Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính

Kỹ thuật soạn thảo  Văn bản quản lý hành chính 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
2 
TS. Lưu Kiếm Thanh 
HỌC VIỆN H À NH CH Í NH CQ: 04-8357083; 7730849NR: 04-8636227DĐ: 0913045209 E-mail: luukiemthanh@yahoo.com 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
3 
KTST VĂN BẢN QUẢN LÝ 
I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý 
II - Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo 
III – Soạn thảo VBHC cá biệt 
III – Soạn thảo VBHC thông thường 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
4 
I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý 
Chủ thể ban hành 
Nội dung chuyển đạt 
Đối tượng áp dụng 
Quy trình, thủ tục 
Tính thực hiện 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
5 
2. Văn bản pháp luật 
1. Nghị định 110/2004/NĐ-CP, 08-4-2004 về công tác văn thư 
2. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP, 06-5-2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
6 
HỆ THỐNG PHÂN LOẠ I 
CÁC TIÊU CHÍ 
TÁC GIẢ 
THỜI GIAN 
TRÍCH YẾU 
HIỆU LỰC 
VĂN PHONG 
VĂN THƯ 
V.V 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
7 
Phân loại 
VĂN BẢN QPPL 
VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC 
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH 
VĂN BẢN ĐOÀN THỂ 
Điều4, Nghị định 110/2004/NĐ-CP 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
8 
II. Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo 
Nội dung 
Ngôn ngữ 
Thể thức 
Quy trình 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
9 
1. Những yêu cầu nội dung 
Tính mục đích 
Tính khoa học 
Tính phổ thông 
Tính thực hiện 
Tính khả thi 
xem 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
10 
a) Tính mục đích 
Chủ đề 
Phạm vi điều chỉnh 
Mức độ điều chỉnh 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
11 
b) Tính khoa học 
Thông tin 
Tính lôgic 
Bố cục 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
12 
Đơn giản 
Ngắn gọn 
Dễ hiểu 
c) Tính phổ thông 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
13 
Ý chí mệnh lệnh nhà quản lý 
Dứt khoát 
d) Tính thực hiện 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
14 
Thực tế 
Hợp lý 
e) Tính khả thi 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
15 
2. Những yêu cầu ngôn ngữ 
Văn phong 
Từ ngữ 
Cú pháp 
Chính tả 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
16 
a) Văn phong hành chính-công vụ 
Chính xác 
Khách quan 
Trang trọng 
Phổ thông 
Khuôn mẫu 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
17 
Dùng từ đơn nghĩa 
Nghĩa đen 
Nghĩa bóng 
Nghĩa biểu cảm 
Nghĩa sở dụng 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
18 
Từ ngữ  Đúng văn phong 
Từ phổ thông, địa phương 
Từ lóng, thông tục 
Từ nghề nghiệp 
Từ mượn, Hán-Việt 
Từ mới, từ cổ, từ lịch sử 
Từ láy 
Từ thi ca, từ sách vở, hội thoại 
Thuật ngữ 
Thành ngữ 
Viết tắt 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
19 
Cú pháp 
Câu đúng ngữ pháp 
Câu đơn nghĩa 
Câu mơ hồ 
Câu trần thuật 
Câu chủ động-bị động 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
20 
Chính tả 
Bảng chữ cái 
Dấu giọng 
Phụ âm đầu 
Viết hoa 
Dấu câu 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
21 
3. Những yêu cầu về  thể thức &  kỹ thuật trình bày 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
22 
Ng à y k ý : 06-5-2005 
Ng à y c ó hiệu lực: 05-6-2005 
3 Phần, 5 phụ lục 
Th ô ng tư li ê n tịch Bộ N ô i vụ - Văn ph ò ng Ch í nh phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
23 
1. Phạm vi và đ ối t ư ợng áp dụng 
Thông t ư này h ư ớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày v ă n bản quy phạm pháp luật, v ă n bản hành chính và bản sao v ă n bản; đư ợc áp dụng đ ối với các c ơ quan nhà n ư ớc, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơ n vị vũ trang nhân dân (sau đ ây gọi chung là c ơ quan, tổ chức). 
I. H Ư ỚNG DẪN CHUNG 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
24 
2. Thể thức v ă n bản 
Thể thức v ă n bản là tập hợp các thành phần cấu thành v ă n bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đ ối với các loại v ă n bản và các thành phần bổ sung trong những tr ư ờng hợp cụ thể hoặc đ ối với một số loại v ă n bản nhất đ ịnh theo quy đ ịnh tại Nghị đ ịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 n ă m 2004 của Chính phủ về công tác v ă n th ư và h ư ớng dẫn tại Thông t ư này. 
I. H Ư ỚNG DẪN CHUNG 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
25 
3. Kỹ thuật trình bày v ă n bản 
Kỹ thuật trình bày v ă n bản quy đ ịnh tại Thông t ư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, đ ịnh lề trang v ă n bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, đư ợc áp dụng đ ối với v ă n bản đư ợc soạn thảo trên máy vi tính sử dụng ch ươ ng trình soạn thảo v ă n bản (nh ư Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; có thể áp dụng đ ối với v ă n bản đư ợc soạn thảo bằng các ph ươ ng pháp hay ph ươ ng tiện kỹ thuật khác hoặc đ ối với v ă n bản đư ợc làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đ ối với v ă n bản đư ợc in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 
I. H Ư ỚNG DẪN CHUNG 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
26 
4. Phông chữ trình bày v ă n bản 
Phông chữ sử dụng đ ể trình bày v ă n bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân ph ươ ng, bảo đ ảm tính trang trọng, nghiêm túc của v ă n bản. Đối với những v ă n bản dùng trong trao đ ổi thông tin đ iện tử giữa các c ơ quan, tổ chức của Nhà n ư ớc, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. 
I. H Ư ỚNG DẪN CHUNG 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
27 
II. THỂ THỨC V Ă N BẢN 
1) Quốc hiệu 
2) Tên cơ quan 
3) Số và ký hiệu 
4) Địa danh, ngày tháng 
5) Tên loại, trích yếu 
6) Nội dung văn bản 
7) Thẩm quyền ký 
8) Con dấu 
9) Nơi nhận 
10) Dấu chỉ mức độ mật, khẩn 
11) Các thành phần thể thức khác 
12) Thể thức bản sao 
xem 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
28 
III. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY 
1. KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY VÀ Đ ỊNH LỀ TRANG V Ă N BẢN 
2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC V Ă N BẢN 
3. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
29 
III - Soạn thảo văn bản HC cá biệt 
1. Nghị quyết 
2. Quyết định 
3. Quy chế 
4. Chỉ thị 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
30 
1. Nghị quyết 
Dùng đ ể ghi những kết luận và quyết nghị của hội nghị tập thể về những vấn đ ề chủ tr ươ ng, chính sách, kế hoạch, biện pháp và đư ợc thông qua theo trình tự thủ tục nhất đ ịnh. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
31 
Bố cục nghị quyết 
1) Phần mở đ ầu: 
Quốc hiệu, tiêu ngữ. 
Tên cơ quan. 
Số và ký hiệu: Số .../NQ-viết tắt CQ-HĐQTVí dụ: Số: 38/NQ-ĐLVN-HĐQT (Nghị quyết của Hội đ ồng quản trị Tổng công ty Điện lực)Số 46/NQ-CTBM-ĐHCĐ (Nghị quyết của Đại hội cổ đ ông Công ty cổ phần Bình Minh) 
Địa danh, ngày tháng. 
Tên loại v ă n bản: nghị quyết. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
32 
Bố cục nghị quyết 
C ă n cứ ban hành - những lý do hợp pháp và hợp lý ban hành, nhằm nâng cao sự nhất trí và tự giác thực hiện cho các chủ thể thi hành, đư ợc trình bày ngắn gọn, vừa đ ủ, không biện luận dài dòng, nh ư : cần phải giải quyết những tình hình thực tế cấp bách đ ặt ra ; những phản ánh hoặc nguyện vọng của đ ông đ ảo quần chúng; hoặc việc phải triển khai thực hiện chủ tr ươ ng, chính sách từ c ơ quan lãnh đ ạo, v.v... Cũng có thể nêu thành phần tham gia, thời gian và đ ịa đ iểm tổ chức hội nghị. 
Loại hình mệnh lệnh: quyết nghị. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
33 
2) Phần khai triển: 
Nội dung thảo luận, những quyết đ ịnh và giải pháp mà hội nghị đ ã biểu quyết và các biện pháp tổ chức thực hiện, tập trung nêu những vấn đ ề trọng tâm nh ư : những nhiệm vụ phải làm, các mục tiêu cần đ ạt tới, các biện pháp cụ thể đ ể thực hiện các mục tiêu đ ó. 
Bố cục nghị quyết 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
34 
2) Phần khai triển: 
Mục tổ chức thực hiện: nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, các chủ thể phối hợp thực hiện, chủ thể kiểm tra, giám sát. Cần xác đ ịnh cụ thể nghĩa vụ, quyền hạn của từng cấp, ngành, tổ chức, cá nhân, đ ồng thời quy đ ịnh những biện pháp về vật chất và tinh thần bảo đ ảm việc thực hiện thành công các mục tiêu và nhiệm vụ nghị quyết đ ã đ ặt ra. 
Bố cục nghị quyết 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
35 
2) Phần khai triển: 
Nội dung cần thể hiện sự nhất trí của tất cả hoặc đ ại đ a số đ ại biểu. Thông th ư ờng đư ợc trình bày theo thể v ă n nghị luận (v ă n xuôi pháp luật) với cách hành v ă n dứt khoát (th ư ờng dùng các từ ngữ nh ư : nhiệt liệt, hoàn toàn, kiên quyết, triệt đ ể, cực lực, nghiêm khắc ...; tránh dùng những từ ngữ nh ư : nói chung, về đ ại thể, về c ơ bản . ..). Lúc này v ă n bản không chia thành các đ iều, mà thành các đ iểm I, II, III, v.v... hoặc 1, 2, 3 , v.v... 
Bố cục nghị quyết 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
36 
2) Phần khai triển: 
Kết cấu đ ặc thù: Đề cập tới nhiều nội dung khác nhau, từ chính tới phụ có liên quan nh ư : thực trạng tình hình, nguyên nhân của tình hình đ ó ... 
Khi viết bằng v ă n nghị luận đ òi hỏi th ư ờng xuyên lập luận, dùng câu từ chuyển tiếp đ ể đ ảm bảo tính lô gíc, nội dung của mỗi chủ đ iểm đư ợc trình bày riêng thành đ ề mục. 
Bố cục nghị quyết 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
37 
2) Phần khai triển: 
Trong tr ư ờng hợp, khi đ ặt ra nội quy, quy chế, các v ă n bản phụ khác, hoặc áp dụng đ ể giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của c ơ quan ban hành nh ư bầu các chức danh, bãi bỏ, huỷ bỏ những v ă n bản sai trái của đơ n vị cấp d ư ới, v.v. .. nghị quyết cần đư ợc viết bằng v ă n đ iều khoản. 
Bố cục nghị quyết 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
38 
2) Phần khai triển: 
Điều khoản thi hành : nêu đ ầy đ ủ, rõ ràng, cụ thể các c ơ quan, tổ chức cá nhân có liên quan trực tiếp; hiệu lực về thời gian và việc xử lý văn bản trước đú. 
Bố cục nghị quyết 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
39 
3) Phần kết: 
Thẩm quyền ký: ng ư ời đ ứng đ ầu ký thay mặt tập thể (TM.) 
Con dấu hợp pháp, n ơ i nhận và các yếu tố khác (nếu có). 
Bố cục nghị quyết 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
40 
doanh nghiÖp 
héi ®ång qu¶n trÞ 
Sè.../NQ-DN-H§QT 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
Địa danh, ngày  tháng  năm 
NGHỊ QUYẾT 
Về việc . 
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ 
Căn cứ vào  
Sau khi nghe báo cáo của  
QUYẾT NGHỊ: 
1.  
2.  
Nơi nhận: - -  
TM. HỘI ĐỒNG 
CHỦ TỊCH 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
41 
2. Quyết đ ịnh 
Quyết đ ịnh chủ đ ạo - quyết đ ịnh các chủ tr ươ ng, 
Quyết đ ịnh quy phạm - đư a ra các biện pháp lãnh đ ạo, đ iều hành hoạt đ ộng; quy đ ịnh chế đ ộ làm việc với các đơ n vị, bộ phận trực thuộc và các vấn đ ề khác thuộc thẩm quyền. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
42 
2. Quyết đ ịnh 
Quyết đ ịnh cá biệt - giải quyết các vụ việc cụ thể, xác đ ịnh các quyền và nghĩa vụ các tổ chức, cá nhân trực thuộc trên c ơ sở áp dụng pháp luật đ ối với những đ ối t ư ợng cụ thể, đư ợc bảo đ ảm thực hiện bằng c ư ỡng chế nhà n ư ớc hoặc xuất phát từ những thoả thuận đ ã hợp đ ồng, nh ư lên l ươ ng, khen th ư ởng, kỷ luật, đ iều đ ộng công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt dự án, v.v.... 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
43 
2. Quyết đ ịnh 
Quyết đ ịnh có thể trình bày trực tiếp nội dung quy đ ịnh, hoặc thông qua những v ă n bản phụ nh ư đ iều lệ, quy chế, quy đ ịnh ... và các phụ lục kèm theo (nếu có). 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
44 
Yêu cầu đối với quyết định 
 Yêu cầu hợp pháp 
Đ ư ợc ban hành đ úng pháp luật; 
Đúng thẩm quyền; 
Có những c ă n cứ hoặc lý do xác thực; 
Đúng hình thức và thủ tục pháp luật. 
áp dụng mẫu hoá triệt đ ể nghiêm túc. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
45 
Yêu cầu đối với quyết định 
 Yêu cầu hợp lý 
Hài hoà lợi ích Nhà n ư ớc, tập thể và cá nhân. 
Cụ thể và phù hợp với vấn đ ề, đ ối t ư ợng thực hiện. Càng xuống d ư ới càng phải cụ thể. 
Ban hành đ úng lúc, phù hợp nhu cầu quản lý. 
Có tính hệ thống toàn diện, các biện pháp đ ề ra phải phù hợp, đ ồng bộ với các biện pháp trong các quyết đ ịnh có liên quan. 
Viết rõ ràng, chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
46 
Yêu cầu đối với quyết định 
 Yêu cầu xử lý kịp thời 
Mọi quyết đ ịnh sai trái (không hợp pháp hoặc/và không hợp lý) cần đư ợc xử lý kịp thời. 
Mọi quyết đ ịnh xử lý phải đư ợc thể hiện bằng v ă n bản t ươ ng ứng theo quy đ ịnh của pháp luật. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
47 
Bố cục quyết đ ịnh 
1) Phần mở đ ầu: 
Quốc hiệu, tiờu ngữ. 
Tên cơ quan. 
Số và ký hiệu: Số .../QĐ-viết tắt CQVí dụ: Số: 18/QĐ-ĐLVN 
Địa danh, ngày tháng. 
Tên loại v ă n bản: quyết định. 
Trích yếu nội dung. 
C ă n cứ ban hành. 
Loại hình quyết đ ịnh: quyết đ ịnh. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
48 
Bố cục quyết đ ịnh 
2) Phần khai triển: 
Nội dung quyết đ ịnh: viết bằng v ă n đ iều khoản. Các đ iều đư ợc trình bày cô đ ọng, không dùng các câu và từ chuyển tiếp, đư ợc sắp xếp theo trình tự lô gíc nhất đ ịnh. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
49 
Bố cục quyết đ ịnh 
2) Phần khai triển: 
Khi ban hành kèm theo v ă n bản phụ thì th ư ờng không quá 5 đ iều, trong đ ó đ iều 1 th ư ờng là: " Ban hành kèm theo Quyết đ ịnh này Điều lệ ... ". 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
50 
Bố cục quyết đ ịnh 
2) Phần khai triển: 
Điều khoản thi hành: cần nêu rõ, cụ thể (những) đ ối t ư ợng chịu trách nhiệm thi hành, hiệu lực về thời gian. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
51 
Bố cục quyết đ ịnh 
3) Phần kết: 
Thẩm quyền ký: thủ tr ư ởng ký hoặc phó thủ tr ư ởng ký thay; 
Con dấu của c ơ quan ban hành; 
N ơ i nhận. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
52 
doanh nghiÖp 
Sè.../QĐ-DN 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
Địa danh, ngày  tháng  năm 
QUYẾT ĐỊNH 
Về việc . 
TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY 
Căn cứ vào  
Theo đề nghị của  
QUYẾT ĐỊNH: 
Điều 1.  
Điều 2.  
Nơi nhận : - -  
TỔNG GIÁM ĐỐC 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
53 
QUYẾT ĐỊNH 
Về việc tuyển dụng và phân công công tác 
TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY 
 C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc thµnh lËp ...........; 
 C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc ®iÒu ®éng ¤ng (Bµ)......... vÒ c«ng t¸c t¹i ..........; 
 XÐt ®¬n xin vµo lµm viÖc t¹i ..... cña ¤ng (Bµ) ...... ; 
 XÐt ®Ò nghÞ cña Tr­ëng phßng Tæ chøc-Nh©n sù, 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
Địa danh, ngày  tháng  năm 
DOANH NGHIỆP 
SỐ.../QĐ-DN 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
54 
QUYẾT ĐỊNH: 
 §iÒu 1. TuyÓn dông ¤ng (Bµ): ..............., sinh ngµy ..., quª qu¸n ...... vÒ c«ng t¸c t¹i ....... kÓ tõ ngµy ....... 
 §iÒu 2 . ¤ng (Bµ) ....... ®­îc h­ëng ..... % møc l­¬ng khëi ®iÓm cña ng¹ch . ........ m· sè ..... hÖ sè ....... vµ c¸c kho¶n phô cÊp theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh. 
 §iÒu 3 . Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. 
 §iÒu 4 . Tr­ëng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã liªn quan vµ ¤ng (Bµ) ................... chÞu tr¸ch nhiÖm thi hµnh QuyÕt ®Þnh nµy./. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
55 
QUYẾT ĐỊNH 
Về việc n©ng bËc l­¬ng 
TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY 
 C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc thµnh lËp ...........; 
 C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc..........; 
 XÐt nhu cÇu c«ng t¸c vµ n¨ng lùc nh©n sù; 
 XÐt ®Ò nghÞ cña Chñ tÞch Héi ®ång xÐt l­¬ng, 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạn ...  về một chuỗi những hoạt động được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
117 
6. Kế hoạch 
Bản hướng dẫn: 
cho ai đ ó 
thực hiện việc g ì đ ó 
trong một giai đoạn đ ã định 
với một nguồn vốn 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
118 
6. Kế hoạch 
Phân bổ thời gian 
Xem xét các khả năng thành công 
Lường trước hậu quả có thể 
Tìm cách ngăn chặn rủi ro hoặc tận dụng cơ may 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
119 
6. Kế hoạch 
Kế hoạch là dự kiến hành động, nhưng không là chính hành động. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
120 
6. Kế hoạch 
Định hướng để tiến h à nh c ô ng việc n à o đ ó : 
Những điều cần l à m 
Người thực hiện 
Thời gian thực hiện 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
121 
CÔNG CỤ LKH 
THỜI BIỂU GANTT (Henry Laurence Gantt, 1861-1919) 
Một chuỗi các biểu đồ dạng thanh ngang trình bày mối liên quan về thời gian giữa các phần việc; thường nêu thời gian, số ngày công, trị giá. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
122 
TT 
CÔNG VIỆC 
SỐ NGÀY 
BÁT ĐẦU 
01 
15 
04 
25 
05 
15 
1 
Chu kỳ lập kế hoạch 
75 
T2 01/12/04 
2 
Tổng hợp dữ liệu 
20 
T3 04/12/04 
3 
Phân tích 
25 
28/01/05 
4 
Lập kế hoạch 
30 
06/12/04 
5 
Phê duyệt 
0 
08/01/05 
6 
Thông báo mục tiêu 
05 
14/02/05 
7 
Hình thành mục tiêu 
35 
15/12/04 
Tháng 12 
Tháng 01 
Tháng 02 
08/01/05 17:00 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
123 
CÔNG CỤ LKH 
THỜI BIỂU PERT 
P ROGRAM E VALUATION (AND) R EVIEW T ECHNIQUE P ROJECT E VALUATION AND R EVIEW T ECHNIQUE(SƠ ĐỒ THEO DÕI ĐÁNH GIÁ ĐỀ ÁN) 
Trình bày các công việc cần thực hiện và mối liên hệ giữa các công việc: số liệu, thời gian hòan thành, trình tự công việc, thời điểm khởi đầu và kết thúc. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
124 
Bắt đầu chu kỳlập kế hoạch 
1	60 ngày 
T2 30/11/04 T5 04/02/05 
Tổng hợpdữ liệu kinh tế 
2	20 ngày 
T3 01/12/04 T6 25/12/04 
Phân tích 
4	35 ngày 
T5 02/01/05 T6 18/02/05 
Chuẩn bị đảm nhận kế hoạch 
5	25 ngày 
T3 02/12/04 T2 05/01/05 
Triển khaicác mục tiêu 
10	35 ngày 
T2 28/12/04 T6 11/02/05 
Phê duyệt 
6	0 ngày 
T2 05/01/05 T2 05/01/05 
Phê duyệt các số liệungân sách năm trước 
3	0 ngày 
T2 30/11/04 T2 30/11/04 
Triển khai phương hướngngân sách 
8	25 ngày 
T4 04/12/04 T5 05/01/05 
Gửi tới cácgiám đốc 
9	5 ngày 
T2 14/02/05 T6 18/02/05 
Chuyển giao chocác giám đốc7	4 ngày 
T3 06/01/05 T6 09/01/05 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
125 
LỊCH CÔNG TÁC ĐƠN VỊ Tuần từ  đến . 
THỨ 
CÔNG VIỆC 
THỜI GIAN 
ĐỊA ĐIỂM 
PHÂN CÔNG 
GHI CHÚ 
Thứ 2 
Thứ 3 
Thứ 4 
Thứ 5 
Thứ 6 
Thứ 7 
Chủ nhật 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
126 
LỊCH CÔNG TÁC CÁ NHÂN Tuần từ  đến . 
THỨ 
CÔNG VIỆC 
THỜI GIAN 
ĐỊA ĐIỂM 
GHI CHÚ 
Thứ 2 
Thứ 3 
Thứ 4 
Thứ 5 
Thứ 6 
Thứ 7 
Chủ nhật 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
127 
CHƯƠNG TRÌNH HỌPChủ đề:Thời gian:Địa điểm 
THỜI GIAN 
CÔNG VIỆC 
PHÂN CÔNG 
GHI CHÚ 
8 g 30 
Khai mạc 
Chánh VP 
8 g 45 
Báo cáo 
Giám đốc 
10 g 15 
Giải lao 
Cafe: F310 
10 g 30 
Thảo luận 
11 g 30 
Nghỉ trưa 
Tự do 
13 g 30 
Thảo luận 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
128 
V. Soạn thảo thư từ giao dịch 
Th ư biên tập kỹ l ư ỡng nhằm xác đ ịnh: 
Mục tiêu rõ hay ch ư a? 
Ngôn ngữ sử dụng có lịch thiệp và dễ hiểu hay không? 
Nội dung có tính lô-gic không? 
Đã đ úng ngữ pháp và chính tả hay ch ư a? 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
129 
Để viết dễ hiểu nên: 
- Dùng câu đơ n, tránh câu phức hợp hoặc quá dài, tốt nhất câu không nên quá 20 từ. 
- Sử dụng từ thông dụng. 
- Tránh từ trừu t ư ợng, thuật ngữ chuyên ngành sâu; sử dụng thừa từ. 
- Dùng câu chủ đ ộng, hạn chế dùng câu bị đ ộng. 
- Cố gắng viết t ươ ng ứng với khả n ă ng nhận thức của ng ư ời đ ọc. 
- Tránh viết sáo mòn, dập khuôn. 
- Cống gắng thể hiện ý t ư ởng, tránh giọng r ă n dạy, giáo huấn . 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
130 
Thí dụ: 
“Kính th ư a Ông, 
Tôi hết sức vui mừng khi đư ợc biết Ông là Chủ tịch Hội đ ồng thẩm đ ịnh những dự án mở rộng sản xuất của các doanh nghiệp thuộc Bộ, trong đ ó doanh nghiệp của chúng tôi. 
Cách đ ây không lâu tôi đ ã gửi cho một thành viên trong Hội đ ồng của ông một số kiến nghị hết sức quan trọng và đ úng đ ắn về những v ă n bản thẩm đ ịnh của các ông. Đáng tiếc là đ ến nay chúng tôi vẫn ch ư a đư ợc hồi âm. Là một trong những chuyên gia am hiểu và có nhiều kinh nghiệm, phải nói thật rằng những kết quả thẩm đ ịnh của các ông còn quá nhiều sai sót nghiêm trọng cần đư ợc chỉnh lý kịp thời. Tôi rất mong nhận đư ợc sự thông cảm nhạy bén của ông và hy vọng đư ợc tham gia vào công việc quan trọng của các ông. 
Kính th ư !” 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
131 
Th ư hỏi thông tin 
Đi thẳng vào vấn đ ề; 
Hỏi cụ thể, tránh hỏi m ơ hồ: Các ông có thể nói gì với tôi về mặt hàng mới đ ó của mình? 
Giải thích ngắn gọn lý do hỏi. 
Bỏ những chi tiết lan man. 
Mỗi câu hỏi đ ặt trong một đ oạn riêng và nên đ ánh thứ tự. 
Thể hiện sự mong muốn đư ợc hồi âm kịp thời 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
132 
Th ư a Quý Công ty, 
Vừa qua chúng tôi nhận đư ợc catalô quảng cáo sản phẩm máy vi tính thế hệ mới của Quý Công ty, vậy xin vui lòng cho chúng tôi biết một số đ iều sau đ ây về máy tính hiệu “Con rồng thế kỷ”: 
Màn hình có sắc nét và rõ không sau khi sử dụng liên tục trong vòng một vài tháng? 
Cần lau màn hình nh ư thế nào? 
Việc sử dụng màn hình trong nhiều giờ liên tục có gây ra hại mắt và nhức đ ầu không? Mới đ ây có mấy tờ báo đ ã cảnh báo về đ iều này và đ iều đ ó thật là phiền phức. 
Chúng tôi sẽ rất biết ơ n nếu nhận đư ợc những thông tin giải đ áp trong vòng hai tuần, vì việc trang bị máy tính thế hệ mới cho Công ty chúng tôi đ ã trở nên cấp bách h ơ n bao giờ hết. 
	Kính th ư ! 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
133 
Th ư hẹn gặp gỡ: Viết đ úng thời gian hẹn, tạo thói quen kiểm tra lịch – không nên dựa hoàn toàn vào trí nhớ, thuyết phục về tính cần thiết của cuộc hẹn. 
Thứ, ngày tháng 
Thời gian 
Địa đ iểm 
Mục đ ích cuộc gặp 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
134 
Th ư a Ông, 
Tôi muốn giới thiệu với ông về  tại v ă n phòng của chíng tôi vào ngày thứ  tháng, lúc 3 giờ chiều. 
Ông có thể thẩm tra những tính n ă ng ư u việt tân tiến của  nh ư đ ã mô tả trong catalô màu kèm theo đ ây. 
Tôi xin phép đư ợc gọi đ iện thoại cho ông vào tuần tới đ ể đư ợc Ông vui lòng cho biết bảo đ ảm ngày và giờ này thích hợp với thời gian biểu của Ông. 
	Kính th ư ! 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
135 
Th ư kiến nghị: 
Trình bày kiến nghị ngắn gọn. 
Ngay câu đ ầu tiên đ i thẳng vào bản chất vấn đ ề. 
Lập luận về tính thiết thực của kiến nghị. 
Bày tỏ sự tin t ư ởng và biết ơ n về việc ng ư ời đ ọc có thể thông cảm, hiểu ra vấn đ ề và có biện pháp giải quyết thoả đ áng. 
Tránh giọng v ă n mỉa mai, thô bạo và hằn học. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
136 
Th­a «ng, 
Do rçi r·i c«ng viÖc, qua qu¶ng c¸o cña h·ng «ng trªn truyÒn h×nh h«m thø n¨m võa ræi chóng t«i ®­îc biÕt vÒ nh÷ng s¶n phÈm th«ng giã cña c¸c «ng. Chóng t«i nhËn thÊy r»ng ®ã chÝnh lµ thø mµ chóng t«i ®ang hÕt søc cÇn ®Õn, nhÊt lµ trong ®iÒu kiÖn lµm viÖc hiÖn nay t¹i c«ng ty cña chóng t«i khi cã qu¸ nhiÒu nh©n viªn hót thuèc l¸ trong giê lµm viÖc ngay t¹i v¨n phßng. 
Tuy nhiªn, chóng t«i rÊt b¨n kho¨n kh«ng biÕt nªn chän nh÷ng mµu g× ®Ó phï hîp víi mµu s¬n mçi phßng lµm viÖc ë ®©y, ®ång thêi còng kh«ng lµm ¶nh h­ëng ®Õn bè côc chung cña néi thÊt vèn cã khi ph¶i ®ôc t­êng ra. Chóng t«i ®ang cã ý ®Þnh chän mµu x¸m, kh«ng biÕt nh­ vËy cã phï hîp hay kh«ng? 
Sau khi trao ®æi, ®­îc sù ®ång ý cña l·nh ®¹o c«ng ty chóng t«i nhËn thÊy gi¸ c¶ c¸c «ng ®­a ra cã lÏ h¬i cao, liÖu cã thÓ gi¶m bít phÇn tr¨m nµo ®ã hay kh«ng? 
Hy väng lµ c¸c «ng sÏ cã sù tr¶ lêi sím nÕu ®­îc ®Ó chóng t«i cã thÓ tiÕn hµnh nh÷ng thñ tôc ®Æt hµng. 
KÝnh th­! 
Thông tin thừa không cần thiết 
Dài dòng, kể lể không liên quan đ ến thực chất vấn đ ề 
Đặt vấn đ ề, song vẫn h ơ i dài và thiếu những thông tin cụ thể về chủng loại, kích th ư ớc, v.v... 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
137 
Th ư khiếu nại 
- Ngắn gọn, tách đ oạn hợp lý. 
- Trình bày rõ ràng bản chất sự việc, mọi chi tiết liên quan. 
- Đề xuất những ph ươ ng án giải quyết hợp lý, hợp tình. 
- Nêu rõ ph ươ ng thức liên lạc. 
- Kiềm chế ngôn từ, thái đ ộ nóng giận, hằn học, đ e dọa. 
- L ư u giữ bản sao. 
- Gửi kèm theo bản sao những giấy tờ, tài liệu có liên quan. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
138 
Địa chỉ ng ư ời nhận 
Địa chỉ liên hệ (nếu trùng với đ ịa chỉ trên thì không ghi) 
Ngày ... tháng ... n ă m ... 
Số và ký hiệu (nếu có) 
Th ư a ......... , 
Ngày ... tháng ... n ă m ... tôi mua (hoặc: thuê, thuê sửa chữa ... ) chiếc xe máy (hoặc: bất kỳ dịch vụ hay mặt hàng nào đ ó) số khung, chủng loại tại Cửa hàng đ ại lý xe Honda số .... ( đ ịa chỉ chi tiết), hoá đơ n số (và các chi tiết quan trọng khác nếu có). 
Đáng tiếc, chiếc xe (hoặc dịch vụ hay mặt hàng t ươ ng ứng nào đ ó) có nhiều khiếm khuyết (khuyết tật, v.v...) nh ư sau: .... (nêu rõ nội dung những vấn đ ề khiếu nại). 
Để giải quyết vấn đ ề tôi có mong muốn .... (chỉ rõ ph ươ ng thức đ ề xuất nh ư đ ổi lại; nhận lại tiền; sửa chữa, v.v...). 
Tôi xin gửi Ông những giấy tờ, tài liệu sau đ ây làm bằng cứ: 
1/.............................. 
2/.............................. 
Tôi rất mong đ ợi sự hồi đ áp của Ông và cảm phiền Ông giải quyết tr ư ớc ..... (Nêu rõ thời hạn). Tôi thiết nghĩ rằng Ông cũng không thích thú gì khi phải mất thời gian làm việc những c ơ quan chức n ă ng bảo vệ quyền lợi của khách hàng. 
Xin Ông liên hệ với chúng tôi theo đ ịa chỉ nêu trên hoặc theo số đ iện thoại sau đ ây vào giờ hành chính: ........ 
Xin chân thành cảm ơ n. 
Kính th ư ! 
Ghi chú: 
Sao gửi: (những đ ịa chỉ đư ợc sao gửi nếu có) 
Thông tin về dịch vụ, mặt hàng 
Vấn đ ề khiếu nại 
Đề xuất ph ươ ng án giải quyết 
Liệt kê giấy tờ, tài liệu có liên quan 
Thời hạn giải quyết và biện pháp dự phòng 
Địa chỉ liên hệ 
Giữ lại bản sao bức th ư , bản chính giấy tờ, tài liệu 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
139 
Th ư cảm ơ n 
Để xây dựng thiện cảm cho doanh nghiệp của mình chúng ta th ư ờng viết th ư cảm ơ n đ ối tác hay khách hàng nhân dịp đ ặc biệt nào đ ó, thí dụ: 
- Có một khách hàng mới, vừa đ ặt hàng lần đ ầu tiên. 
- Đối tác hay khách hàng vừa đ áp ứng một đ ề nghị, yêu cầu nào đ ó. 
- Đối tác hay khách hàng đư a ra một đ ề nghị, đ ề xuất có lợi cho doanh nghiệp của bạn. 
- Khách hàng mua hàng đ ều đ ặn và trả tiền đ úng hạn, v.v... 
Th ư cảm ơ n cần viết ngắn gọn, giọng v ă n chân thành và h ư ớng khách hàng tới sự tiếp tục hợp tác trong t ươ ng lai. Th ư cảm ơ n không nên dùng hình thức b ư u thiếp, mẫu in sẵn, vì nh ư vậy làm cho tính chân thành của th ư bị giảm sút đ áng kể. 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
140 
Th ư a Quý Ông, 
Nhân dịp n ă m mới, Công ty Huy Hoàng chúng tôi xin cảm ơ n Ông về sự hợp tác đ ầy hiệu quả trong thời gian qua. 
Việc mở rộng kinh doanh của Công ty chúng tôi trong những n ă m tới rất cần sự nhiệt tình ủng hộ và những hoạt đ ộng thiết thực của những khách hàng nh ư Quý Ông. 
Nguyên tắc bất di bất dịch của chúng tôi là “Phục vụ khách hàng ở mức cao nhất có thể”. 
Xin chúc Quý Ông một n ă m mới tràn đ ầy hạnh phúc và thành đ ạt. 
Vì một sự hợp tác bền vững và hiệu quả! 
Kính th ư ! 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
141 
Th ư a Ông, 
Xin chúc mừng Công ty của Ông và bản thân Ông nhân dịp đư ợc nhận phần th ư ởng cao quý của Nhà n ư ớc trao tặng - Huân ch ươ ng Lao đ ộng hạng nhất vì đ ã có những đ óng góp to lớn cho sự phồn thịnh của nền kinh tế n ư ớc nhà. 
Những sản phẩm của Quý Công ty đ ã trở thành niềm vinh dự của nền công nghiệp n ư ớc nhà và là đ ồ vật thân quen của nhiều gia đ ình chúng ta. 
Là một trong những khách hàng quen thuộc, một đ ối tác nhiệt thành của Quý Công ty, chúng tôi luôn luôn coi sự thành công của mình là một hệ quả tất yếu của sự hợp tác với những công ty thành đ ạt và đ áng tin cậy nh ư Quý Công ty. 
Chúc Quý Công ty và bản thân Ông làm ă n ngày càng thịnh v ư ợng. 
Kính th ư ! 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
142 
Th ư a ......... , 
Một tá cây con khoẻ mạnh mà hôm nay Ông nhận đư ợc là hoàn toàn miễn phí. 
Trong những đ iều kiện bình th ư ờng cây con do Mùa xuân vĩnh cửu có thể v ư ợt qua đư ợc mọi thử thách khắc nghiệt mà bất kỳ mọi loại cây kém chất l ư ợng khác sẽ bị héo tàn nhanh chóng. Trong nhiều n ă m qua cây con của Mùa xuân vĩnh cửu đư ợc chuyển tới khách hàng với những đ iều kiện sinh tr ư ởng tối ư u và tới 99% tr ư ờng hợp thoả mãn tốt nhất những nhu cầu khắt khe của khách hàng. 
Nếu không tin Ông hãy thử trồng ngay chúng vào đ ất ẩm theo đ úng những chỉ dẫn kèm theo trong vòng 24 tiếng đ ồng hồ sau khi nhận đư ợc cây. Sự đ âm chồi nảy lộc của chúng sẽ là minh chứng tốt nhất và tin rằng sẽ đ em lại h ươ ng vị thiên nhiên ngọt ngào và nồng ấm cho ngôi nhà của Ông. 
Từ ngày hôm nay hàng tháng Ông sẽ nhận đư ợc với giá khấu trừ cao phân tr ă m phát hành phí Nguyệt san “Quà tặng thiên nhiên” của chúng tôi , mà trong đ ó sẽ có nhiều đ ề xuất bổ ích đ ể làm v ư ờn cây của Ông mãi mãi xanh t ươ i. 
Xin chân thành cảm ơ n. 
Kính th ư ! 
Khiếu nại đư ợc giải quyết ngay 
Khẳng đ ịnh sự cố chỉ là hy hữu 
Nhắc nhở khách hàng đ ảm bảo kỹ thuật sử dụng dịch vụ 
Đề xuất khéo về sự hợp tác trong t ươ ng lai 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
143 
Th ư a Bà, 
Bà hoàn toàn có lý khi từng tin rằng mặt hàng áo thun “Mùa thu vàng” sẽ đư ợc khách hàng ư a chuộng. Đúng nh ư vậy, vì ngoài khiểu dáng, màu sắc hấp dẫn, chúng còn có đ ộ hút ẩm và co giãn uyển chuyển hết sức phù hợp với mùa thu của đ ất n ư ớc chung ta. Những chỉ số thông kê cũng cho thấy đ ó là những chiếc áo thun ă n khách nhất trong những n ă m qua. 
Một trong những vấn đ ề th ươ ng mại hiện nay là làm sao theo kịp đư ợc những nhu cầu đ ổi thay nhanh chóng, liên tục, th ư ờng xuyên của khách hàng, nhất là khi liên quan đ ến vấn đ ề “mốt thời trang”, một vấn đ ề luôn luôn làm cho các kho bãi của chung ta tràn ngập hàng hoá. Chúng tôi sẵn sàng nhận lại những hàng hoá kém phẩm chất, song một khi không nảy sinh vấn đ ề đ ó thì những lô hàng đ ã bán ra coi nh ư đ ã tiêu thụ xong. 
Nhiều nhà phân tích am hiểu thị tr ư ờng dự đ oán mùa thu n ă m nay khi nhiệt đ ộ trở nên giá rét h ơ n n ă m qua và áo thun sẽ lại là chủ đ ề quan tâm đ ặc biệt của khách hàng. H ơ n thế nữa, chiến dịch quảng cáo và khuyến mại mà chúng tôi đ ang ngày một t ă ng c ư ờng sẽ góp phần không nhỏ vào việc tiêu thụ những chiếc áo thun tuyệt vời đ ang bị mùa hè quên lãng. Xin gửi bà một số phiếu quảng cáo về mặt hàng này trên báo đ ịa ph ươ ng đ ã đư ợc chúng tôi trả tiền tr ư ớc nhằm t ă ng c ư ờng sự quảng bá của mặt hàng. 
Chúc bà thành công. 
Kính th ư ! 
Khẳng đ ịnh ý kiến đ úng đ ắn của chủ cửa hàng khi mua hàng của doanh nghiệp 
Nguyên nhân từ chối yêu cầu và thể hiện sự từ chối 
Kết thúc, thể hiện sự lạc quan vào t ươ ng lai tiêu thụ hàng và sự tiếp tục hợp tác 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
144 
Biên tập 
12/3/2021 
luukiemthanh@yahoo.com 
145 
Xin trân trọng cảm ơn! 
TS. Lưu Kiếm Thanh 
HỌC VIỆN H À NH CH Í NH QUỐC GIA77-Nguyễn Ch í Thanh, H à NộiCQ: 04.8357083NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209  E-mail: luukiemthanh@yahoo.com