Bài giảng Kỹ năng viết thông cáo báo chí

Kỹ năng viết Thông cáo báo chí 
Version Vietnamese 
Mục tiêu môn học 
Môn học này được thiết kế nhằm giúp bạn: 
Hiểu rõ vai trò của thông cáo báo chí 
Có kỹ năng viết thông cáo báo chí hiệu quả 
Nội dung môn học 
Môn học gồm 2 bài cung cấp: 
Những thông tin và kiến thức cơ bản 
Case Studies 
Thực hành 
Xem lại kết quả thực hành 
Thời gian giảng tại BMG 
2 buổi = 6 giờ 
Bài 1 Khái niệm 
Thông cáo báo chí (TCBC) là gì? 
Thường được gọi là Press Release. 
Là cách cửa hẹp bạn cần đi qua để thông tin của bạn đến được với công chúng. 
Tại sao cần phải có TCBC? 
Mô hình truyền thông hai bước do E Katx và Lazarsfed đề xuất 
Người gởi 
Thông điệp 
Thủ lĩnh tư tưởng 
Thủ lĩnh tư tưởng 
Thủ lĩnh tư tưởng 
Công chúng 
Công chúng 
Công chúng 
Vai trò của TCBC 
Là công cụ giao tiếp chính thức, cầu nối của PR với giới báo chí, truyền thông và công chúng 
Là tiếng nói chính thức của doanh nghiệp để truyền tải thông tin, thông điệp, hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân – các chủ thể của một chương trình PR 
Cung cấp thông tin cho báo chí. Mỗi mẫu tin đưa ra từ bản thông cáo sẽ được các báo khai thác ở những khía cạnh khác nhau. 
Giải đáp câu hỏi của dư luận 
Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu về sản phẩm của công ty 
Có giá trị tức thời và lâu dài. 
Ai thường xuyên tiếp xúc với TCBC 
PR agency 
PR trong các doanh nghiệp 
Những phát ngôn viên của các cơ quan chính phủ/ phi chính phủ 
Cơ quan thông tấn báo chí: phóng viên, trưởng trang, BTV, thư ký tòa soạn, Phó TBT, TBT. 
TCBC 
Mới hoặc gây ngạc nhiên 
Nóng hổi, gây tranh luận 
Gắn liền với sự mâu thuẫn hoặc nhập nhằng 
Thích hợp và quan trọng với độc giả 
Bí mật 
Viện dẫn những người nổi tiếng, địa điểm nổi tiếng 
Yêu cầu đặc trưng đối với thông cáo báo chí 
Tác hại của TCBC 
Khi không tin không chính xác, trung thực, sai sót: 
Sai về ngày khuyến mãi 
Sai về giá sản phẩm 
Sai về chỉ số: Chứng khoán, Khoa học: Giáo dục, y tế, tài trợ 
Có thể dẫn đến: 
Khách hàng khiếu kiện về sản phẩm 
Thiệt hại cho công ty 
Phá vỡ mối quan hệ 
10 đề tài của TCBC 
1. Sản phẩm hay dịch vụ mới 
2. Thay đổi ban lãnh đạo 
3. Kết quả kinh doanh quý 
4. Thành tích công ty hay cá nhân trong công ty 
5. Giải pháp đối với khủng hoảng của công ty 
6. Tổ chức từ thiện 
7. Giải thưởng hay huy chương 
8. Khuyến mãi 
9. Học tập nghiên cứu 
10. Cá nhân điển hình 
Bài tập 
Bài 2 Phương pháp viết thông cáo báo chí 
Người viết TCBC phải 
Hiểu tổng quan về Báo chí 
Hiểu rõ ngành mình đang công tác 
Hiểu đặc thù của những báo, đài được nhận TCBC 
Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC 
Sẵn sàng hỗ trợ phóng viên để họ khai thác, xử lý thông tin theo cách tốt nhất. 
Không thông tin tùy tiện, sơ sài hay nửa vời 
Nguyên tắc quan trọng nhất: Nhanh, chính xác, trung thực 
Trước khi viết 
Đặt ra các câu hỏi: 
Chủ đề của TCBC là gì? Điểm đặc biệt của thông cáo báo chí này là gì? 
Thông điệp được viết dành cho ai? 
Tổng hợp: 
Thông tin 
Số liệu 
Hình ảnh 
Contact của người chịu trách nhiệm nội dung thông tin 
Tư liệu diễn giải, tham khảo đính kèm 
Viết TCBC 
Công thức 5W + H 
Tổ chức thông tin theo mô hình “ hình tháp ngược ” 
Làm nổi bật những thông tin quan trọng 
Có trích dẫn của người có trách nhiệm cao nhất trong phạm vi thông tin. 
7 “ C ” in writing 
	Complete (trọn vẹn): đầy đủ các yếu tố 5W + 1 HConcise (súc tích): short term, no repeatationCareful (thận trọng): easy understandingConcrete (cụ thể): numbers, statisticsClear (rõ ràng): unity, coherenceCourteous (lịch sự): culture, honestyCorrect (chính xác): statistics 
Bố cục của thông cáo báo chí 
Nguồn tin: tên, địa chỉ, thông tin lin lạc của tổ chức, cá nhân ra TCBC 
Ghi ra thể loại văn bản THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không đề chung chung là “ Thông tin chương trình ” hay “ Thông tin sự kiện, doanh nghiệp ”  
Tiêu đề hoặc khái quát nội dung của bản thông cáo 
Ngày tháng năm, thời điểm ra thông cáo 
Nội dung chính ( Lời dẫn (Lead)– đoạn 1;Thân bài (body) – đoạn 2,3,4) 
Thông tin về công ty 
 Những văn bản đính kèm hay nguồn thông tin, hình ảnh minh họa, bổ sung 
Contact của người phụ trách PR hoặc chịu trách nhiệm về thông tin 
Nguồn tin 
Quan trọng và đòi hỏi phải chính xác 
Nên là người có nhiều thông tin nhất và có quyền trả lời báo chí 
Cần đủ thông tin: Họ tên, chức vụ, Tel/Mobile phone, Fax, Email 
Cả người của Agency (nếu có) 
Tít chính 
- Cỡ chữ to, đậm 
 - Giật tít phải thật ấn tượng – mạnh 
 - Gây chú ý và có tính khái quát cao, ngắn gọn 
 - Thể hiện được thông điệp của công ty 
 - Nằm dưới phần liên hệ 2 dòng 
Tít phụ 
- Cỡ chữ nhỏ hơn tít chính, đậm, nghiên 
 - Nằm dưới phần tít chính 
 - Thể hiện những thông điệp phụ (Nếu có) 
 - Sử dụng khi có nhiều thông tin, phức tạp, cần làm rõ 
Địa điểm, Thời gian 
Thể hiện phạm vi và thời gian thông tin 
Thường nằm ở đoạn đầu: 
 - Việt Nam, ngày 17 tháng 6 năm 2008 - Công ty 
 - Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2009 - Công ty 
 - Châu Á Thái Bình Dương, ngày.-Công ty 
Phần đầu, Lời dẫn (Lead) 
Đoạn 1 
Phần quan trọng nhất, tóm ý tất cả các thông tin 
Ví dụ: 
Nên viết như một tin hoàn chỉnh cho các phóng viên có thể sử dụng được ngay. 
Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề 
Thu hút sự chú ý của giới truyền thông 
Thể hiện các mục chính qua 5W1H 
Đây là đoạn chốt yếu có thể đứng độc lập 
Phần thân 
Bắt đầu bằng câu chuyển đoạn 
Cung cấp thêm chi tiết hay thông tin phụ, thông tin phong phú hơn ngoài các thông tin cốt yếu đã đưa tại lời dẫn/ đoạn 1 
Trích dẫn: Người có quyền thông tin cao nhất/ người phát ngôn trong phạm vi được giao. 
Trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội dung đoạn 1. 
Ví dụ: 
Hướng phát triển hay tổng quan của thông cáo báo chí 
Ví dụ: 
Thông tin công ty 
Thể hiện thông tin về công ty, ngành, nghề, doanh số, nhân viên 
Thống nhất cho tất cả TCBC của công ty 
Được cập nhật số liệu hằng năm hoặc khi có thay đổi. 
Cách trình bày TCBC 
Giấy A4 
Nên dùng giấy Letter head 
Cách dòng 1.5 hoặc 2 
Lề trái và lề phải ít nhất là 1 inch 
Tít phải được viết đậm 
Tít chính viết hoa hoặc viết hoa toàn bộ chữ cái đầu tiên 
Tít phụ viết đậm và nghiêng 
Độ dài; Một mặt giấy A4 là lý tưởng, tối đa 2 mặt trừ những trường hợp đặc biệt. 
Cuối trang nếu còn tiếp thì nên dùng chữ more (còn tiếp) 
Các trang nên được đánh số 
Cuối bảng TCBC nên dùng ký hiệu ###, the end. 
Ngòai ra có thể thể hiện bản chất thông tin, vấn đề bản quyền, trách nhiệm thông tin, điều luật điều chỉnh 
Ngôn ngữ của TCBC 
Rõ ràng, súc tích 
Chính xác tên tuổi, địa danh, số liệu được đề cập 
Không dài dòng, cường điệu, hoa mỹ, sáo rỗng 
Tránh lối viết mập mờ, đa nghĩa, gây hiểu lầm hoặc ngộ nhận 
Tuyệt đối không thông tin những điều không có thật 
Tuyệt đối tránh mệnh lệnh “ TCBC để đăng ngay ” 
Bộ presskit 
Thông thường, TCBC được gởi tới phóng viên kèm với hình ảnh, các tư liệu, thông tin bổ sung hoặc quà tặng, sản phẩm mẫu. Tất cả được gọi chung là “ bộ tài liệu dành cho báo chí ” (press kit). 
“ Bộ tài liệu dành cho báo chí ” nên được xếp gọn gàng, dễ cầm nắm, mang, xách trong các folder, bìa đựng hồ sơ, túi xách có mang hình ảnh của đơn vị tổ chức, không gây bất tiện cho phóng viên trong các hoạt động tác nghiệp khác (chụp ảnh, phỏng vấn, quay phim) 
Soft hay hard copy? 
Trong những trường hợp khẩn cấp, có thể gởi TCBC qua fax hoặc email, nhưng phải thông báo trước với phóng viên qua điện thọai để đảm bảo tính tin cậy của thông tin. 
Tuyệt đối, không gởi những TCBC quan trọng qua email hoặc fax mà không liên lạc trước với phóng viên phụ trách. 
Không gởi TCBC và hình ảnh qua email bằng quá nhiều file đính kèm, khó download. 
Sau khi viết TCBC 
Bản TCBC trả lời được các vấn đề chưa? 
TCBC ngắn gọn chưa? 
Được đọc kỹ và được duyệt chưa? 
Gởi tới đâu? 
Kiểm tra coi có được đăng không? 
Lưu các bài đã đăng và gọi điện cảm ơn. 
Không nên ngồi chờ đăng tin mà phải theo dõi 
Nắm bắt được đề tài báo đang cần 
Thao khảo một vài TCBC mẫu 
Các bạn tham khảo một vài thông cáo báo chí để chuẩn bị viết thông cáo báo chí mẫu. 
Cám ơn các bạn đã lắng nghe. 
Mọi thắc mắc về giảng viên và chương trình đào tạo 
vui lòng gởi về hộp thư: 
Email: info@bmg.edu.vn 
Hotline: 2244 6267 
www.bmg.edu.vn