Bài giảng Excel cơ bản - Module 5: Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 5: Biểu thức và hàm

Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
1 
M odul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản 
Bài 5  B IỂU THỨC VÀ HÀM 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
2 
N ỘI DUNG 
S Ử DỤNG CÔNG THỨC TRONG EXCEL 
H ÀM TRONG EXCEL 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
3 
S Ử DỤNG CÔNG THỨC TRONG EXCEL 
P hép toán số học 
P hép toán nối chuỗi 
P hép toán so sánh 
N hập công thức vào bảng tính 
L iên kết dữ liệu giữa các tập tin Excel 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
4 
P hép toán số học 
Tên phép toán	Kí hiệu 
	Cộng	 + 
	Trừ	 - 
	Nhân 	 * 
	Chia 	 / 	 
	Mũ (lũy thừa)	 ^ 	 
Thứ tự thực hiện các phép toán: 
	*, / ,^ rồi đến +, - từ trái sang phải (trong ngoặc được ưu tiên thực hiện trước) 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
5 
P hép toán nối chuỗi 
Kí hiệu: & 
Cú pháp: & & & 
Trong đó: là các biểu thức kiểu text 
Ví dụ : “Hà nội” & “ Việt nam” = “Hà nội Việt nam” 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
6 
C ác phép toán so sánh 
Tên phép toán 
Kí hiệu 
Lớn hơn 
> 
Nhỏ hơn 
< 
Lớn hơn hoặc bằng 
>= 
Nhỏ hơn hoặc bằng 
<= 
Khác (không bằng) 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
7 
N hập công thức vào trang tính 
Chọn ô cần chứa kết quả và thực hiện như sau: 
Gõ dấu “ = ” trước công thức, ví dụ: =E1+F1 
Nhấn Enter để kết thúc 
Nội dung công thức được hiển thị trên Formula bar (thanh công thức) 
Sử dụng cặp dấu “ ( ) ” để thay đổi độ ưu tiên của các phép toán trong công thức (tương tự như trong toán học) 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
8 
L iên kết dữ liệu giữa các tập tin Excel 
Mở các tập tin muốn liên kết trên cùng một cửa sổ Excel, muốn nhập địa chỉ ô ở một tập tin khác vào công thức, nhập tên tập tin đó (cả phần mở rộng .xls) trong dấu ngoặc vuông [], và tên trang tính (Sheet), tất cả có thể để trong cặp dấu nháy đơn ’’ tiếp theo là ký tự (!) ở trước địa chỉ ô. 
Ví dụ : =D4+’[ktoan.xls]Sheet1’!D4 
(ô D4 của bảng tính hiện hành cộng với ô D4 ở Sheet1 của tập tin ktoan.xls) 
Để chuyển đổi giữa các tập tin trong cửa sổ Excel, chọn trình đơn Window\. 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
9 
Nhận biết và sửa lỗi 
Các lỗi thường gặp trong ô: 
####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị, 
#VALUE! : dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức 
#DIV/0! : chia cho giá trị 0 
#NAME? : không xác định được ký tự trong công thức 
#N/A : không có dữ liệu để tính toán 
#NUM! : dữ liệu không đúng kiểu số 
 Sửa lại cho phù hợp với yêu cầu 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
10 
S ao chép công thức 
Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép 
Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô 
Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đen nét đơn 
Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
11 
H ÀM TRONG EXCEL 
K hái niệm hàm 
C ách nhập hàm 
N hóm hàm số 
N hóm hàm thống kê 
N hóm hàm chuyển đổi kiểu 
N hóm hàm xử lý chuỗi. 
N hóm hàm lôgic 
N hóm hàm điều kiện 
N hóm hàm tìm kiếm 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
12 
K hái niệm hàm 
Cú pháp chung của hàm: ([Đối số]) 
trong đó: được sử dụng theo tên quy ước của Excel. 
[Đối số] có thể có hoặc không. Đối số có thể là hằng, chuỗi kí tự, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, biểu thức hoặc các hàm khác. 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
13 
C ách nhập hàm 
Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng 
“ =(đối số 1, đối số 2,, đối số n ) ” 
Cách 2: 
Chuyển con trỏ ô về ô muốn nhập công thức 
Trên thanh thực đơn chọn Insert Function 
Chọn loại hàm trong mục Function Category 
Chọn hàm trong mục Function name 
 Nhấn nút OK 	 
Nhập các đối số cần thiết 
Nhấn nút OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
14 
X em kết quả tính toán nhanh 
Chọn vùng muốn xem kết quả tính toán nhanh 
Xem kết quả hiển thị trên thanh trạng thái 
Thay đổi lại hàm tính toán nhanh: 
Kích phải chuột vào chữ kết quả giá trị đang hiển thị trên thanh trạng thái 
Chọn một hàm khác trong danh sách xuất hiện 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
15 
1. N hóm hàm số 
Hàm SQRT Hàm căn bậc hai. 
Cú pháp: SQRT(number) 
	Trong đó, number là số muốn lấy căn bậc hai. Nếu số có giá trị âm, hàm SQRT trả lại giá trị lỗi #NUM!. 
Ví dụ: 	SQRT(16) bằng 4 
	SQRT(-16) bằng #NUM! 
	SQRT(ABS(-16)) bằng 4 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
16 
1. N hóm hàm số 
Hàm ABS Trả lại giá trị tuyệt đối của số. 
Cú pháp: ABS(number) 
	Trong đó, number là số thực muốn lấy giá trị tuyệt đối. 
Ví dụ: 	ABS(2) = 2 
	ABS(-2) = 2 
Nếu A1 chứa -16, thì SQRT(ABS(A1)) = 4 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
17 
1. N hóm hàm số 
Hàm ROUND: làm tròn số 
Cú pháp: ROUND(đối số 1, ) 
Đối số 1: số muốn làm tròn 
n: vị trí số thập phân muốn làm tròn: 
Nếu n= 0 thì làm tròn đến chữ số hàng đơn vị. 
Nếu n>0 thì làm tròn đến chữ số thứ n ở phần thập phân tính từ trái qua. 
Nếu n<0 thì làm tròn ở phần nguyên tính từ bên phải qua. 
Ý nghĩa: Làm tròn đến một số thập phân nhất định theo nguyên tắc làm tròn tăng 
Ví dụ: 	ROUND(2.578,0)=3.000 
	ROUND(2.578,2)=2.580 
	ROUND(2.578,-1)=0.000 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
18 
2. N hóm hàm thống kê 
AVERAGE 
Cú pháp : AVERAGE(đối số 1, đối số 2,) 
Ý nghĩa : Trả kết quả là giá trị trung bình cộng của các giá trị số trong danh sách 
Ví dụ : AVERAGE(6,7,2,9,13)=7.4 
 Average(A5:C5) có thể khác với (A5+B5+C5)/3 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
19 
2. N hóm hàm thống kê 
MAX 
Cú pháp : MAX(đối số 1, đối số 2,) 
Ý nghĩa : Trả lại số lớn nhất trong danh sách 
Ví dụ : MAX(6,7,2,9,13)=13 
MIN 
Cú pháp : MIN(đối số 1, đối số 2,) 
Ý nghĩa : Trả lại số nhỏ nhất trong danh sách 
Ví dụ: MIN(6,7,2,9,13)=2 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
20 
2. N hóm hàm thống kê 
SUM 
Cú pháp : SUM(đối số 1, đối số 2,) 
Ý nghĩa: Trả lại tổng các giá trị số trong danh sách 
Ví dụ : SUM(6,7,2,9,13)=37 
COUNTA 
Cú pháp : COUNTA(đối số 1, đối số 2,) 
Ý nghĩa: Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng 
Ví dụ : COUNTA(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=7 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
21 
2. N hóm hàm thống kê 
COUNT 
Cú pháp : COUNT(đối số 1, đối số 2,) 
Ý nghĩa : Đếm những ô chứa dữ liệu số 
Ví dụ : COUNT(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=5 
Ví dụ 1 
Ví dụ 2 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
22 
2. N hóm hàm thống kê 
Hàm RANK 
Cú pháp : RANK(number,ref,order) 
Ý nghĩa : Xếp thứ tự một giá trị số (vị thứ) trong một danh sách số. 
	Trong đó: 
	number là giá trị muốn tìm thứ tự của nó trong dãy số. 
	Ref là vùng chứa các giá trị hoặc địa chỉ của vùng dãy số (thường là địa chỉ chỉ tuyệt đối). 
	 Order là thứ tự sắp xếp dãy số: 
	Nếu order bằng 0 (zero) hoặc bỏ qua, Microsoft Excel xếp thứ bậc theo thứ tự giảm dần của dãy số. 
	Nếu order là bất kì giá trị nào khác 0, Microsoft Excel sắp thứ bậc theo thứ tự tăng dần của dãy số. 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
23 
2. N hóm hàm thống kê 
Ví dụ : 
	Nếu A1:A5 lần lượt chứa các số 7, 3.5, 3.5, 1 và 2 thì: 
RANK(A1,A1:A5,1) bằng 5 
RANK(A1,A1:A5,0) bằng 1 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
24 
3. N hóm hàm đổi kiểu 
Hàm TEXT 
Cú pháp : TEXT(value,format_text) 
Ý nghĩa: Hàm này đổi các giá trị số thành text với định dạng cho trước. 
Trong đó: 
	value là giá trị số. 
	Format_text là định dạng số kiểu text trong hộp Ca t egory thuộc mục Number trong hộp hội thoại Format Cells (sẽ được trình bày kĩ ở phần sau). Format_text không thể chứa dấu sao (*) và không thể được định dạng kiểu General . 
Ví dụ: TEXT(2.715, "$0.00") = "$2.72" 
	TEXT("4/15/91", "mmmm dd, yyyy") = "April 15, 1991" 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
25 
4. N hóm hàm xử lý chuỗi 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
26 
5. N hóm hàm lôgic 
Hàm And 
Cú pháp: AND(logical1,logical2, ...) 
Ý nghĩa: Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số nhận giá trị TRUE; ngược lại trả về giá trị FALSE. 
Trong đó, logical1, logical2, ... là 1 tới 30 điều kiện có thể nhận một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE. 
Ví dụ: 	AND(TRUE, TRUE) bằng TRUE 
	AND(TRUE, FALSE) bằng FALSE 
	AND(2+2=4, 2+3=5) bằng TRUE 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
27 
5. N hóm hàm lôgic 
Hàm OR 
Cú pháp : OR(logical1,logical2,...) 
Ý nghĩa : Chỉ trả về giá trị FALSE nếu tất cả các đối số nhận giá trị FALSE, ngược lại trả về giá trị TRUE; 
	Trong đó, logical, logical2,... là 1 tới 30 điều kiện sẽ nhận một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE. 
Ví dụ:	OR(TRUE) bằng TRUE 
	OR(1+1=1,2+2=5) bằng FALSE 
	Nếu A1:A3 chứa các giá trị TRUE, FALSE, and TRUE, thì OR(A1:A3) bằng TRUE. 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
28 
5. N hóm hàm lôgic 
Hàm NOT 
Cú pháp : NOT(BtL) 
Ý nghĩa : Trả về giá trị True nếu btL là False ngược lại trả về False. 
Ví dụ : 	NOT(C3=0) trả về true, với C3 = 5 
 	 	NOT(C3=0) trả về False, với C3 = 0 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
29 
6. N hóm hàm điều kiện 
Hàm IF 
Cú pháp: IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) 
Biểu thức điều kiện đúng trả lại giá trị 1 nếu, ngược lại trả lại giá trị 2 
Ví dụ: ô A1=Nam khi đó 
	IF(A1=“Nam”,”Trai”,”Gái”)=Trai 
Có thể sử dụng các hàm IF lồng nhau 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
30 
6. N hóm hàm điều kiện 
Hàm SUMIF 
Cú pháp: SUMIF(Vùng 1, “điều kiện”, vùng 2) 
Ý nghĩa: Tính tổng giá trị các ô trong vùng 2 tương ứng với các ô vùng 1 đã thoả mãn “điều kiện”. 
Ví dụ: 	 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
31 
Các hàm thường dùng 
VLOOKUP 
Cú pháp: VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, cột trả lại kết quả, sắp xếp vùng đối chiếu) 
Trả lại kết quả trên cùng hàng với giá trị tìm kiếm trong vùng bảng tham chiếu tại cột trả lại kết quả 
Chú ý : 
Vùng bảng đối chiếu để ở địa chỉ tuyệt đối 
Cột trả lại kết quả phải nhỏ hơn tổng số cột trong vùng bảng tham chiếu 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
32 
Các hàm thường dùng 
VLOOKUP 
Chú ý : 
Sắp xếp vùng đối chiếu chỉ nhận giá trị logic 0 hoặc 1, nếu bỏ qua thì nhận giá trị 1 
Nếu để giá trị 0: tham chiếu chính xác và vùng bảng tham chiếu không cần sắp xếp 
Nếu để giá trị 1: tham chiếu tương đối và vùng bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột tham chiếu (cột trái ngoài cùng của vùng bảng tham chiếu) 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
33 
Các hàm thường dùng 
Ví dụ hàm VLOOKUP 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
34 
Các hàm thường dùng 
SUMIF 
Cú pháp: SUMIF(vùng ước lượng, điều kiện, vùng tính toán) :Tính tổng theo điều kiện 
Ví dụ :	 Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28) 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
35 
Các hàm thường dùng 
COUNTIF 
Cú pháp: COUNTIF(vùng ước lượng, điều kiện) 
Đếm theo điều kiện 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
36 
Biểu đồ, đồ thị 
Sử dụng biểu đồ, đồ thị 
Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Bài tập tổng hợp 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
37 
Sử dụng biểu đồ, đồ thị 
Là một chức năng được ưa thích nhất của MS-Excel 
Là hình những hình ảnh minh họa trực quan, đầy tính thuyết phục 
Hỗ trợ rất nhiều kiểu, phụ thuộc vào dữ liệu 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
38 
Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị 
Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ (cả tiêu đề) 
Trên thanh thực đơn chọn Insert Chart 
Xuất hiện hộp thoại Chart Wizard 
Chọn một kiểu biểu đồ cụ thể, nhấn Next, nhấn Next 
Nhập tiêu đề trong hộp Chart title 
Nhấn Next 
Chọn nơi đặt biểu đồ 
Nhấn Finish 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
39 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Thêm tiêu đề, chú thích, ý nghĩa các cột 
Nhắp chọn đồ thị 
Trên thanh thực đơn chọn Chart Chart Option 
Chọn thẻ Tittle 
Thực hiện chỉnh sửa 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
40 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Xóa bỏ tiêu đề, chú thích 
Nhắp chọn đồ thị 
Nhắp chọn vùng tiêu đề, chú thích muốn xóa bỏ 
Ấn phím Delete để xóa bỏ 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
41 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Hiển thị các đường kẻ ô 
Nhắp chuột vào đồ thị 
Trên thanh thực đơn chọn Chart Chart Option 
Chọn thẻ Gridlines 
Chọn-hiển thị hoặc bỏ chọn- không hiển thị các đường kẻ ô tương ứng 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
42 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị 
Nhắp chuột vào đồ thị 
Trên thanh thực đơn chọn Chart Chart Option 
Chọn thẻ Data Table 
Chọn – hiển thị, bỏ chọn – không hiển thị vào ô Show data table 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
43 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Thay đổi dạng biểu đồ 
Chọn biểu đồ, thanh công cụ Chart xuất hiện 
Nhấn vào hình tam giác trong nút Chart type chọn dạng biểu đồ muốn áp dụng 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
44 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Co dãn và xóa biểu đồ 
Co dãn kích thước biểu đồ 
Chọn biểu đồ 
Xuất hiện các chấm vuông tại các cạnh 
Giữa và kéo chuột để thay đổi kích thước 
Xóa biểu đồ 
Nhấn chọn biểu đồ muốn xóa 
Nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc trên thanh thực đơn chọn Edit Clear All 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
45 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Di chuyển, sao chép biểu đồ 
Thao tác copy và sao chép được thực hiện như sao chép và di chuyển các đối tượng khác 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
46 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Thay đổi mầu nền biểu đồ, đồ thị 
Nhấn chọn thành phần cấn thay đổi mầu nền trong biểu đồ 
Thanh công cụ Chart được hiển thị 
Nhấn nút Format Chart Area 
Chọn mầu trong bảng Area 
Có thể nhấn nút Fill Effects để thiết đặt hiệu ứng nền 
Nhấn OK để kết thúc 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
47 
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
Thay đổi mầu biểu đồ 
Nhấn chọn biểu đồ 
Nhắp đúp chuột vào cột đứng, ngang, tròn (tùy loại biểu đồ) 
Chọn thẻ Patterns 
Thiết đặt thay đổi viền trong vùng Border 
Chọn mầu nền trong vùng Area 
Nhấn nút Fill Effects để đặt hiệu ứng 
Nhấn OK để kết thúc 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
48 
5.6 Hoàn tiện trang bảng tính và in ấn 
Bài trí trang in 
Hoàn tất tài liệu 
In ấn 
Bài tập tổng hợp 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
49 
Bài trí trang in 
Để điều chỉnh trang in trên thanh thực đơn chọn File Page Setup 
Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup để tùy biến 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
50 
Bài trí trang in 
Thay đổi lề của trang in 
Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup 
Chọn thẻ Margin đưa vào các giá trị (thông thường đơn vị đo là inches) cho 
Top: lề trên 
Bottom: lề dưới 
Left: lề trái 
Right: lề phải 
Header: khoảng cách cho vùng đầu trang 
Footer: khoảng cách cho vùng chân trang 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
51 
Bài trí trang in 
Thay đổi lề của trang in 
Center on page : để căn chỉnh dữ liệu và giữa 2 chiều của trang in 
Horizontally : theo chiều ngang trang in 
Vertically : theo chiều dọc trang in 
Nhấn nút Print để in ngay 
Nhấn nút Print Preview để xem trước 
Nhấn nút Options để thiết đặt máy in 
Nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết đặt trang in 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
52 
Bài trí trang in 
Thay đổi trang in 
Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup 
Chọn thẻ Page thiết lập các thông số 
Orientation: để thay đổi hướng trang in 
Portrait: in theo chiều dài trang giấy 
Landscape: in theo chiều ngang của trang giấy 
Scalling: thay đổi tỉ lệ, kích thước nội dung trang in 
Adjust to: phóng to thu nhỏ theo tỉ lệ % 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
53 
Bài trí trang in 
Thay đổi trang in 
Paper size: chọn khổ giấy như A3, A4 
Print Quality: chất lượng in 
First Page number: số trang đầu tiên, mặc định là 1 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
54 
Bài trí trang in 
Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước 
Thu nhỏ nội dung để in trên 1 trang 
Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup 
Chọn thẻ Page 
Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to 
Nhập số 1 vào ô bên cạnh 
Xóa giá trị khỏi ô bên phải 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
55 
Bài trí trang in 
Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước 
Thu nhỏ nội dung để in trên một số trang 
Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup 
Chọn thẻ Page 
Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to 
Nhập số trang vào ô bên cạnh 
Xóa giá trị khỏi ô bên phải 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
56 
Bài trí trang in 
Thêm đầu trang và chân trang 
Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup 
Chọn thẻ Header and Footer 
Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵn 
Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang 
Nhấn OK để kết thúc 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
57 
Bài trí trang in 
Thêm đầu trang và chân trang 
Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup 
Chọn thẻ Header and Footer 
Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵn 
Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang 
Nhấn OK để kết thúc 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
58 
Bài trí trang in 
Thêm đầu trang và chân trang 
Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer 
Đầu trang và chân trang được chia làm 3 vùng 
Left Section: phần bên trái 
Center Section: phần ở giữa 
Right Section: phần bên phải 
Nhắp chuột vào từng phần để đưa nội dung tùy ý 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
59 
Bài trí trang in 
Thêm đầu trang và chân trang 
Các nút hỗ trợ sẵn 
Để chọn phông chữ 
Thêm số thứ tự trang 
Thêm số chỉ tổng số trang 
Thêm ngày tháng hiện tại 
Thêm giờ hiện tại 
Thêm tên tệp bảng tính 
Thêm tên trang bảng tính 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
60 
Hoàn tất các trang in 
Xem tài liệu trước khi in 
Trên thanh thực đơn chọn File Print Preview 
Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước 
Next : hiển thị trang kế tiếp 
Previous : hiển thị trang in trước đó 
Zoom : phóng to, thu nhỏ 
Print : thực hiện lệnh in 
Setup : mở hộp thoại Page Setup 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
61 
Hoàn tất các trang in 
Xem tài liệu trước khi in 
Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước 
Margins : điều chỉnh lề và độ rộng các cột 
 Đưa con trỏ chuột vào các chấm vuông trê lề để điều chỉnh nhanh 
Page Break Preview : đóng cửa sổ và trở về trang bảng tính, bảng tính được hiển thị theo các trang in 
Close : đóng cửa sổ và trở về màn hình bảng tính 
Help : xem trợ giúp 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
62 
Hoàn tất các trang in 
Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng 
Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup 
Chọn thẻ Sheet 
Print Area: để chọn chỉ một vùng in ấn 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
63 
Hoàn tất các trang in 
Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng 
Print title: để chọn vùng làm tiêu đề cho trang in 
Rows to repeat at the top: chọn các dòng để làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau 
Columns to repeat at the left: chọn các cột làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
64 
Hoàn tất các trang in 
Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng 
Mục Print 
Row and Column heading : bật/tắt chế độ in cả tiêu đề cột (A, B,...) và số thứ tự dòng (1, 2,) 
Comment : chọn cách in chú thích 
Cells error as : bật tắt việc in ra các ô chứa thông báo lỗi 
Gridlines : bật tắt việc in đường kẻ ngăn cách ô 
Black & White: bật tắt việc in đen trắng, bỏ qua nền 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
65 
Hoàn tất các trang in 
Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng 
Mục Page oder 
Để chọn thứ tự in 
Down, then over: in từ trên xuống, trái qua phải 
Over, then down : in từ trái sang phải, trên xuống dưới 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
66 
In ấn 
Trên thanh thực đơn chọn File Print 
Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P 
Chọn máy in trong hộp name 
Nhấn nút Properties để thiết đặt lại thông số cho máy in 
Chọn phạm vi in ấn trong vùng Print range 
All : in toàn bộ nội dung đã chọn 
Page(s) From  To  : chỉ in từ trang nào đến trang nào 
Nếu muốn in chỉ một trang nào đó thì gõ số thứ tự trang cần in vào hộp From 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
67 
In ấn 
Chọn nội dung in ấn trong phần Print What 
Selection : chỉ in phần đã chọn 
Active Sheet(s) : chỉ in các bảng tính đang kích hoạt 
Entire Workbook : in cả sổ bảng tính 
Preview: để xem trước các trang sắp in 
Number of Copies: chọn số bản in 
Nhấn OK để in ấn