Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

Chương 2 Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán 
1 
Mục tiêu 
Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập 
So sánh quá trình thu thập , lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy tính 
Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính 
Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính 
Vai trò của các tập tin chính , tập tin nghiệp vụ 
Các phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu 
Các phương thức nhập dữ liệu 
Các cấu trúc tổ chức dữ liệu 
2 
Quá trình SXKD 
Dữ liệu đầu vào 
Xử lý 
Thông tin đầu ra 
Kiểm soát - phản hồi 
Lưu trữ 
Xác định dữ liệu cần thu thập 
Tổ chức thu thập dữ liệu 
Tổ chức lưu trữ dữ liệu 
3 
Chu trình kinh doanh 
 Mỗi chuỗi các hoạt động cùng liên quan đến 1 nội dung của quá trình SXKD Chu trình kinh doanh hay còn gọi là chu trình kế toán 
 Bao gồm : 
 Chu trình doanh thu 
 Chu trình chi phí 
 Chu trình sản xuất 
 Chu trình nhân sự 
 Chu trình tài chính 
4 
Chu trình kinh doanh 
 Chu trình doanh thu : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình cung cấp hàng hóa/dịch vụ và thu tiền . 
 Chu trình chi phí : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng hóa/dịch vụ và thanh toán . 
 Chu trình sản xuất : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoàn thành . 
 Chu trình nhân sự : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng và trả lương 
 Chu trình tài chính : Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động , sử dụng vốn và phân phối kết quả sử dụng vốn 
5 
Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán 
Hệ thống lập báo cáo , cung cấp thông tin 
Chu trình doanh thu 
Bán hàng –> Thu tiền 
Chu trình chi phí 
Mua hàng – trả tiền 
Chu trình sản xuất 
NVL, NC -> SP hoàn thành 
Chu trình tài chính 
Nhận tiền – Chi tiền 
Chu trình nhân sự 
Tuyển dụng – Trả lương 
Sản phẩm 
Tiền 
Tiền 
Tiền 
Nhân công 
NVL 
Dữ liệu 
Dữ liệu 
Dữ liệu 
6 
Nội dung dữ liệu thu thập 
Sự kiện gì ? 
( E vent) 
Nguồn lực nào ? 
( R esources) 
Đối tượng liên quan ? ( A gent) 
Nội dung của 1 hoạt động 
Dữ liệu thu thập 
Theo các chu trình 
Mô hình 
REA 
7 
Tổ chức thu thập dữ liệu 
Các chu trình kinh doanh 
Mô hình REA 
Xác định các loại Hđộng , Đtượng , Nlực cần thu thập dữ liệu 
Dữ liệu cần thu thập cho từng đối tượng , nguồn lực 
Yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý , đặc điểm kinh doanh 
Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động 
Chứng từ 
Tài khoản và Các đối tượng chi tiết 
8 
Đặt hàng 
Xuất kho 
Giao Hàng 
Bán hàng 
Thu tiền 
KH 
Hàng hóa 
Nviên 
Tkhoản 
1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu 
R esource 
E vent 
A gent 
9 
AIS thủ công 
Chứng từ 
Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính 
Ghi sổ nhật ký 
Sổ nhật ký 
Chuyển sổ 
Sổ cái , sổ chi tiết 
Lập báo cáo 
Báo cáo tài chính 
Quá trình SXKD 
Các hoạt động thu thập , ghi nhận dữ liệu 
10 
AIS trên nền máy tính 
Chứng từ 
Sự kiện của quá trình SXKD 
Nhập liệu 
Nhập liệu các hoạt động liên quan 
Các tập tin lưu trữ dữ liệu 
Thông tin theo yêu cầu 
Cập nhật , truy xuất thông tin theo yêu cầu 
Các đối tượng , nguồn lực sử dụng 
Khai báo 
Các hoạt động thu thập , ghi nhận dữ liệu 
11 
Các hoạt động thu thập , ghi nhận dữ liệu 
Nhập liệu , ghi nhật ký (recording): Nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống 
Cập nhật , chuyển sổ (Update): Tác động , thay đổi các dữ liệu lưu trữ ( số dư TK, số dư chi tiết KH) sau khi sự kiện xảy ra 
Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng ( Khách hàng , nhà cung cấp , tài khoản , nhân viên ) 
12 
Lưu trữ dữ liệu 
AIS thủ công 
Hoạt động Lưu trữ 
Ghi nhật ký Sổ nhật 
 ký 
Chuyển sổ Sổ cái , sổ 
 chi tiết 
AIS trên nền máy tính 
Hoạt động Lưu trữ 
Nhập liệu Tập tin 
 nghiệp vụ 
Khai báo Tập tin chính 
Cập nhật Tập tin chính 
13 
100,000,000 
0302657481 
258 Lê Lợi, Q.01 
Công Ty Thành Công 
KHTN-05 
0 
0302984527 
58 Nguyễn Du, Q.01 
Công Ty Quang Minh 
KHTN-04 
(234,000,000) 
437821270-001 
142 Điện Biên Phủ , Q.03 
Anh Tuấn 
KHTN-03 
150,000,000 
430011144-001 
17 Lê Duẩn, Quận 01 
UOB Viet Nam 
KHTN-02 
300,090,000 
430421210-001 
115 Nguyễn Huệ 
KPMG Việt Nam 
KHTN-01 
574,565,000 
430121280-001 
29 Lê Duẩn, Q.01 
Chase Mahattan 
KHNN-01 
Số dư 
Mã số thuế 
Địa chỉ 
Tên khách hàng 
Mã KH 
Dữ liệu tổng hợp 
Dữ liệu tham chiếu 
Thực thể khách hàng 
Mẫu tin 
Lưu trữ dữ liệu trên tập tin 
14 
Tập tin chính (Master File) 
Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong , và ngoài hệ thống . VD: Khách hàng , Hàng hóa  
Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh 
Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp 
Tên hàng hóa 
Mã hàng 
Ð VT 
Tài khoản 
SL tồn 
XEROX 
PR-001 
Cái 
1561 
100 
HP LASER 
PR-002 
Cái 
1561 
20 
TOSHIBA DESKPRO 
PC-001 
Bộ 
1561 
150 
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu 
15 
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu ( tt ) 
Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) 
Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng , bán hàng , thu tiền  
Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN , nghiệp vụ 
Luôn chứa các dữ liệu về giá cả , số lượng liên quan đến sự kiện 
Số hđơn 
Ngày hđơn 
Mã KH 
Mã hàng 
SL 
Giá 
ĐĐH 
7869 
13/4/04 
KHTN-01 
PC-001 
1 
10.000.000 
345 
7869 
13/4/04 
KHTN-01 
PC-002 
2 
20.000.000 
345 
7870 
15/4/04 
KHNN-01 
PR-002 
3 
25.000.000 
567 
16 
Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ 
Giảm thời gian nhập liệu . VD: chỉ cần nhập mã KH chứ ko cần nhập các thông tin khác của KH khi nhập hóa đơn bán hàng 
Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu . VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất 
Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu . VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong tập tin chính 
Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu : Thay đổi , thêm , xóa  
17 
Mối liên kết giữa các tập tin 
Tên khách hàng 
Mã KH 
Địa chỉ 
Mã số thuế 
Chase Mahattan 
KHNN-01 
29 Lê Duẩn, Q.01 
430121280-001 
KPMG Việt Nam 
KHTN-01 
115 Nguyễn Huệ 
430421210-001 
Số hđơn 
Ngày hđơn 
Mã KH 
Mã hàng 
SL 
Giá 
ĐĐH 
7869 
13/4/04 
KHTN-01 
PC-001 
1 
10.000.000 
345 
7869 
13/4/04 
KHTN-01 
PC-002 
2 
20.000.000 
345 
7870 
154/04 
KHNN-01 
PR-002 
3 
25.000.000 
567 
Khóa chính 
Khóa ngoại 
Mối liên kết t hể hiện số lượng mẫu tin của 1 tập tin này liên kết với 1 mẫu tin của 1 tập tin khác 
18 
Cơ sở dữ liệu 
Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu , được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng 
A, B, C 
B, C, D, E 
Chương trình 1 
Chương trình 2 
A, B, C, D, E 
Hệ quản trị CSDL 
Chương trình 1 
Chương trình 2 
Cơ sở dữ liệu 
19 
Mã hóa các thực thể mang dữ liệu 
Ý nghĩa 
Các thực thể mang các dữ liệu ( hoạt động , đối tượng , nguồn lực ) sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất , phân biệt giữa chúng với nhau 
Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể 
Tổ chức các hoạt động , đối tượng , nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu quản lý , yêu cầu thông tin 
20 
Các phương pháp mã hóa 
Mã trình tự/mã liên tiếp : 
Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp : VD: MS sinh viên 
Không linh động , hạn chế trong việc thêm , xóa dữ liệu 
Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu 
Mã khối/nhóm : 
Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định : ví dụ mã UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm . 
934673-042659: Nhà SX Vinamilk , sản phẩm sữa tươi .. 
21 
Các phương pháp mã hóa 
Mã phân cấp : 
Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí , phân cấp 
Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó 
VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng KT- mã NV 
Mã gợi nhớ : 
Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định 
VD: KH-001 Mã khách hàng , số 00 
22 
 Tính chất của bộ mã 
Tính duy nhất 
Tính đại diện 
Tính ổn định , tương lai của bộ mã 
Tính phổ biến 
23 
 Các bước mã hóa 
Xác định các thực thể cần mã hóa 
Xác định quy luật tồn tại , thuộc tính hay yêu cầu quản lý liên quan đến thực thể 
Lựa chọn các nội dung quản lý cần mã hóa phù hợp với tính chất của bộ mã 
Lựa chọn các phương pháp mã hóa thích hợp cho từng nội dung cần mã hóa 
24 
Phương thức nhập dữ liệu 
Theo thời gian thực (Real-Time) 
Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh ( vào tập tin nghiệp vụ ) 
Khi dữ liệu được nhập , sẽ kiểm tra các dữ liệu trong tập tin chính liên quan ( khách hàng , hàng TKho ) 
Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay 
Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện ( bảng kê , báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp ) ngay sau được nhập vào . 
25 
Phương thức nhập dữ liệu ( tt ) 
Theo lô (Batch) 
Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh ( chưa được nhập vào máy ) 
Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ ( Số kiểm soát ) 
Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy 
Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính ) với số kiểm soát ( tính trước khi nhập liệu ), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô 
Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan 
Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô 
26 
Phương thức nhập dữ liệu ( tt ) 
Nhập liệu theo thời gian thực , xử lý theo lô 
Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh , do đó sẽ không tính toán số kiểm soát lô 
Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “ nằm chờ ” mà không được cập nhập vào các tập tin chính liên quan 
Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “ chờ ” trước khi cập nhập 
Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các tập tin chính liên quan 
Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ “ nằm chờ ” đã được cập nhập 
27