Bài giảng Hành vi tổ chức - Chương 7: Thông tin

LOGO
THÔNG TIN
 CHƯƠNG 7
Mục tiêu:
Ba cấp độ của quá trình thông tin1
Mô tả quá trình thông tin2
Phát triển kỹ năng lắng nghe3
Kết thúc chương này, bạn sẽ biết rõ hơn:
Thông tin được xem là 
của tổ chức, nó là . gắn
những bộ phận phụ thuộc của
tổ chức lại với nhau.
Tầm quan trọng của thông tin:
Quá trình thông tin cần được phân tích trên 3 
cấp độ khác nhau:
Thông tin tổ chức
Thông tin trong nhóm
Thông tin qua lại
giữa các cá nhân
LOGO
I- Thông tin qua lại giữa các cá nhân:
1.1- Quá trình thông tin
1.2- Lắng nghe
1.3- Thông tin phi ngôn ngữ
1.4- Phản hồi
1.1- Quá trình thông tin:
Môi trường trong quá trình truyền đạt luôn bị nhiễu
Ý tưởng
Người gởi
Thấu hiểu
Nhận thức Nhận thức
Mã hóa Trung gian Giải mã
Phản hồi
Người nhận
Môi trường
Những rào cản trong thông tin:
Các mối quan hệ quyền hạn
Văn hóa DN
Ngôn ngữ
Môi trường
Tình cảm/cảm xúc
Tiếng ồn, sự bỏ sót/ lược bỏ
Những rào
cản
Truyền đạt có hiệu quả:
1.1- Quá trình thông tin (tt):
Sự hài lòng/ thú vị2
Ảnh hưởng thái độ3
4
1 Hành động5
Sự hiểu biết1
Hoàn thiện, phát triển các quan hệ
1.2- Lắng nghe
%
%
%
1.2- Lắng nghe (tt):
Định nghĩa: Quá trình thu nhận, sắp xếp
nghĩa và đáp lại những thông điệp được
nói ra bằng lời và/ hoặc không bằng lời.
ƒ Lắng nghe là hoạt động rất quan trọng cho
quá trình thông tin hiệu quả.
ƒ Lắng nghe hiệu quả là kết quả của việc
phát triển sự thấu cảm và sử dụng những
kỹ năng lắng nghe hiệu quả.
1.2- Lắng nghe (tt):
Mục đích của lắng nghe:
ƒ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ
thông tin (4Ss- Search, Sift, Sort and 
Store)
ƒ Thể hiện sự tôn trọng
ƒ Phát hiện sự mâu thuẫn
ƒ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị
ƒ Đánh giá hiểu biết
1.2- Lắng nghe (tt):
Thói quen lắng nghe:
Không tốt Tốt
Lơ đãng Chăm chú
Để cảm xúc chi phối Nhận biết và kiểm soát cảm xúc
Vội vàng phán xét Lắng nghe toàn bộ thông điệp
trước khi phán xét
Bị rối trí Tỉnh táo
Không ghi chép hoặc ghi chép
mọi thứ
Ghi chép những ý chính
Bỏ qua những phần khó hiểu Yêu cầu giải thích
Bỏ phí lợi thế thời gian suy nghĩ Tận dụng lợi thế thời gian suy nghĩ
Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả:
Nguyên tắc Người biết nghe Người không biết nghe
1. Tìm kiếm những
vùng lợi ích
2. Không chú trọng
vào những lỗi
của phát biểu
3 Không vội phán
quyết.
Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả (tt):
Nguyên tắc Người biết nghe Người không biết nghe
4. Lắng nghe
những ý tưởng
5. Ghi chép
6. Phản ứng tích
cực.
7. Chống lại sự lơ
đãng.
Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả (tt):
Nguyên tắc Người biết nghe Người không biết nghe
8. Thách thức
những suy nghĩ
9. Làm tăng hiểu
biết với sự suy
nghĩ tích cực khi
nghe.
10. Giúp đỡ và
khuyến khích
người nói.
1.3- Thông tin phi ngôn ngữ:
Sức mạnh của phi ngôn ngữ:
93%
7%
38%
.. 55% 
1.3- Thông tin phi ngôn ngữ (tt):
5 biến chủ yếu ảnh hưởng đến ý nghĩa của thông điệp:
Sự gần gũi
Dáng điệu cử chỉ
Nét mặt
Giọng nói
Ngoại hình
1.4- Phản hồi:
Phaûn hoài laø hoaït ñoäng raát quan troïng ñeå
ñaûm baûo raèng:
ƒ Thoâng tin truyeàn ñi ñöôïc ngöôøi nhaän hieåu
ñuùng
ƒ Ngöôøi ñöa thoâng tin hieåu ñöôïc suy nghó, caûm
xuùc cuûa ngöôøi nhaän thoâng tin
ƒ Taêng löôïng thoâng tin trao ñoåi
ƒ Khuyeán khích taêng phaûn hoài thoâng tin
ƒ Khi nhaän phaûn hoài thoâng tin caàn thöïc teá, lòch
söï, vui veû
1.4- Phản hồi (tt):
Ñöa phaûn hoài:
ƒ Cuï theå, coù choïn loïc, bieát chaéc chaén
ƒ Moâ taû, khoâng phaùn quyeát
ƒ Traùnh suy luaän veà ñoäng cô hay caûm xuùc
ƒ Khoâng neù nhöõng phaûn hoài tieâu cöïc
ƒ Ñöa ra nhöõng ñeà nghò hoaëc lôøi khuyeân
ƒ Ñuùng thôøi ñieåm
1.4- Phản hồi (tt):
Nhaän phaûn hoài
ƒ Côûi môû vôùi nhöõng ñieàu ñöôïc nghe
ƒ Neân ghi cheùp laïi
ƒ Ñeà nghò neâu ví duï cuï theå (neáu caàn)
ƒ Ñöøng tìm caùch giaûi thích ñeå ngöôøi nghe caûm
nhaän söï bieän minh
LOGO
II- Thông tin trong nhóm
Các nhân tố ảnh hưởng tới thông tin
1
Cơ hội
tương tác
2
Địa vị
3
Sự vững
chắc
ƒ Có 5 loại mạng thông tin 
Mạng thông tin
Mạng hình sao
Mạng đan chéo
Mạng dây chuyềnMạng vòng tròn
Mạng phân nhóm
Vậy mạng nào tốt nhất?
Và trong điều kiện nào?
Mạng thông tin
Mạng thông tin
Tiêu chí
Mức độ
tập trung
Mức độ
phân tán
Sự chính 
xác
Mức độ
thỏa mãn 
của các 
thành viên
Xuất hiện 
lãnh đạo
LOGO
III- Thông tin trong tổ chức
Hướng của dòng thông tin
1
Thông tin từ trên
xuống: 
Theo cấp bậc tổ
chức và đi từ
người có vị trí cao
hơn tới người có
vị trí thấp hơn.
2
Thông tin từ
dưới lên:
Được thiết kế để
tạo ra phản hồi về
các hoạt động của
tổ chức được
thực hiện như thế
nào
3
Thông tin theo
chiều ngang:
Thông tin giữa
những người cùng
cấp, giữa các đồng
sự, nó không diễn ra
theo cấu trúc chính
thức của tổ chức