Bài giảng Excel cơ bản - Module 5: Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 1: Kiến thức cơ bản về bảng tính

M odul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản 
Bài 1  K iến thức cơ bản về bảng tính KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH 
2 
N ội dung 
 1. K hái niệm bảng tính 
 2. P hần mềm bảng tính 
3 
1. K hái niệm bảng tính 
Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được trình bày dưới dạng bảng. 
Chức năng chính : Biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng; Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào; Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ; Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu; Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. 
Ứng dụng của bảng tính : Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi: Các công việc văn phòng, hành chính; các công việc kế toán; công việc quản lý; công việc phân tích và thiết kế  
4 
1. K hái niệm bảng tính (2) 
Các bước để xây dựng bảng tính: 
N hập và biên tập dữ liệu 
T ính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm 
B iểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ 
T hực hiện một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báo 
I n ấn và phân phối các bảng tính. 
5 
2. P hần mềm bảng tính 
Khái niệm : Là phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng. 
	Các phần mềm bảng tính thông dụng: Microsoft Excel ; Apple iWorks – Apple Numbers; Open Office – Calc; LibreOffice Calc; Google Sheet: phần mềm trực tuyến 
6 
2. P hần mềm bảng tính (2) 
Các thao tác thường thực hiện với một phần mềm bảng tính: Nhập, cập nhật, biên tập dữ liệu; áp dụng các phép tính, công thức, các hàm lên dữ liệu; xây dựng biểu đồ; in kết quả; trao đổi với các ứng dụng khác. 
Các thành phần chính tạo nên bảng tính : Ô (cell), dòng (row), cột (column), vùng (range), trang tính (worksheet), tập bảng tính (Workbook). 
M odul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản 
Bài 2  S ử dụng phần mềm bảng tính MS-Excel 2010 
8 
Nội dung 
N hững thao tác đầu tiên với MS-Excel 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
B ài tập 
9 
1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
Khởi động MS-Excel 
Tạo bảng t í nh mới theo mẫu mặc định 
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa 
Ghi lưu bảng t í nh v à o ổ đĩa 
Ghi lưu bảng t í nh dưới một tên kh á c 
Ghi bảng t í nh theo kiểu tệp tin kh á c 
Đ ó ng bảng t í nh, đ ó ng chương tr ì nh MS-Excel 
10 
C á ch 1 : Nhắp chuột v à o n ú t Start All Programs Microsoft Office -> Microsoft Excel 2010 
C á ch 2 : Nhắp đ ú p chuột v à o biểu tượng Microsoft Excel 2010 c ó trên m à n h ì nh Desktop 
Khởi động MS-Excel 
1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
11 
Giới thiệu bảng tính của Excel 
1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
12 
Tạo bảng t í nh mới theo mẫu mặc định 
Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ 
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N 
Cách 3: Vào menu File / New / Blank Workbook 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
13 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) 
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên customize 
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O 
C3: Vào menu File / Open 
 
1. Chọn nơi chứa tệp 
2. Chọn tệp cần mở 
3. Bấm nút Open để mở tệp 
Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 
14 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
Ghi tệp v à o ổ đĩa (Save) 
C1 : Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. 
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S. 
C3 : Vào menu File / Save. 
Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước ( có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì ). 
Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save. 
15 
Ghi lưu bảng t í nh dưới một tên kh á c 
Nhắp chuột vào thực đơn lện File Save as 
Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in 
Nhập tên mới vào hộp File name 
Nhấn nút Save để ghi 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
1. Chọn nơi ghi tệp 
2. Gõ tên mới cho tệp 
3. Bấm nút Save để ghi tệp 
Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp 
 
16 
Ghi lưu bảng t í nh theo kiểu tệp tin kh á c 
File\ Save as, Chọn thư mục trong hộp Save in 
Nhập tên mới vào hộp File name 
Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as type 
Nhấn nút Save để ghi 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
1. Chọn nơi ghi tệp 
2. Gõ tên mới cho tệp 
4. Bấm nút Save để ghi tệp 
3. Chọn kiểu tệp tin 
Để ghi 
17 
Sử dụng bảng tính mẫu 
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File New 
Chọn On My computer 
Chọn thẻ Spreadsheet Solutions 
Nhắp đúp vào 1 mẫu tùy ý 
Bảng tính mới theo mẫu vừa chọn được mở ra 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
18 
Ghi bảng tính như một tệp tin mẫu 
Nhắp chuột vào thực đơn lện File Save as 
Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp 
 Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name 
Trong hộp Save as type chọn Template(*.xlt) 
Nhấn nút Save để ghi 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
19 
Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang web 
Nhắp chuột vào thực đơn lện File Save as 
Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp 
 Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name 
Trong hộp Save as type chọn WebPage (*.htm:*.html) 
Nhấn nút Save để ghi 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
20 
Đóng bảng tính 
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Close 
Đóng chương trình MS-Excel 
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Excel. 
C3: Vào menu File \ Exit 
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel 
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box như hình bên, chọn: 
Yes : ghi tệp trước khi thoát, 
No : thoát không ghi tệp, 
Cancel: huỷ lệnh. 
21 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
D i chuyển con trỏ trong ô 
M ở một hoặc nhiều bảng t í nh 
C huyển trạng th á i hiện h à nh giữa c á c bảng t í nh 
T rang hiện h à nh, ô hiện h à nh 
S ử dụng công cụ ph ó ng to, thu nhỏ 
C he giấu / hiển thị c á c thanh công cụ 
C ố định dòng tiêu đề / cột tiêu đề 
22 
D i chuyển con trỏ ô 
 : di chuyển sang ô bên phải 
 : di chuyển sang ô bên trái 
 : di chuyển lên ô trên	 
 : di chuyển xuống ô dưới 
Page Up, Page Down: di chuyển con trỏ ô đi sang một trang màn hình 
Ctrl +  : di chuyển con trỏ lên dòng đầu tiên 
Ctrl +  : di chuyển con trỏ xuống dòng cuối cùng 
Ctrl +  : di chuyển con trỏ về cột đầu tiên bên trái 
Ctrl + : di chuyển con trỏ về cột cuối cùng bên phải 
Home : di chuyển về đầu dòng 
End : di chuyển về cuối dòng 
23 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Mở một bảng t í nh 
B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open 
B2. Di chuyển đến tệp tin muốn mở rồi nhấn Enter hoặc nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở. 
24 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Chọn v à mở nhiều tệp tin kề nhau 
B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open 
B2. Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối cùng. 
B3. Nhấn nút Open 
25 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Chọn v à mở nhiều tệp tin không kề nhau 
B1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open 
B2. Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào tên các tệp tin khác 
B3. Nhấn nút Open 
26 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Chuyển trạng th á i hiện h à nh giữa c á c bảng t í nh 
Cách 1 : Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính có trên thanh tác vụ của Windows, chọn tệp tin cần làm việc. 
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Tab cho đến khi tệp được chọn. 
27 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Trang hiện hành 
Trang hiện hành : là bảng tính hiện tại đang được thao tác 
Thay đổi trang hiện hành : nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính 
Ô hiện hành 
Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1,.. 
Thay đổi ô hiện hành : nhấn chuột vào ô hoặc sử dụng các phím mũi tên 
28 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Nhận dạng con trỏ 
Con trỏ ô : xác định ô nào là ô hiện hành, có đường bao đậm xung quanh 
Con trỏ soạn thảo : hình thanh đứng mầu đen, nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô 
Con trỏ chuột : thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí của nó trên trang 
29 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản 
Các phím thường dùng 
Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột 
Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập dữ liệu 
, ,, : chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại 
Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1 
30 
Thao tác cơ bản trên bảng tính 
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản 
Nhập dữ liệu 
Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu 
Delete, Backspace để xóa ký tự 
Home, End, Ctrl+home, Ctrl+End (tự tìm hiểu) 
Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập 
Enter: để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ô đó 
31 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản 
Chỉnh sửa dữ liệu 
Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa 
Thực hiện các thao tác chỉnh sửa 
Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa 
32 
T hao tác cơ bản trên bảng tính 
Cố định dòng tiêu đề, cột tiêu đề 
Là các dòng và các cột sẽ hiển thị cố định khi sử dụng thanh cuộn: 
Nhắp chuột vào ô đầu tiên của vùng dữ liệu muốn thay đổi theo thanh cuộn 
Chọn thực đơn View Freeze Panes -> Freeze Panes 
Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề 
 Chọn thực đơn View Freeze Panes -> UnFreeze Panes 
33 
c âu hỏi và bài tập 
Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel. 
Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel. 
Phân biệt sự khác nhau giữa một Workbook và một Worksheet. 
Số hàng và số cột trong các phiên bản khác nhau của Excel có giống nhau hay không? 
Nêu chức năng của các lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trên thực đơn File. 
Nêu sự giống và khác nhau giữ hai lệnh Save và Save As.