Bài giảng Excel cơ bản - Module 5: Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 3: Thao tác đối với ô (Cell)

M odul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản 
Bài 3  T HAO TÁC ĐỐI VỚI Ô (CELL) 
2 
NỘI DUNG 
N hập dữ liệu 
B iên tập dữ liệu 
T hao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột 
S ử dụng công cụ điền nội dung tự động 
T hao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 
T hêm/bớt ô, dòng, cột 
T hao tác với các trang bảng tính 
S ử dụng tiện ích sắp xếp và lọc dữ liệu 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
3 
N hập dữ liệu 
Các kiểu dữ liệu trong Excel 
	Kiểu Number: 
Kiểu văn bản – Text: 
Kiểu công thức 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
4 
N hập dữ liệu 
Các kiểu dữ liệu trong Excel 
Kiểu Number: 
Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phía bên phải của ô. 
Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang (-) hay gạch đứng (/). 
Kiểu thời gian: (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
4 
5 
N hập dữ liệu 
Các kiểu dữ liệu trong Excel 
Kiểu văn bản – Text: 
Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu text . Ví dụ: 123?, #78965, ... 
Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ('). Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345. 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
5 
6 
N hập dữ liệu 
Các kiểu dữ liệu trong Excel 
Kiểu công thức 
Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử. Công thức phải bắt đầu bởi một trong các dấu: dấu bằng (=), dấu cộng (+). 
Dạng tổng quát của công thức: 	= 
Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó. 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
6 
7 
Địa chỉ tương đối, tuyệt đối 
Địa chỉ tuyệt đối 
Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể 
Có thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột và dòng, chẳng hạn $A$15, $B$10:$D$25 
Không thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công thức 
N hập dữ liệu 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
8 
N hập dữ liệu 
Địa chỉ tương đối, tuyệt đối 
Địa chỉ tương đối 
 C hỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với vị trí nào đó 
 T hay đổi theo vị trí ô mà ta copy công thức tới 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
9 
N hập dữ liệu 
Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp 
C ó một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tương đối 
Để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: Bấm phím F4 hoặc cho ký tự $ trực tiếp vào phần địa chỉ mong muốn 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
10 
Địa chỉ tương đối, tuyệt đối 
Sao chép công thức 
Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép 
Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô 
Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đen nét đơn 
Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
11 
N hập dữ liệu 
Nhập dữ liệu kiểu số 
Mặc định được căn theo lề phải của ô 
Dữ liệu kiểu số: Bắt đầu là một chữ số.. 
Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 
Số âm: gõ dấu “ - ” trước số hoặc đưa số đó vào cặp dấu ngoặc đơn - “( số )” 
Dấu “ . ” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
12 
N hập dữ liệu 
Nhập dữ liệu kiểu số 
Dữ liệu kiểu ngày tháng 
Cách thức nhập được quy định trong mục Regional and Language trong cửa sổ Control Panel 
 Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy định được đặt trong mục Regional and Language (chọn mục Additionals Settings ) 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
13 
N hập dữ liệu 
Nhập dữ liệu kiểu văn bản 
Mặc định được căn theo lề trái của ô: Kí tự đầu tiên là chữ cái (hoặc trong cặp dấu nhấy kép như “ 10AA109” nếu nhập trong công thức) 
 Sử dụng dấu nháy đơn “ ‘ ” như ‘232323 được hiểu là một xâu ký tự có nội dung 232323 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
14 
B iên tập dữ liệu 
Sửa nội dung đã có trong ô 
Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa 
Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửa 
Thực hiện chỉnh sửa 
Ấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
15 
B iên tập dữ liệu 
Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô 
Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thế 
Nhập nội dung mới cho ô 
Ấn phím Enter để kết thúc 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
16 
B iên tập dữ liệu 
Lệnh Undo và Redo 
Undo : quay trở lại kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động: Ctrl + z hoặc click vào 
Redo : thực hiện lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo: Ctrl + y hoặc click vào 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
17 
B iên tập dữ liệu 
Thao tác chọn 
Chọn ô : nhắp chuột vào ô muốn chọn 
Chọn vùng ô liền nhau 
B1. Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng 
B2. Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới cùng của vùng 
Thả phím Shift để kết thúc việc chọn 
Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trên 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
18 
B iên tập dữ liệu 
Thao tác chọn 
Chọn vùng ô rời rạc 
B1. Chọn một ô hoặc 1 vùng ô liên tục hình chữ nhật 
B2. Giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô hoặc các vùng ô tiếp theo 
Thả phím Ctrl để kết thúc việc chọn 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
19 
B iên tập dữ liệu 
Thao tác chọn 
Chọn một cột : nhắp chuột vào tên cột có trên đường viền ngang: chẳng hạn chọn A, B,  
Chọn dãy cột kề nhau : 
Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên phải 
Giữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùng 
Thả phím Shift 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
20 
Biên tập dữ liệu 
Thao tác chọn 
Chọn dãy cột rời rạc 
Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau 
Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo 
Thả phím Ctrl 
Thực hiện các thao tác tương tự để chọn hàng 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
21 
Biên tập dữ liệu 
Thao tác chọn 
Chọn toàn bộ bảng tính 
Nhắp vào ô giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc 
Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + A 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
22 
Biên tập dữ liệu 
Hủy chọn 
Nhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
23 
Công cụ điền nội dung tự động 
Điền tự động số thứ tự 
Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng muốn điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1 số 1 
Nhấn giữ phím Ctrl 
Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc phải dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu “ + ” cộng có mũ “+”. 
Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn 
(cách 2) 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
24 
Công cụ điền nội dung tự động 
Điền tự động theo chuỗi dữ liệu 
Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật, ví dụ: 05TC0001, 05TC0002 
Chọn 2 ô vừa nhập 
Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn 
Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
25 
Công cụ điền nội dung tự động 
Điền tự động theo cấp số cộng 
Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số cộng, ví dụ: 1, 4 
Chọn 2 ô vừa nhập 
Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn 
Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
26 
Công cụ điền nội dung tự động 
Điền tự động theo cấp số nhân 
Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số nhân, ví dụ: 1, 4 
Chọn 2 ô vừa nhập 
Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn 
Nhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn 
Đến ô cuối cùng nhả chuột phải 
Chọn Growth Trend 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
27 
Các đối tượng hay dùng 
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
28 
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 
Sao chép các ô 
Chọn các ô muốn sao chép 
Nhấp nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C 
Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định sao chép 
Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V 
Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang trang bảng tính khác 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
29 
Di chuyển các ô 
Chọn các ô muốn di chuyển 
Nhấp nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X 
Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định chuyển tới 
Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V 
Thực hiện tương tự khi chuyển các ô sang trang bảng tính khác 
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
30 
Xóa nội dung các ô 
Chọn các ô cần xóa 
Trên thanh thực đơn chọn Edit Clear Contents 
Hoặc bấm phím Delete 
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
31 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Thêm dòng 
Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó 
Trên thanh thực đơn chọn Insert Rows 
Thêm cột 
Chọn cột muốn chèn cột mới bên trái nó 
Trên thanh thực đơn chọn Insert Column 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
32 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Thêm ô 
Chọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nó 
Trên thanh thực đơn chọn Insert Cell 
Xuất hiện hộp thoại 
Chọn Shift cells right : chèn ô trống và đẩy ô hiện tại sang phải 
Chọn Shift cells down : chèn ô trống và đẩy ô hiện tại xuống dưới 
Chọn Entire row : chèn một dòng mới lên trên 
Chọn Entrire column : chèn cột mới sang trái 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
33 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Xóa vùng ô 
Chọn vùng ô muốn xóa 
Trên thanh thực đơn chọn Edit Delete 
Xuất hiện hộp thoại 
Chọn Shift cells left : xóa các ô và đẩy ô bên trái sang 
Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô bên phải sang 
Chọn Entire row : xóa các dòng có ô đang chọn 
Chọn Entrire column : xóa các cột có ô đang chọn 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
34 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng 
Thay đổi chiều rộng cột 
Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu tượng chuột có dạng 
Nhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để tăng/giảm kích thước chiều rộng cột 
 Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột thì trước tiên chọn các cột muốn thay đổi có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
35 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng 
Thay đổi chiều cao dòng 
Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề dòng, biểu tượng chuột có dạng 
Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để tăng/giảm độ cao dòng 
 Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dòng thì trước tiên chọn các dòng muốn thay đổi độ cao có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
36 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng 
Điều chỉnh tự động độ rộng cột 
Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột 
Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột 
Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau 
Trên thanh thực đơn chọn Format Column Width 
Nhập độ rộng cột vào hộp Column width 
Nhấn nút OK 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
37 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng 
Điều chỉnh tự động độ cao dòng 
Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòng 
Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòng 
Chọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhau 
Trên thanh thực đơn chọn Format Row Height 
Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height 
Nhấn nút OK 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
38 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Ẩn/hiện cột 
Ẩn cột 
Chọn các cột muốn ẩn 
Trên thanh thực đơn chọn Format Column Hide 
Hiện cột 
Chọn vùng cột chứa các cột đang bị ẩn 
Trên thanh thực đơn chọn Format Column Unhide 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
39 
Thêm/bớt ô, dòng, cột 
Ẩn/hiện dòng 
Ẩn dòng 
Chọn các dòng muốn ẩn 
Trên thanh thực đơn chọn Format Row Hide 
Hiện dòng 
Chọn vùng chưa các dòng đang bị ẩn 
Trên thanh thực đơn chọn Format Row Unhide 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
40 
Thao tác với trang bảng tính 
Chèn một trang vào bảng tính 
Cách 1: Trên thanh thực đơn chọn Insert Worksheet 
Cách 2: Nhấp phải chuột vào tên trang bảng tính bất kỳ, chọn Insert 
Nhấn nút OK 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
41 
Thao tác với trang bảng tính 
Đổi tên trang bảng tính 
Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổi 
Chọn Rename 
Nhập tên mới cho trang bảng tính 
Bấm phím Enter để kết thúc 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
42 
Thao tác với trang bảng tính 
Xóa một trang bảng tính 
Cách 1: trên thanh thực đơn chọn Edit Delete Sheet , chọn OK 
Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn xóa, chọn Delete, chọn OK 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
43 
Thao tác với trang bảng tính 
Sao chép trang bảng tính 
Chọn tên trang bảng tính cần sao chép 
Giữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
44 
Thao tác với trang bảng tính 
Sao chép nhiều trang bảng tính sang bảng tính khác 
Chọn các trang bảng tính cần sao chép 
Trên thanh thực đơn chọn Edit Move or Copy Sheet 
Chọn bảng tính nhận các trang sao chép trong hộp To book: 
Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet 
Nhấn chọn ô Create a copy 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
45 
Thao tác với trang bảng tính 
Di chuyển trang bảng tính 
Nhắp chọn tên trang cần di chuyển 
Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
46 
Thao tác với trang bảng tính 
Di chuyển nhiều trang bảng tính 
Chọn các trang bảng tính cần di chuyển 
Trên thanh thực đơn chọn Edit Move or Copy Sheet 
Chọn bảng tính nhận các trang di chuyển tới trong hộp To book: 
Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet 
Bỏ chọn ô Create a copy 
Nhấn OK để hoàn tất 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
47 
Sắp xếp và lọc dữ liệu 
Sắp xếp bảng tính theo các cột 
Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp 
Trên thanh thực đơn chọn Data Sort 
Short by : chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức 1, Ascending – tăng dần, Descending – giảm dần 
Then by : chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2 
Then by : chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3 
Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn chứa cả dòng tiêu đề, ngược lại chọn No header row 
Nhấn OK để sắp xếp 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
48 
Sắp xếp và lọc dữ liệu 
Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu 
Chuyển con trỏ ô về ô trong vùng dữ liệu muốn lọc 
Trên thanh thực đơn chọn Data Filter AutoFilter 
Nhắp chuột vào mũi tên bên cạnh các tiêu đề của vùng dữ liệu để lọc 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
49 
Sắp xếp và lọc dữ liệu 
Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu 
Giải thích các điều kiện lọc 
All: lấy tất cả 
Top 10: lấy các dòng có giá trị là 1 trong 10 giá trị đầu tiên 
Custom: lọc theo điều kiện chúng ta tự xác định 
Có thể chọn một giá trị cụ thể để lọc chỉ theo giá trị đó 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
50 
Sắp xếp và lọc dữ liệu 
Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu 
Nếu Custom xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter 
Ý nghĩa của các điều kiện lọc 
Equals: bằng 
Does not equals: không bằng 
Is greater than: lớn hơn 
Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng 
Bên cạnh là ô để nhập hoặc chọn giá trị cụ thể 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
51 
Sắp xếp và lọc dữ liệu 
Bỏ lọc tự động 
Trên thanh thực đơn chọn Data Filter AutoFilter (bỏ chọn bên cạnh AutoFilter ) 
 Nếu chưa ở chế độ lọc thì về chế độ lọc và ngược lại 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
52 
Bài tập thực hành 
Học viên làm các bài tập thực hành sau mỗi phần 
Làm bài tập tổng hơp trong trang 24, 25, 26 của giáo trình 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
Gvc, ThS. Võ Minh Đức 
53