Bài giảng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Chương 5: Quy trình kế toán và thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
1 
CHƢƠNG 05 
 Q U Y T R Ì N H K Ế T O Á N 
V À T H Ô N G T I N K Ế T O Á N 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM 
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 
Giảng viên: Vũ Quốc Thông 
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 
2 
Sau khi học xong chương này, người học có thể: 
 Trình bày các khái niệm ghi nhận và lưu trữ của kế toán 
(chứng từ, nhật ký và sổ sách) 
 Giải thích các bước công việc trong quy trình kế toán 
 Trình bày tác động của môi trường ERP đến quy trình 
 Ứng dụng hệ thống ERP – kế toán 
Mục tiêu 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
2 
3 
ACCOUNTING 
Quy trình 
- Mua hàng 
- Bán hàng 
- Sản xuất 
Receivables 
r;-;' -. 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
3 
Kế toán là việc ghi chép, phân 
loại và tổng hợp các sự kiện 
hay nghiệp vụ của một đơn vị 
phục vụ cho việc ra quyết định 
kinh tế. 
Mua hàng 
Bán hàng 
Sản xuất 
6 
Quy trình kế toán 
Dữ liệu 
kinh tế 
Ghi chép 
ban đầu 
( ) 
Phân loại, 
ghi chép, 
tổng hợp 
( , 
) 
Cung cấp 
thông tin 
( ) 
Thông 
tin 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
4 
7 
Chương này bao gồm các nội dung: 
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán 
 Các bước công việc trong quy trình kế toán 
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình 
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa 
Nội dung 
8 
CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN 
GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN 
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán 
 Các bước công việc trong quy trình kế toán 
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình 
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
5 
9 
Các khái niệm liên quan – CHỨNG TỪ 
 Chứng từ kế toán (accounting documents) – vật mang tin phản 
ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm 
cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. 
 (Giáo trình Nguyên lý kế toán - chương 5 Khoa KT-KT, ĐH Mở Tp. Hồ Chí Minh) 
Ví dụ: quy trình mua hàng 
10 
Các ví dụ về chứng từ 
Hóa đơn GTGT, 
liên gửi cho KH 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
6 
11 
Các ví dụ về chứng từ 
Phiếu 
nhập kho 
12 
Các ví dụ về chứng từ 
Phiếu thu 
tiền mặt 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
7 
13 
Các ví dụ về chứng từ 
Giấy báo 
nợ 
14 
Phân loại chứng từ 
 Phân loại chứng từ theo bảng dƣới đây (góc nhìn của Cty): 
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng 
1. Tiền mua NVL đƣợc Cty thanh toán cho nhà cung cấp 
54 trđ thông qua tài khoản mở tại ngân hàng ACB 
2. Chi tiền mặt trả thuê bao điện thoại cố định VNPT 
trong đó có thuế GTGT 10% là 2,2 trđ 
3. Nhân viên A hoàn ứng tiền mua văn phòng phẩm thừa 
1,2 trđ 
4. Ngân hàng thông báo khách hàng An Minh chuyển 
khoản trả tiền cho Cty 28 trđ 
5. Tính lƣơng phải trả trong tháng cho bộ phận xƣởng SX 
35,9 trđ và bộ phận quản lý Cty 27,2 trđ 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
8 
15 
Phân loại chứng từ (tt.) 
 Phân loại chứng từ theo bảng dƣới đây (góc nhìn của Cty): 
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng 
6. Nhập mua lô 100 kg NVL hạt nhựa pely 100 trđ chƣa 
bao gồm thuế GTGT 10%. Cty chƣa thanh toán cho 
ngƣời bán N 
7. Cty nhập kho hạt nhựa pely thừa do sản xuất không hết 
với số lƣợng 9kg 
8. Cty bán sản phẩm ly nhựa PVC với số lƣợng 1triệu cái 
cho khách hàng Coca đơn giá bán 1.000đ/cái, thuế GTGT 
10%, đã giao hàng và chƣa thu tiền từ khách hàng 
9. Cty gửi sản phẩm khay nhựa composite 5NP với số 
lƣợng 5.000 cái đến đại lý Thanh An nhờ bán hộ 
16 
Các khái niệm liên quan – NHẬT KÝ 
 Căn cứ trên chứng từ kế toán, việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh 
tế phát sinh đƣợc trình bày theo thứ tự thời gian, gọi là nhật ký 
kế toán (accounting journal). 
 Ví dụ minh họa về mẫu sổ Nhật ký chung 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
9 
17 
Các khái niệm liên quan – nhật ký 
 Một trong các hình thức kế toán đƣợc ứng dụng phổ biến trong 
môi trƣờng kế toán máy là hình thức Nhật Ký chung đã chia 
nhật ký kế toán làm hai (02) nhóm: 
 Nhóm nhật ký đặc biệt – mục đích sử dụng? ví dụ? 
 Nhật ký chung – mục đích sử dụng? ví dụ? 
18 
Ví dụ ghi nhật ký 
 Tại công ty Anh Hoa trong tháng 7/20x4, có các nghiệp vụ kinh tế 
phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt nhƣ sau: 
 Phiếu thu số 60 ngày 1/7: Thu nợ công ty H bằng tiền mặt: 15.000.000đ 
 Phiếu chi số 86 ngày 4/7: Trả nợ công ty K bằng tiền mặt: 8.000.000đ 
 Phiếu thu số 61 ngày 5/7: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt: 24.000.000đ 
 Phiếu chi số 87 ngày 10/7: Chi tiền mặt tạm ứng cho ông X đi công tác: 
3.000.000đ 
 Hãy ghi các nghiệp vụ trên vào Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi 
tiền của công ty tháng 7/20x4. 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
10 
19 
Ví dụ ghi nhật ký 
20 
Ví dụ ghi nhật ký 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
11 
21 
Các khái niệm liên quan – sổ cái 
 Sổ cái kế toán (accounting ledger) - quyển sổ bao gồm nhiều 
trang sổ tài khoản phản ảnh những tác động tài chính của 
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận vào nhật ký kế toán. 
 Trong khi nhật ký kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh 
theo trình tự thời gian, sổ cái kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế 
toán theo góc nhìn của tài khoản kế toán. 
 Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc ghi sổ kép tác 
động đến cách thức ghi chép với ít nhất hai trang sổ tài khoản 
(nguyên tắc ghi sổ kế toán kép của Pacioli). 
22 
Các khái niệm liên quan – sổ cái 
 Ví dụ minh họa về mẫu Sổ Cái 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
12 
23 
Các khái niệm liên quan – sổ cái 
 Số liệu trên mỗi trang sổ kế toán, đƣợc sử dụng để tổng hợp 
nên báo cáo tài chính cho bên ngoài tổ chức và kết xuất các 
thông tin quản trị theo yêu cầu của các đối tượng quản lý bên 
trong. 
 Có hai (02) sổ cái kế toán : Sổ cái tổng hợp và Sổ cái chi tiết 
 Sổ cái tổng hợp (General ledger) – công dụng? ví dụ? 
 Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger) – công dụng? ví dụ? 
24 
Các khái niệm liên quan 
 Mối quan hệ giữa Chứng từ - Nhật ký – Sổ sách kế toán 
Sổ cái chi tiết
TK Phải thu 
khách hàng B
Hóa đơn 
bán hàng
NVKT phát sinh: 
Bán hàng cho 
khách hàng
Hóa đơn 
bán hàng
Nhật ký bán 
hàng chịu
Sổ cái tổng hợp
TK Phải thu 
khách hàng
Sổ cái chi tiết
TK Phải thu 
khách àng A
Ghi nhận trên 
chứng từ
Ghi 
sổ nhật ký
Cập nhật 
công nợ 
tổng hợp
Cập nhật 
công nợ từng 
khách hàng 
cụ thể
Đối chiếu TK 
tổng hợp và 
các TK chi tiết
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
13 
25 
Ví dụ: 
Chứng từ - Nhật ký 
– Sổ kế toán 
26 
CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC 
TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN 
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán 
 Các bước công việc trong quy trình kế toán 
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình 
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
14 
27 
Dẫn nhập 
Tôi làm gì 
trong công việc 
 kế toán? 
28 
 Trong điều kiện kế toán thủ công (manual-based system), bản 
chất của quy trình kế toán là chuỗi công việc ghi chép trải 
qua các bƣớc từ chứng từ ban đầu cho đến khi hoàn thành sổ 
sách kế toán, chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế toán (BCTC và 
BCQT). 
Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
15 
29 
Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán 
Thu thập, phân 
tích các nghiệp vụ 
kinh tế phát sinh
Ghi chép các 
nghiệp vụ kinh tế 
phát sinh
Tóm lược các 
nghiệp vụ kinh tế 
phát sinh
Chuẩn bị các báo 
cáo tài chính
1. Ghi Nhật ký theo 
trình tự thời gian với 
mục đích kiểm soát
2. Ghi vào Sổ cái tài 
khoản theo cách 
thức phân loại 
hướng đến nội dung
3. Chuẩn bị bảng cân 
đối tài khoản từ số 
liệu trên các Sổ cái 
tài khoản
1. Cập nhật các bút 
toán điều chỉnh
2. Kết chuyển các 
tài khoản tạm thời
3. Kết xuất ra báo 
cáo tài chính
4. Khóa sổ kỳ kế 
toán
Minh họa 
30 
 [1]... các nghiệp vụ về hoạt động kinh doanh. 
 [2]... các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 
 Ghi chép theo trình tự thời gian hay còn gọi là ghi [3]. 
 Sau đó, kế toán cập nhật vào các [4] 
 Lập bảng tổng hợp số liệu kế toán, gọi bảng [5] 
 Chuẩn bị các [6] 
Bài tập: các bƣớc công việc trong quy trình kế toán 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
16 
31 
TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP 
ĐẾN QUY TRÌNH 
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán 
 Các bước công việc trong quy trình kế toán 
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình 
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa 
32 
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính 
 Việc ghi nhận kế toán trên hệ thống máy tính đƣợc bố trí ở các 
định dạng tập tin điện tử (electronic files) 
 Khác biệt so với kế toán tay, việc ghi nhận diễn ra trên tài liệu 
kế toán bằng giấy 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
17 
33 
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính 
 Tập tin điện tử (electronic files) 
 Tập tin số liệu của tài khoản (master file) 
 Tập tin dữ liệu nghiệp vụ (transaction file) 
 Tập tin tham chiếu (reference file) 
 Tập tin lƣu trữ (archive file) 
34 
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính 
 Vị trí của quy trình kế toán so với các quy trình khác trên hệ 
thống ERP 
 Ảnh hƣởng cơ bản của hệ thống ERP đến kế toán chính là việc 
xử lý theo hƣớng quy trình trên hệ thống tích hợp này. 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
18 
35 
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính 
 Theo hướng quy trình tích hợp, các tài liệu chứng từ trên hệ 
thống ERP thuộc các quy trình kinh doanh sẽ ở định dạng điện 
tử và phát sinh từ việc ghi nhận của các phòng ban khác. 
 Ví dụ? sự kiện bán hàng bắt đầu với [a] của khách hàng 
đƣợc ghi nhận ở bộ phận [b], sau đó trải qua các bộ phận 
nhƣ bộ phận kho, phát sinh chứng từ [c] rồi đến bộ phận 
[d] phát hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống để gửi cho 
[e] 
36 
* 
* 
* 
* 
* 
Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
19 
37 
Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình 
Yêu cầu: Chú ý những dấu (*) trên sơ đồ, ghi định khoản kế 
toán đƣợc sinh ra? 
ĐỊNH KHOẢN 
(11) * 
(12) (13) * 
(14) (15) * 
(17) * 
(18) * 
38 
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính 
 Các hoạt động trong quy trình kế toán trên hệ thống ERP 
 Kiểm tra sự kiện cập nhật từ các quy trình kinh doanh (validate 
business event updates) 
 Cập nhật dữ liệu vào tập tin sổ cái (post event data) 
 Ghi nhận các bút toán điều chỉnh (record adjustment) 
 Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh (prepare business reports) 
 Ghi nhận ngân sách (record budget) 
 Khóa sổ các tài khoản kế toán (close accounts) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
20 
39 
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP – 
THAO TÁC KẾ TOÁN 
 Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán 
 Các bước công việc trong quy trình kế toán 
 Tác động của hệ thống ERP đến quy trình 
 Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa 
2. Supplier Response 
3. PO/PO Suggestion 
4. Receipt Entry 
6. AP Invoice Entry 
5. Inspect Processing 
1. RFQ Entry 7. AP payment Entry 
18 
Tiếp nối quy trình mua hàng trên H/T ERP 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
21 
6. Nhận hóa đơn mua hàng từ NCC (Purchase Invoice – PI) 
 Sau khi hàng hóa, NVL được tiếp nhận. Nhà cung cấp sẽ gửi 
hóa đơn đến DN (phòng kế toán), làm cơ sở cho việc thanh toán 
sau này. 
 Quy trình mua hàng 
 7. Thanh toán công nợ cho NCC 
 Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp, căn 
cứ vào đơn mua hàng (PO), phiếu nhận hàng (IR) và hóa đơn từ 
nhà cung cấp (PI) để tiến hành thực hiện thanh toán. 
15 
Kế 
toán 
42 
Bài tập thực hành 1 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
22 
43 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
44 
44 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
23 
45 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
46 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
24 
47 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
48 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
25 
49 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
50 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
26 
51 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
52 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
27 
53 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
54 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
28 
55 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
56 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
29 
57 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
58 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
30 
59 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
60 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
31 
61 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
62 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
32 
63 
Bài tập thực hành 1 (tt.) 
64 
 Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống ERP 
(ghi nhận nghiệp vụ kế toán) 
Tiếp nối quy trình bán hàng trên H/T ERP 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
33 
65 
Bài tập thực hành 2 
 Gửi hóa đơn đến cho khách hàng (billing) 
Trên hệ thống ERP: xuất hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng 
– chú ý vấn đề cập nhật công nợ phải thu khách hàng (in báo 
cáo công nợ đối với khách hàng) 
66 
Bài tập thực hành 2 (tt.) 
 Nhận tiền từ khách hàng (cash receipt) 
Trên hệ thống ERP: ghi nhận việc thanh toán từ khách hàng - 
chú ý vấn đề cập nhật công nợ phải thu khách hàng (in lại báo 
cáo công nợ đối với khách hàng) 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
34 
67 
Thao tác nghiệp vụ kế toán trên hệ thống 
68 
Bài tập thực hành 3 
Giúp sinh viên khảo sát: 
 Hệ thống tài khoản kế toán 
 Những nhật ký đã ghi nhận từ các quy trình 
 Một số sổ cái tài khoản 
File: BtapCh05_KeToanvaERP_V1.1.pdf 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
35 
69 
Minh họa trên hệ thống ERP 
70 
Minh họa trên hệ thống ERP 
Vũ Quốc Thông 05/01/2018 
36 
71 
Minh họa trên hệ thống ERP