Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán
Chu trình kinh doanh
Chu trình doanh thu: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình cung cấp hàng hóa/dịch vụ và thu tiền.
Chu trình chi phí: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng hóa/dịch vụ và thanh toán.
Chu trình sản xuất: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoàn thành.
Chu trình nhân sự: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng và trả lương
Chu trình tài chính: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động, sử dụng vốn và phân phối kết quả sử dụng vốn
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
Tóm tắt nội dung tài liệu: Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán
![Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán](https://s1.tailieubachkhoa.net/rl6k7x3q9zfh00j8/thumb/2021/12/02/bai-giang-ke-toan-tai-chinh-chuong-2-to-chuc-du-lieu-trong-h_KXshuvbVKD.jpg)
Chương 2 Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán 1 Mục tiêu Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập So sánh quá trình thu thập , lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy tính Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính Vai trò của các tập tin chính , tập tin nghiệp vụ Các phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu Các phương thức nhập dữ liệu Các cấu trúc tổ chức dữ liệu 2 Quá trình SXKD Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra Kiểm soát - phản hồi Lưu trữ Xác định dữ liệu cần thu thập Tổ chức thu thập dữ liệu Tổ chức lưu trữ dữ liệu 3 Chu trình kinh doanh Mỗi chuỗi các hoạt động cùng liên quan đến 1 nội dung của quá trình SXKD Chu trình kinh doanh hay còn gọi là chu trình kế toán Bao gồm : Chu trình doanh thu Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Chu trình nhân sự Chu trình tài chính 4 Chu trình kinh doanh Chu trình doanh thu : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình cung cấp hàng hóa/dịch vụ và thu tiền . Chu trình chi phí : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng hóa/dịch vụ và thanh toán . Chu trình sản xuất : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoàn thành . Chu trình nhân sự : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng và trả lương Chu trình tài chính : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động , sử dụng vốn và phân phối kết quả sử dụng vốn 5 Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán Hệ thống lập báo cáo , cung cấp thông tin Chu trình doanh thu Bán hàng –> Thu tiền Chu trình chi phí Mua hàng – trả tiền Chu trình sản xuất NVL, NC -> SP hoàn thành Chu trình tài chính Nhận tiền – Chi tiền Chu trình nhân sự Tuyển dụng – Trả lương Sản phẩm Tiền Tiền Tiền Nhân công NVL Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu 6 Nội dung dữ liệu thu thập Sự kiện gì ? ( E vent) Nguồn lực nào ? ( R esources) Đối tượng liên quan ? ( A gent) Nội dung của 1 hoạt động Dữ liệu thu thập Theo các chu trình Mô hình REA 7 Tổ chức thu thập dữ liệu Các chu trình kinh doanh Mô hình REA Xác định các loại Hđộng , Đtượng , Nlực cần thu thập dữ liệu Dữ liệu cần thu thập cho từng đối tượng , nguồn lực Yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý , đặc điểm kinh doanh Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động Chứng từ Tài khoản và Các đối tượng chi tiết 8 Đặt hàng Xuất kho Giao Hàng Bán hàng Thu tiền KH Hàng hóa Nviên Tkhoản 1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu R esource E vent A gent 9 AIS thủ công Chứng từ Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Ghi sổ nhật ký Sổ nhật ký Chuyển sổ Sổ cái , sổ chi tiết Lập báo cáo Báo cáo tài chính Quá trình SXKD Các hoạt động thu thập , ghi nhận dữ liệu 10 AIS trên nền máy tính Chứng từ Sự kiện của quá trình SXKD Nhập liệu Nhập liệu các hoạt động liên quan Các tập tin lưu trữ dữ liệu Thông tin theo yêu cầu Cập nhật , truy xuất thông tin theo yêu cầu Các đối tượng , nguồn lực sử dụng Khai báo Các hoạt động thu thập , ghi nhận dữ liệu 11 Các hoạt động thu thập , ghi nhận dữ liệu Nhập liệu , ghi nhật ký (recording): Nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống Cập nhật , chuyển sổ (Update): Tác động , thay đổi các dữ liệu lưu trữ ( số dư TK, số dư chi tiết KH) sau khi sự kiện xảy ra Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng ( Khách hàng , nhà cung cấp , tài khoản , nhân viên ) 12 Lưu trữ dữ liệu AIS thủ công Hoạt động Lưu trữ Ghi nhật ký Sổ nhật ký Chuyển sổ Sổ cái , sổ chi tiết AIS trên nền máy tính Hoạt động Lưu trữ Nhập liệu Tập tin nghiệp vụ Khai báo Tập tin chính Cập nhật Tập tin chính 13 100,000,000 0302657481 258 Lê Lợi, Q.01 Công Ty Thành Công KHTN-05 0 0302984527 58 Nguyễn Du, Q.01 Công Ty Quang Minh KHTN-04 (234,000,000) 437821270-001 142 Điện Biên Phủ , Q.03 Anh Tuấn KHTN-03 150,000,000 430011144-001 17 Lê Duẩn, Quận 01 UOB Viet Nam KHTN-02 300,090,000 430421210-001 115 Nguyễn Huệ KPMG Việt Nam KHTN-01 574,565,000 430121280-001 29 Lê Duẩn, Q.01 Chase Mahattan KHNN-01 Số dư Mã số thuế Địa chỉ Tên khách hàng Mã KH Dữ liệu tổng hợp Dữ liệu tham chiếu Thực thể khách hàng Mẫu tin Lưu trữ dữ liệu trên tập tin 14 Tập tin chính (Master File) Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong , và ngoài hệ thống . VD: Khách hàng , Hàng hóa Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp Tên hàng hóa Mã hàng Ð VT Tài khoản SL tồn XEROX PR-001 Cái 1561 100 HP LASER PR-002 Cái 1561 20 TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu 15 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu ( tt ) Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng , bán hàng , thu tiền Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN , nghiệp vụ Luôn chứa các dữ liệu về giá cả , số lượng liên quan đến sự kiện Số hđơn Ngày hđơn Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345 7870 15/4/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567 16 Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ Giảm thời gian nhập liệu . VD: chỉ cần nhập mã KH chứ ko cần nhập các thông tin khác của KH khi nhập hóa đơn bán hàng Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu . VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu . VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong tập tin chính Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu : Thay đổi , thêm , xóa 17 Mối liên kết giữa các tập tin Tên khách hàng Mã KH Địa chỉ Mã số thuế Chase Mahattan KHNN-01 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001 KPMG Việt Nam KHTN-01 115 Nguyễn Huệ 430421210-001 Số hđơn Ngày hđơn Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345 7870 154/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567 Khóa chính Khóa ngoại Mối liên kết t hể hiện số lượng mẫu tin của 1 tập tin này liên kết với 1 mẫu tin của 1 tập tin khác 18 Cơ sở dữ liệu Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu , được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng A, B, C B, C, D, E Chương trình 1 Chương trình 2 A, B, C, D, E Hệ quản trị CSDL Chương trình 1 Chương trình 2 Cơ sở dữ liệu 19 Mã hóa các thực thể mang dữ liệu Ý nghĩa Các thực thể mang các dữ liệu ( hoạt động , đối tượng , nguồn lực ) sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất , phân biệt giữa chúng với nhau Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể Tổ chức các hoạt động , đối tượng , nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu quản lý , yêu cầu thông tin 20 Các phương pháp mã hóa Mã trình tự/mã liên tiếp : Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp : VD: MS sinh viên Không linh động , hạn chế trong việc thêm , xóa dữ liệu Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu Mã khối/nhóm : Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định : ví dụ mã UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm . 934673-042659: Nhà SX Vinamilk , sản phẩm sữa tươi .. 21 Các phương pháp mã hóa Mã phân cấp : Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí , phân cấp Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng KT- mã NV Mã gợi nhớ : Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định VD: KH-001 Mã khách hàng , số 00 22 Tính chất của bộ mã Tính duy nhất Tính đại diện Tính ổn định , tương lai của bộ mã Tính phổ biến 23 Các bước mã hóa Xác định các thực thể cần mã hóa Xác định quy luật tồn tại , thuộc tính hay yêu cầu quản lý liên quan đến thực thể Lựa chọn các nội dung quản lý cần mã hóa phù hợp với tính chất của bộ mã Lựa chọn các phương pháp mã hóa thích hợp cho từng nội dung cần mã hóa 24 Phương thức nhập dữ liệu Theo thời gian thực (Real-Time) Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh ( vào tập tin nghiệp vụ ) Khi dữ liệu được nhập , sẽ kiểm tra các dữ liệu trong tập tin chính liên quan ( khách hàng , hàng TKho ) Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện ( bảng kê , báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp ) ngay sau được nhập vào . 25 Phương thức nhập dữ liệu ( tt ) Theo lô (Batch) Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh ( chưa được nhập vào máy ) Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ ( Số kiểm soát ) Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính ) với số kiểm soát ( tính trước khi nhập liệu ), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô 26 Phương thức nhập dữ liệu ( tt ) Nhập liệu theo thời gian thực , xử lý theo lô Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh , do đó sẽ không tính toán số kiểm soát lô Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “ nằm chờ ” mà không được cập nhập vào các tập tin chính liên quan Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “ chờ ” trước khi cập nhập Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các tập tin chính liên quan Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ “ nằm chờ ” đã được cập nhập 27
File đính kèm:
bai_giang_ke_toan_tai_chinh_chuong_2_to_chuc_du_lieu_trong_h.ppt