Bài giảng Kỹ năng quản trị Stress

KỸ NĂNG QUẢN TRỊ STRESS 
ThS. Lương Thu Hà 
Hà nội, 2011 
1 
TRẮC NGHIỆM TÂM LÝ 
Mỗi sinh viên tự trắc nghiệm chẩn đoán bản thân 
Chọn giải pháp thích hợp nhất rồi khoanh tròn vào số điểm tương ứng 
Yêu cầu: 
Làm lần lượt từ trên xuống 
Tự đánh giá một cách trung thực 
Không sao chép 
2 
KẾT QUẢ TRẮC NGHIỆM TÂM LÝ 
Dưới 24 điểm : Bạn có thể bị stress nhiều nhưng biết cách chế ngự. 
Từ 24 – 30 điểm : Bạn bắt đầu quá tải vì stress, bạn cần sự trợ giúp để tránh hậu quả xấu 
Trên 30 điểm : Bạn đã bị stress, bạn cần được khám và điều trị 
3 
Nội dung 
I. Tổng quan về stress 
II. Các nguyên nhân gây ra stress trong công việc 
III. Đương đầu với stress trong công việc 
4 
I. TỔNG QUAN VỀ STRESS 
Stress là gì? 
Phân loại stress 
Một số nhận định chung về stress 
5 
1.1. Stress là gì? 
Xuất phát từ lĩnh vực sinh học 
Walter Cannon (1927): Hành vi “fight or flight” 
Hans Seyle (1930 – Áo): Phản ứng STRESS <= Hoảng hốt – Chống cự - Kiệt quệ 
Nghiên cứu sau đó: Bản năng (Cannon) => Hiện tượng nhận thức cá nhân 
6 
Khái niệm stress 
Căng thẳng xuất hiện khi cá nhân nhận thấy rằng họ không thể đáp ứng được những yêu cầu đối với họ hoặc đe dọa sự tồn tại khỏe mạnh của họ (R.S. Razarus, 1966) 
Stress là kết quả của sự mất cân bằng giữa những yêu cầu và những nguồn lực (R.S. Razarus và S. Folkman, 1984) 
7 
Khái niệm stress 
Stress xuất hiện khi áp lực vượt quá khả năng thông thường của bạn để ứng phó (S. Palmer, 1999) 
Stress là một thuật ngữ có giới hạn rộng dùng để miêu tả các trạng thái của cá nhân đối với các điều kiện bên ngoài ở các mức độ sinh lý, tâm lý và hành vi. 
8 
1.2. Phân loại stress 
Căn cứ vào thời gian gây tác động và ảnh hưởng: 
Stress cấp tính 
Stress cấp từng đợt 
Stress mãn tính 
Căn cứ vào tác động: 
Stress tích cực (Eustress) 
Stress tiêu cực (Distress) 
Hyperstress 
Hypostress 
9 
Stress Căn cứ vào thời gian tác động và ảnh hưởng 
Stress cấp tính 
Phổ biến nhất: Bất cứ ai, bất cứ thời điểm nào 
Có thể kiềm chế được 
Stress cấp từng đợt: stress thường xuyên, 2 dạng 
Dạng 1: Xu hướng cạnh tranh, giận dữ và thù địch 
Dạng 2: Lo âu quá mức và trầm cảm 
Stress mãn tính: dai dẳng và vô vọng 
10 
Stress tích cực (Eustress): 
Stress có ích, tự xuất hiện và biến mất 
Nỗ lực cơ bắp hoặc nỗ lực sáng tạo 
Stress tiêu cực (Distress): 
Stress có hại 
Stress cấp tính và stress mãn tính 
Stress - Căn cứ vào tác động 
11 
Stress - Căn cứ vào tác động (Tiếp) 
Hyperstress: 
Stress có hại 
Áp lực quá lớn so với khả năng đảm nhận / chịu đựng 
Phản ứng một cách thái quá 
Hypostress: 
Cảm giác đơn điệu, nhàm chán, vô cảm, thiếu động lực 
Nguyên nhân: thói quen và lối mòn 
12 
1.3. Một số nhận định chung 
1. Stress không giống nhau đối với mọi người 
2. Stress không phải luôn xấu 
3. Có thể xuất hiện đối với bất cứ ai, tại bất cứ thời điểm nào và do bất cứ nguyên nhân nào 
13 
Một số nhận định chung (Tiếp) 
4. Các kỹ thuật giảm stress mang tính tương đối 
5. Đôi khi không có hoặc triệu chứng không rõ ràng 
6. Cảnh giác với các dấu hiệu cảnh báo sớm 
14 
II. 	NGUYÊN NHÂN CỦA	STRESS TRONG CÔNG VIỆC 
Áp lực về thời gian 
Quá tải và thiếu kiểm soát trong công việc 
Xung đột trong tổ chức 
Về vai trò, công việc và quá trình tương tác 
Môi trường và hoàn cảnh 
Điều kiện làm việc và sự thay đổi trong tổ chức 
Tâm lý đề phòng 
Điều không mong đợi và sự sợ hãi 
15 
2.1. Áp lực về thời gian 
Nguyên nhân thông thường và phổ biến 
Quá ít thời gian – Quá nhiều công việc 
Áp lực về thời gian trong ngắn hạn 
Stress do áp lực về thời gian – Thỏa mãn trong công việc, tình trạng căng thẳng, vấn đề sức khỏe 
Nhận thức về áp lực thời gian trong các nền văn hóa khác nhau 
16 
2.2. Xung đột trong tổ chức 
Xung đột về vai trò: Vai trò của các cá nhân trong nhóm làm việc không được phát huy do không hợp nhau 
Xung đột về công việc: Quan điểm khác biệt khi xác định hay giải quyết vấn đề 
Xung đột do quá trình tương tác: Sự chống đối mang tính cá nhân 
17 
2.3. Môi trường và hoàn cảnh 
Mỗi các nhân có hoặc xuất phát từ môi trường và hoàn cảnh cụ thể khác nhau 
Nguyên nhân cụ thể: 
Môi trường làm việc không có lợi 
Sự thay đổi nhanh và không ngừnggia tăng 
Các yếu tố thuộc về môi trường sống 
Các yếu tố thuộc về cá nhân 
18 
2.4. Tâm lý đề phòng 
Do sự thách thức hay đe dọa trong công việc 
Nguyên nhân: Sự sợ hãi phải đối mặt 
Sự thay đổi 
Tái cấu trúc 
Giảm biên chế 
19 
III. 	ĐƯƠNG ĐẦU VỚI 	STRESS TRONG CÔNG VIỆC 
Khắc phục nguyên nhân gây ra stress 
Tăng khả năng phản ứng của bản thân 
Một số kỹ thuật giảm stress 
20 
3.1. Khắc phục nguyên nhân gây stress 
Quản lý thời gian 
Giảm xung đột trong tổ chức 
Tổ chức lại công việc 
Giảm tâm lý đề phòng 
21 
3.1.1. Quản lý thời gian 
Sử dụng hiệu quả thời gian trong dài hạn 
Nói “Không” với những việc không cần thiết 
Ma trận quản lý thời gian 
Sử dụng hiệu quả thời gian hàng ngày 
6 quy tắc giúp sử dụng thời gian hàng ngày hiệu quả 
22 
Sử dụng thời gian hiệu quả trong dài hạn 
1 
Khủng hoảng 
Khách hàng phàn nàn 
4 
Trốn việc (chốc lát) 
Thói quen hàng ngày 
Nhận xét, bình luận 
3 
Cơ hội phát triển 
Đổi mới 
Lên kế hoạch 
2 
Thư từ 
Chuông điện thoại 
Sự gián đoạn khác 
CẤP BÁCH (URGENCY) 
Q 
U 
A 
N 
T 
R 
Ọ 
N 
G 
Cao 
Cao 
Thấp 
Thấp 
23 
Sử dụng hiệu quả thời gian hàng ngày 
Quy tắc 1: Lên lịch hoạt động hàng ngày 
Quy tắc 2: Nguyên tắc Pareto (20% - 80%) => Phân bổ quỹ thời gian và thời điểm ưu tiên 
Quy tắc 3: Kết hợp vài việc cùng một thời điểm 
24 
Sử dụng hiệu quả thời gian hàng ngày 
Quy tắc 4: Chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành các công việc trong ngắn hạn 
Quy tắc 5: Tuân thủ lịch làm việc trong ngày 
Quy tắc 6: Đặt deadline cho từng công việc và mỗi ngày cố gắng hoàn thành ít nhất 1 việc 
25 
3.1.2. Giảm xung đột trong tổ chức 
Nguyên nhân của xung đột: không thỏa mãn trong các mối quan hệ 
Khắc phục: 
Tham gia các cộng đồng / nhóm thành viên 
Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên 
26 
Vai trò giảm xung đột của từng cá nhân 
Yêu cầu thái độ cởi mở và lắng nghe 
Thể hiện thiện chí giải quyết xung đột 
Tránh biến xung đột công việc thành xung đột cá nhân 
Nghiên cứu các kỹ năng giải quyết xung đột 
27 
3.1.3. Tổ chức lại công việc 
Stress và quyền tự chủ trong công việc 
Mô hình tổ chức lại công việc: 
Sự đa dạng về kỹ năng: cơ hội vận dụng nhiều KN 
Sự chịu trách nhiệm: trách nhiệm và hoàn tất CV 
Tầm quan trọng của công việc: tác động tới CV khác 
Sự tự do, tự trị: làm như thế nào và vào lúc nào 
Sự phản hồi về kết quả / thành công 
28 
3.1.4. Giảm tâm lý đề phòng 
Vấn đề của từng cá nhân 
Những lo lắng về mặt tâm lý 
Yêu cầu: 
Sự thay đổi trong quá trình tư duy 
Xác định thứ tự ưu tiên cho công việc 
Lập kế hoạch làm việc và hệ thống mục tiêu ngắn hạn 
29 
Mô hình thiết lập kế hoạch và 	mục tiêu ngắn hạn 
4 
Đánh giá và ghi nhận 
1 
Thiết lập mục tiêu 
3 
Giám sát và giải trình 
2 
Hành động và ứng xử 
30 
Bước 1 : Xác định kết quả hay mục tiêu kỳ vọng 
Bước 2 : Xác định hành động và cách ứng xử (nghiêm túc, kỹ lưỡng và cụ thể) 
Bước 3 : Thiết lập cơ chế giám sát việc thực thi và giải trình kết quả 
Bước 4 : Thiết lập hệ thống đánh giá và ghi nhận kết quả đạt được 
Mô hình thiết lập kế hoạch và 	mục tiêu ngắn hạn 
31 
3.2. Tăng khả năng phản ứng của bản thân 
Những tác nhân kéo dài hoặc không thể loại bỏ 
Nhân tố quyết định: 
Các nhân tố thuộc về cá nhân: tự coi trọng, nhận thức và nhận thức về giá trị cốt lõi, tài năng 
Chiến lược đương đầu với stress 
Sự cân bằng trong cuộc sống => Khả năng chống đỡ cao nhất 
32 
Các hoạt động cân bằng cuộc sống 
Hoạt động thể chất 
Hoạt động tâm linh 
Gia đình 
Hoạt động xã hội 
Hoạt động trí óc 
Công việc 
Hoạt động văn hóa 
33 
Tăng khả năng phản ứng của cơ thể 
Tăng cường khả năng phản ứng về thể chất 
Tăng cường khả năng phản ứng về tâm lý 
Tăng cường khả năng phản ứng về xã hội 
34 
3.2.1. Tăng cường KNPƯ về thể chất 
Lợi ích của chương trình tập luyện thể chất: 
Duy trì trọng lượng tối ưu: đặc biệt quan trọng đối với nhân viên công sở 
Tăng cường tâm lý: sự tự tin trong giao tiếp 
Cải thiện hoạt động của hệ tim mạch 
Chế độ ăn uống cân bằng, hạn chế fastfood 
Ngủ đủ thời gian và đúng cách 
35 
3.2.2. Tăng cường KNPƯ về tâm lý 
Maddi & Kobasa chỉ ra 3 yếu tố quyết định sức chịu đựng và khả năng phản ứng trước stress: 
Sự (khả năng) kiểm soát các yếu tố nội bộ 
Sự cam kết: bao gồm sự lựa chọn và sự cống hiến 
Sự thách thức: trải nghiệm mới đầy thú vị và là nấc thang cần thiết để tiến lên 
36 
3.2.3. Tăng cường KHPƯ về xã hội 
Xây dựng và phát triển các mối QHXH gần gũi, tin cậy 
Mục đích: cho và nhận sự chia sẻ, cảm thông, khuyên nhủ, động viên 
Các MQH xã hội: 
Tình cảm gia đình	– Mối quan hệ cố vấn 
Tình bằng hữu	– Mối quan hệ nhóm 
37 
Tăng cường KNPƯ về xã hội 
Mối quan hệ cố vấn: 
Người quản lý lớn tuổi và cao cấp hơn trong tổ chức 
Hình mẫu để học tập, phấn đấu, làm theo, tự điều chỉnh 
Mối quan hệ (trong làm việc) nhóm: 
Càng chặt chẽ => Lợi ích càng lớn 
Sự nhận thức về khó khăn và thách thức của cộng sự 
Tham gia và chia sẻ thông tin hai chiều 
Đề cao kết quả làm việc tập thể hơn là cá nhân 
38 
3.3. Một số kỹ thuật giảm stress 
Biện pháp mang tính dài hạn: 
Xác định và loại bỏ nguyên nhân gây stress 
Tăng cường sức chịu đựng và khả năng phản ứng 
Kỹ thuật giảm stress: 
Tính ngắn hạn, tạm thời 
Tính tức thời 
Tính lặp lại 
39 
Kỹ thuật giảm stress 
Kỹ thuật liên quan đến thể chất: 
Thư giãn cơ bắp 
Kỹ thuật thở sâu 
Kỹ thuật liên quan đến tâm lý: 
Hình ảnh và liên tưởng 
Kỹ thuật diễn tập 
40 
3.3.1. Thư giãn cơ bắp 
Lần lượt loại bỏ sự căng thẳng trong từng nhóm cơ 
Mối nhóm: Căng 5 – 10 giây => Thư giãn hoàn toàn 
Bàn chân => Bắp chân, đùi => Bụng => Cổ, mặt 
Đơn giản: Rời vị trí, tập vài động tác thể dục đơn giản 
41 
3.3.2. Kỹ thuật thở sâu 
Đơn giản, vô thức => Ít được quan tâm đúng mức => Cần tập luyện để làm chủ 
Thở không đúng cách: nhanh, ngắn, gấp gáp 
Lúc vội vàng hay căng thẳng: nhanh và ngắn hơn 
42 
Lợi ích của thở đúng cách 
Cơ thể trao đổi chất tốt hơn 
Trí não hoạt động năng suất và hiệu quả hơn 
Hạn chế trầm cảm do C0 2 và khí độc tồn đọng 
Loại bỏ stress (đặc biệt là stress cấp tính) 
Nâng cao chất lượng cuộc sống và công việc 
43 
Kỹ thuật thở sâu 
Nguyên tắc 1: Bố trí thời gian hợp lý để luyện tập, tránh thời điểm nhạy cảm 
Nguyên tắc 2: Làm chủ và điều chỉnh cách thở 
	Phương pháp thở 2 – 1: Thở ra dài gấp đôi hít vào 
Nguyên tắc 3: Thực hành mọi lúc có cơ hội (làm việc, họp hành, nghe điện thoại) 
44 
3.3.3. Hình ảnh và liên tưởng 
Loại bỏ stress bằng sự tập trung ý nghĩ: 
Sự mường tượng: Tái hiện âm thanh, hình ảnh, kết cấu của một sự kiện thú vị, hấp dẫn, sống động, đáng nhớ đã xảy ra trong quá khứ 
Sự tưởng tượng: Hình dung về các hình ảnh, sự kiện giả định, tưởng tượng, mong ước 
Tác dụng: giải tỏa nóng giận / áp lực 
45 
3.3.4. Kỹ thuật diễn tập 
Hình dung tình huống giả định 
Đặt mình vào tình huống stress giả định 
Dự kiến một số phản ứng có thể lựa chọn 
46 
Kết luận 
Tổng quan về stress: khái niệm, phân loại, nhận định 
Tìm ra các nguyên nhân gây ra stress trong công việc 
Các biện pháp đương đầu với stress trong công việc: 
Khắc phục các nguyên nhân (dài hạn) 
Tăng cường khả năng phản ứng của bản thân (dài hạn) 
Một số kỹ thuật giảm stress 
47