làm cho tất cả các dữ liệu trong field nhìn thấy được. 
Nếu bạn không xem thấy lệnh Clear Filter From cho field lọc: 
Hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn đúng khu vực của báo cáo để xóa bộ lọc: hoặc là hàng hoặc là cột. 
Phải chọn đúng tên field trong hộp Select field. Bạn thấy rằng hộp khi bạn nhấp chuột vào biểu tượng bộ lọc, tên field trong hộp phải khớp với tên của field mà bạn xóa bộ lọc từ đó. Nếu các tên field trong hộp không đúng, chọn đúng field từ danh sách xuất hiện khi bạn bấm vào mũi tên bên cạnh hộp. 
Hủy bỏ một bộ lọc trong danh sách PivotTable Field: Di chuyển con trỏ qua các biểu tượng bộ lọc bên cạnh các tên field mà bạn muốn xóa bỏ bộ lọc từ đó. Click vào mũi tên xuất hiện và sau đó nhấp vào Clear Filter From . 
Xóa bỏ tất cả bộ lọc ngay tức khắc: Trên Ribbon, click vào tab Options dưới PivotTable Tools. Trong nhóm Actions, click vào Clear và sau đó nhấp vào Clear Filters. 
Bài tập thực hành 10 
Microsoft Excel 
112 
Bài 1: Bài thực hành về pivot table sẽ tiến hành chèn pivot table vào một sheet khác từ dữ liệu có sẵn . 
Dữ liệu trên thể hiện danh sách chi tiết bán hàng của một công ty bán về sản phẩm hàng rau củ quả, thông tin chi tiết của đơn hàng được mô tả ngắn ngọn như sau: một dòng thể hiện thông tin bán một sản phẩm, ví dụ Banana (chuối), sản phẩm banana thuộc một loại hàng hóa nhất định đó là vegettable (đồ rau củ quả), có một số tiền bán được nhất định (amount) cho đơn hàng này và bán vào ngày (date) ở một đất nước (country). 
Nhấn vào biểu tượng pivot  table ở menu Insert 
Bài tập thực hành 10 
Microsoft Excel 
113 
Một cửa sổ mới hiện lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một pivot table theo chế độ mặc định của excel . 
Bảng pivottable hiện ra. Đầu tiên để tính tổng số tiền bán được của mỗi một sản phẩm, thì bạn làm theo các bước 
Kéo cột Product vào vùng Row Labels 
Kéo cột Amount vào vùng Values area 
Kéo cột Country vào vùng Report 
Và đây là kết quả sau khi hoàn thành các bước trên. 
Bài tập thực hành 10 
Microsoft Excel 
114 
Ngoài chức năng là tính tổng của một dòng theo một nhóm nào đó, như kết quả ở trên là tính tổng số tiền theo mỗi một sản phẩm, thì bạn có thể tùy chỉnh thành đếm số lượng hóa đơn có bán sản phẩm đó như bên dưới. 
Đếm số lượng hóa đơn có chứa theo mỗi sản phẩm : Nhấn phải chuột chọn vào giá trị đang được tính tổng Sum of Amout chọn Value Field Setting 
Thay đổi cách tính toán theo yêu cầu ở tab Summarize Value by 
Sau đó nhấn OK, kết quả hiện ra bên dưới sản phẩm Apple (táo) có 16 hóa đơn trên tổng số 28 hóa đơn 
Bài tập thực hành 10 
Microsoft Excel 
115 
Cho bảng dữ liệu sau : Tổng hợp doanh số bán hàng của 3 chi nhánh Công ty ABC năm 2014 
Vẽ đồ thị như sau: 
Chỉnh sửa đồ thị theo yêu cầu sau: 
Thay đổi kiểu tô nền cho Series dữ liệu 
Thêm tiêu đề cho đồ thị "Tổng hợp doanh số bán hàng của ba chi nhánh công ty ABC năm 2014". 
Hiển thị giá trị cho mỗi cột 
Xoay chiều biểu diễn của đồ thị. Gợi ý: Vào Design/Data/Switch Row/Column. 
In ấn và một số thủ thuật 
Microsoft Excel 
116 
11 
Nội dung phần này: 
In ấn 
Một số thủ thuật 
Bảo mật dữ liệu 
1. In ấn 
Microsoft Excel 
117 
Các chế độ hiển thị trang trong Excel 
Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview . 
Normal View: 
Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán, trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel. 
Page Layout View: 
Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính toán và nhập liệu. 
Page Break Preview: 
Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang. 
Normal view 
Page Layout View 
Page Break Preview 
1. In ấn 
Microsoft Excel 
118 
Thiết lập các thông số cho trang in 
Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout / nhóm Page Setup . 
Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout / đến nhóm Page Setup / nhấn vào nút 
Chiều trang in ngang 
Chiều trang in dọc 
Khổ giấy 
Lề trái 
Lề phải 
Lề trên 
Lề dưới 
1. In ấn 
Microsoft Excel 
119 
Thiết lập các thông số cho trang in 
Các mã lệnh và nút lệnh cho Header và Footer 
&[Page] 
Hiển thị số trang tài liệu 
&[Pages] 
Hiển thị tổng số trang được in 
&[Date] 
Hiển thị ngày hiện tại 
&[Time] 
Hiển thị giờ hiện tại 
&[Path]&[File] 
Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin và Tên tập tin 
&[File] 
Hiển thị tên tập tin 
&[Tab] 
Hiển thị tên sheet 
Không có 
Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture, chọn hình và nhấn nút Insert. 
Không có 
Thiết lập các thông cố cho hình chèn vào. 
Chọn vùng cần in 
Dòng tiêu đề cần lặp lại ở các trang 
Tiêu đề cuối trang 
Tiêu đề đầu trang 
Tiêu đề trang đầu khác với trang còn lại 
Tiêu đề trang chẵn khác với trang lẻ 
1. In ấn 
Microsoft Excel 
120 
Thiết lập các thông số cho trang in 
Thiết lập thông số hộp thoại Print : B ạn chọn nút Office Button sau đó chọn Print ( hoặc bấm tổ hợp phím ) 
Selection: Chỉ in vùng đang chọn. 
Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn. 
Entire workbook: In toàn bộ workbook 
Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này. 
Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện. 
Mỗi trang in bao nhiêu bản 
Chọn máy in 
2. Một số thủ thuật 
Microsoft Excel 
121 
Giấu bảng tính Excel 
Ẩn sheet: 
Bấm chuột phải vào sheet 
Chọn Hide 
Hiển thị sheet ẩn: 
Bấm chuột phải vào sheet bất kỳ 
Bấm chuột phải chọn UnHide 
Chọn sheet cần hiển thị 
Cách 2: 
Ẩn/Hiện sheet nâng cao 
1. Trong bảng tính hiện tại, bấm Alt + F11 
2. Chọn Project - VBA Project 
3. Chọn Microsoft Excel Objects 
4. Chọn bảng tính muốn giấu, bấm phím F4 
Tuy chọn Visible : Ẩn sheet: 2-xlSheetVeryHidden , Hiển thị sheet: 1-xlSheetVisible 
Chon sheet1 
Chọn thuộc tính ẩn/Hiện sheet 
2. Một số thủ thuật 
Microsoft Excel 
122 
Khóa các ô chứa công thức 
T heo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều được khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có tác dụng gì trừ phi bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính. Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ: 
Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hoặc nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1. Rồi nhấn nút phải chuột và chọn Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Locked, rồi nhấn OK: 
2. Một số thủ thuật 
Microsoft Excel 
123 
Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special [E2003: Edit | Go To | Special]; hoặc nhấn Ctrl+G hay F5 rồi nhấn vào nút Special.... Hộp thoại sau đây sẽ mở ra : 
B ạn nhấn vào tùy chọn Formulas , và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dưới, và nhấn OK . 
Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells đã nói ở trên, nhưng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked , và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọn Hidden , nhấn OK . 
Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home trên Ribbon, nhấn vào Format trong nhóm Cells , rồi nhấn vào Protect Sheet... ; hoặc chọn Review trên Ribbon, rồi nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]: 
2. Một số thủ thuật 
Microsoft Excel 
124 
Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu cần thiết: 
3. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn 
Microsoft Excel 
125 
Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ. 
Ví dụ như, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó chưa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE. 
Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập. 
Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1). 
Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) 
Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn. 
Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace, ở khung Find what: nhấn phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên. Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163. 
Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. 
Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. 
Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo. 
Bài tập thực hành tổng hợp 
Microsoft Excel 
126 
D ùng công thức điền giá trị vào các ô có dấu? trong bảng sau (chú ý trình bày đẹp): 
1 / Tiền công tơ tính như sau: 
Hộ Sản xuất: 20000 đ/tháng 
Hộ Kinh doanh: 10000 đ/tháng 
Hộ Tiêu dùng: 5000 đ/tháng 
2/ Giá điện: 
Hộ Sản xuất: 2000 đ/số 
Hộ Kinh doanh: 800 đ/số 
Hộ Tiêu dùng: 500 đ/số 
3/ Tổng số tiền = Tiền điện+Tiền công tơ 
TT 
Chủ hộ 
Hình thức sử dụng 
Chỉ số trước 
Chỉ số sau 
Điện tiêu thụ 
Tiền điện 
Tiền công tơ 
Tổng số tiền 
1 
Vân 
Sản xuất 
0 
500 
? 
? 
? 
? 
? 
Bình 
Kinh doanh 
0 
200 
? 
? 
? 
? 
? 
Khánh 
Tiêu dùng 
0 
150 
? 
? 
? 
? 
? 
Doanh 
Sản xuất 
0 
600 
? 
? 
? 
? 
? 
Lan 
Tiêu dùng 
0 
101 
? 
? 
? 
? 
? 
Thu 
Tiêu dùng 
0 
50 
? 
? 
? 
? 
? 
Quảng 
Kinh doanh 
0 
300 
? 
? 
? 
? 
Loại 
Số hộ 
Tiền 
Sản xuất 
? 
? 
Kinh doanh 
? 
? 
Tiêu dùng 
? 
? 
Bài tập thực hành tổng hợp 
Microsoft Excel 
127 
Dùng công thức điền giá trị vào các ô có dấu? trong bảng sau (chú ý trình bày đẹp): 
1/ Tuổi tính đến ngày Hôm nay (đủ 365 ngày mới tính là 1 tuổi) 
2/ Điểm trung bình tính như sau: Toán hệ số 2, Tin hệ số 3 
3/ Xếp loại và Học bổng theo thang điểm sau: 
TT 
Tên 
Ngày sinh 
Tuổi 
GT 
Toán 
Tin 
Trung bình 
Xếp thứ 
Xếp loại 
Học bổng 
1 
Hùng 
1/30/1978 
Nam 
4 
7 
? 
? 
? 
? 
? 
Bình 
8/21/1974 
Nữ 
6 
8 
? 
? 
? 
? 
? 
Vân 
8/21/197 5 
Nữ 
8 
9 
? 
? 
? 
? 
? 
Bình 
8/16/1977 
Nam 
9 
10 
? 
? 
? 
? 
? 
Doanh 
12/5/1976 
Nam 
5 
8 
? 
? 
? 
? 
? 
Loan 
9/18/1977 
Nữ 
5 
4 
? 
? 
? 
? 
? 
Anh 
4/23/1968 
Nam 
9 
6 
? 
? 
? 
? 
? 
Thu 
5/1/1973 
Nữ 
3 
5 
? 
? 
? 
? 
Khánh 
2/26/1971 
Nam 
6 
7 
? 
? 
? 
? 
Ngân 
5/12/1975 
Nữ 
10 
8 
? 
? 
? 
? 
Loại 
Số lượng 
Điểm TB 
Kém 
? 
? 
TB 
? 
? 
Khá 
? 
? 
Giỏi 
? 
? 
Xuất sắc 
? 
?